Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering er detaljgjengivelse og/eller sammenstillinger av bokførte opplysninger fra regnskapssystemet og lønns- og hjelpesystemer. Detaljgjengivelsen eller sammenstillingen vil variere etter hvordan opplysningene skal spesifiseres, for eksempel etter kontokode, kunde- eller leverandørkode og bilagsnummer.
Om spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering
Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering er bindeleddet mellom pliktig regnskapsrapportering og dokumentasjonen av de bokførte opplysningene. For å kunne kontrollere hva som er grunnlaget for inntekter og utgifter og balanseposter må det kunne kontrolleres hvilke transaksjoner og øvrige regnskapsmessige disposisjoner som er grunnlaget for dem.
Spesifikasjonene er systematisert på en slik måte at det er mulig å se sammenhengen mellom dokumentasjonen og rapporteringen, men det er de bokførte opplysningene som kreves spesifisert, ikke dokumentasjonen. Kravene til innhold i regnskapsrapporteringen og spesifikasjonene danner grunnlaget for hvilke opplysninger som må registreres.
Opplysninger som må registres vil normalt være:
- beløp
- dokumentasjonsdato
- periode
- dokumentasjonshenvisning
- tilordningskoder (kontokoder, kunde- og leverandørkoder, mv)
- andre relevante behandlingskoder (for eksempel MVA-koder)
Det kan også være nødvendig å registrere andre opplysninger av hensyn til intern oppfølging og kontroll. For inngående fakturaer registreres også opplysninger om KID, forfallsdato og leverandørens bankkontonummer.
For å kunne utarbeide pliktig regnskapsrapportering til statsregnskapet må det også være mulig å registrere betalingsdato på den enkelte transaksjon.
I følge Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.3 skal følgende spesifikasjoner kunne utarbeides av virksomheten:
Bokføringsspesifikasjon
Bokføringsspesifikasjonen skal inneholde alle bokførte opplysninger per periode, der alle poster skal være i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, tilordningskoder og andre relevante behandlingskoder. Systemgenererte poster kan fremkomme som totaler dersom de er lett kontrollerbare. Det samme gjelder for poster som er spesifisert i underliggende journaler eller lignende, som for eksempel fakturajournal. Disse journalene er i slike tilfeller en del av bokføringsspesifikasjonen.
Bokføringsspesifikasjonen er en av spesifikasjonene av pliktig regnskapsrapportering som det er stilt krav om i Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.3. Den skal kunne utarbeides månedlig og dato for utarbeidelsen skal stå i spesifikasjonen. Spesifikasjonen skal kunne utarbeides fra økonomisystemet.
Kontospesifikasjon
Kontospesifikasjon er en spesifikasjon over alle kontoer per periode, der det for hver konto skal angis kontokode og kontonavn, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, andre relevante behandlingskoder og inn- og utgående saldo. Virksomheter som har avgiftspliktig omsetning, skal kunne spesifisere inngående og utgående merverdiavgift per transaksjon.
Virksomheter som inngår i nettoføringsordningen for budsjettering og regnskapsføring av merverdiavgift i statsforvaltningen, skal kunne spesifisere merverdiavgiften pr. transaksjon.
Poster i kontospesifikasjonen kan fremkomme som totaler når de er spesifisert i underliggende journaler eller lignende. Disse journalene er i slike tilfeller en del av kontospesifikasjonen.
Kontospesifikasjonen skal kunne utarbeides månedlig og dato for utarbeidelse skal fremgå av spesifikasjonen.
Rapporteringsspesifikasjon
Rapporteringsspesifikasjonen er en oppstilling som spesifiserer alle rapporterte opplysninger i s-rapporten til statsregnskapet. Alle poster skal være i ordnet rekkefølge med beløp og dokumentasjonshenvisning for hver kombinasjon av konto i bevilgningsregnskapet eller kapitalregnskapet (kapittel/post, oppgjørskonto i Norges Bank eller mellomværende med statskassen) og artskonto. Poster i rapporteringsspesifikasjonen kan stå som totaler når de er spesifisert i underliggende journaler eller lignende. Disse journalene er i slike tilfeller en del av rapporteringsspesifikasjonen.
Rapporteringsspesifikasjonen er en av spesifikasjonene av pliktig regnskapsrapportering som det er stilt krav om i Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.3. Den skal kunne utarbeides månedlig og dato for utarbeidelse skal stå i spesifikasjonen. Spesifikasjonen skal kunne utarbeides fra økonomisystemet.
Kundespesifikasjon
I virksomhetens økonomisystem skal det kunne defineres et kravregister eller reskontro for kunder. For å kunne registrere et krav eller utgående faktura, må kunden være opprettet i registeret eller reskontroen.
Kundespesifikasjonen er en oppstilling som spesifiserer alle transaksjoner som utstedte fakturaer (for eksempel av salg, gebyrer, avgifter) og betalinger for alle kunder pr. periode, der det for hver kunde skal fremgå
- kundens kode og navn,
- alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, og
- inn- og utgående saldo
Postene i reskontroen skal fremgå enkeltvis. Det vil si at det skal være mulig å lese spesifikasjonen som et kontoutdrag der man med utgangspunkt i inngående saldo ved periodens begynnelse og alle utstedte fakturaer og betalinger i perioden, kan se hvordan utgående saldo har fremkommet.
Leverandørspesifikasjon
Leverandørspesifikasjonen er en oppstilling som spesifiserer kjøp og betalinger for alle leverandører. Ifølge bestemmelser om økonomistyring i staten pkt. 4.4.3 e), skal leverandørspesifikasjonen omfatte alle transaksjoner med leverandører pr. periode, der det skal fremgå
- leverandørens kode, navn og organisasjonsnummer,
- alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, og
- inn- og utgående saldo
Postene i leverandørspesifikasjonen skal fremgå enkeltvis. Det vil si at det skal være mulig å lese spesifikasjonen som et kontoutdrag der man med utgangspunkt i inngående saldo ved periodens begynnelse og alle kjøp og betalinger i perioden, kan se hvordan utgående saldo har fremkommet.
Leverandørspesifikasjonen er en av spesifikasjonene av pliktig regnskapsrapportering som det er stilt krav om i bestemmelser om økonomistyring i staten pkt. 4.4.3 og den skal kunne utarbeides månedlig, se Oppbevaring. Dato for utarbeidelse skal fremgå av spesifikasjonen. Spesifikasjonen skal kunne utarbeides fra økonomisystemet, jf. bestemmelsene pkt. 4.3.4.
Spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser
Lønnsopplysningspliktige ytelser skal spesifiseres per periode etter kontoene i regnskapssystemet (konteringssammendrag). Arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser skal dessuten kunne gjengis samlet, per avgiftssats og kommune.
Spesifikasjonen av lønnsopplysningspliktige ytelser er en av spesifikasjonene av pliktig regnskapsrapportering som det er stilt krav om i Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.3. Den skal kunne utarbeides for hver periode med pliktig regnskapsrapportering, med dato for utarbeidelse. Spesifikasjonen skal kunne utarbeides fra økonomisystemet.
Spesifikasjon av merverdiavgift
Virksomheter som har avgiftspliktig omsetning skal kunne spesifisere grunnlaget for inngående og utgående merverdiavgift fordelt på de forskjellige avgiftssatsene spesifisert per termin. Spesifikasjonen skal vise beløp per konto og totalt. Spesifikasjonen skal også vise avgiftsfri omsetning og uttak, omsetning som omfattes av reglene om omvendt avgiftsplikt samt omsetning og uttak som faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftsloven kapittel 3. For utgående merverdiavgift skal avgiftsgrunnlaget også kunne spesifiseres per transaksjon. Spesifikasjonen skal dessuten vise eventuelle forskjeller mellom beregnet grunnlag i henhold til kontospesifikasjonen og innberettet avgiftsgrunnlag, spesifisert per transaksjon for hver avgiftssats.
Formålet med en spesifikasjonsbestemmelse er å forenkle kontroll ved å legge forholdene til rette for at avgiftsberegningen lettere kan sannsynliggjøres, ved at det skal være mulig å avstemme regnskapet mot grunnlaget for avgiftsberegningen.
De fem første spesifikasjonene skal kunne produseres månedlig, på grunn av at rapporteringen til statsregnskapet skjer hver måned. De to siste spesifikasjonene skal kunne utarbeides for hver periode med pliktig regnskapsrapportering.
Virksomheten kan velge mellom å utarbeide og oppbevare spesifikasjonene av pliktig regnskapsrapportering eller å oppbevare grunnlaget for spesifikasjonene i form av bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide spesifikasjoner av pliktige regnskapsrapportering. Regnskapsmaterialet skal oppbevares i 10 år (med åpning for unntak for papirfakturaer mv.), se mer om kravene under Oppbevaring.
Kontakt
Har du spørsmål eller tilbakemeldinger om innholdet på denne siden, send en e-post til postmottak@dfo.no
Du kan også kontakte:
- Britt Torunn Hove: 952 81 351