Dette dialogverktøyet løfter frem spørsmål departement og virksomhet bør drøfte og avklare. Sett EØS på styringsagendaen, og bruk dialogverktøyet for å sikre rett prioritering og oppmerksomhet av EØS-arbeidet i etatsstyringen.
Departement og virksomhet bør ha omforent forståelse av hvordan EØS-arbeidet skal inngå i etatsstyringen, samt hvilke roller og ansvar den enkelte har. God dialog og forankring er et premiss for dette – derfor har DFØ utviklet dette dialogverktøyet.
God dialog kan bidra til at departementet forstår virksomhetens utfordringer og muligheter – og at virksomheten forstår departementets kontrollbehov. Det bidrar til å bygge tillit og skape handlingsrom for at virksomheten kan løse sine oppgaver effektivt, med tilstrekkelig kvalitet og sikkerhet for at lover og regler etterleves.
Vi anbefaler å plukke ut de mest relevante spørsmålene og ta disse opp til diskusjon – alle spørsmålene vil ikke være like relevante for alle styringsrelasjoner. Det kan være lurt å knytte tidligere eksempler og erfaringer til diskusjonen – enten eksemplene er fra EØS-arbeidet eller fra andre fagområder. Både departement og virksomhet bør etterstrebe en åpen og utforskende dialog, der det er rom for å ta opp reelle problemstillinger og utfordringer.
Roller, ansvar og kontroll
- Er det omforent forståelse av hva EØS-arbeidet består av, og hvilke roller og ansvar departementet og virksomheten har i dette arbeidet?
- Har departement og underliggende virksomhet omforent forståelse av hva EØS-retten, på kort og lang sikt, innebærer for norske interesser på forvaltningsområdet?
- Er det hensiktsmessig balanse mellom departementets overordnede kontrollansvar og virksomhetens selvstendige ansvar for EØS-arbeidet?
- Har departement og virksomhet dialog om, og felles forståelse for, at departementet i enkelte tilfeller har behov for å utøve økt kontroll?
- Mener virksomheten at internkontrollen i EØS-arbeidet er dekkende? Kan departementet, med tilstrekkelig sikkerhet, si at den er det?
Håndtering av risiko
- Har departement og underliggende virksomhet omforent forståelse for risikobilde og risikotoleranse på EØS-området?
- Er det avklart hvordan risiko på EØS-området bør håndteres i virksomheten og når den skal løftes inn i styringsdialogen?
Dialog og møter
- Er det behov for å adressere EØS-arbeidet i etatsstyringsmøtene? Hvordan og hvor ofte?
- Er medarbeidere og ledere med ansvar for EØS-arbeidet kjent med styringsdialogen og hensikten med denne? Er de tilstrekkelig involvert i dialogen om innholdet?
- Er det tydelig for de med ansvar for EØS-arbeidet når og hvordan saker skal tas inn i styringsdialogen?
Styringsdokumenter
- Gir hovedinstruksen en dekkende oversikt over ansvars- og myndighetsfordelingen i EØS-arbeidet?
- Dersom det er føringer for virksomhetens EØS-arbeid i tildelingsbrevet, er nivået relevant? Er ev. rapporteringskrav relevante og dekkende?
- Gir årsrapporten den styringsinformasjonen departementet trenger om EØS-arbeidet i virksomheten og resultatene av arbeidet?