Slik går statlige virksomheter som ikke er kunde av DFØ frem for å sende inn tilleggsdata til a-meldingen.
Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD) har bestemt at alle statlige virksomheter skal sende inn enkelte tilleggsdata som supplerer a-meldingen for å bedre data- og analysegrunnlaget til lønnsoppgjørene i staten.
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har fått i oppdrag å samle inn disse dataene på vegne av KDD. DFØ har allerede de aktuelle dataene for alle virksomheter som bruker våre lønnstjenester, men vi skal også samle inn tilleggsdata fra virksomheter som ikke er våre kunder.
Under er det beskrevet hvordan virksomheter som ikke er kunde av DFØ skal rapportere dataene.
Forberedelser (engangsaktiviteter) oppsummert
- Etablere tilgang til DFØ for opplasting av filer (SFTP).
- Motta krypteringsnøkkel for kryptering av filene før opplasting.
- Teste opplasting og filkryptering.
Se steg for steg-beskrivelse lenger nede.
Månedlig innrapportering oppsummert
- Trekke ut tilleggsdataene fra virksomhetens systemer i henhold til spesifisert filformat.
- Kryptere fil med nøkkel mottatt fra DFØ.
- Laste opp månedlige filer til DFØ.
Frist for opplasting av filer
Første gang 14. oktober for de første ni månedsfilene.
Deretter to uker etter månedsslutt eller første arbeidsdag etter, som for eksempel:
- Januar: 14. februar
- Februar: 14. mars
- Mars: 14. april
Firmakoder
| Virksomhet | Firmakode |
| Arbeids- og velferdsetaten (NAV) | 9215 |
| Brønnøysundregistrene | 2655 |
| Forsvaret (inkludert Forsvarsmateriell) | 6100 |
| Forsvarets forskningsinstitutt | 6105 |
| Forsvarsbygg | 6110 |
| Mattilsynet | 2635 |
| Norges forskningsråd | 3910 |
| Norges handelshøgskole | 3115 |
| Norges miljø- og biovitenskaplige universitet | 3435 |
| Norsk institutt for bioøkonomi (NIBIO) | 2735 |
| Patentstyret | 3265 |
| Pensjonstrygden for sjømenn | 6120 |
| Petroleumstilsynet | 3695 |
| Statens pensjonskasse | 3855 |
| Statsbygg | 1695 |
Filnavn
Navnene på filene som skal lastes opp må følge en fast navnekonvensjon for å støtte automatisert prosessering:
tilleggsdata-<firmakode>-<YYYYMM>.csv
Eksempel: tilleggsdata-1234-202201.csv
Filformat og datainnhold
Dataene som skal innrapporteres står spesifisert i vedlegget under «Filspesifikasjon -Tilleggsdata innrapportering eksterne».
Det er viktig at filer med CSV-format ikke åpnes i Excel, da dette ødelegger datoformatet.
Filkryptering
Før opplasting skal filene krypteres ved hjelp av en krypteringsnøkkel som virksomhetens kontaktperson vil motta fra DFØ. Prosedyren for å kryptere en fil er beskrevet i vedlegget «Hvordan kryptere filer».
Filopplasting
DFØ har opprettet et eget opplastningsområde for hver virksomhet, der dere skal legge filene. Navnet på området tilsvarer den firmakoden som DFØ har tildelt virksomheten (se tabellen over). Opplasting av filene skjer ved bruk av en FTP-klient (nærmere forklaring i vedlegget «Sende fil til Fildel».
Veiledning for kategorisering av midlertidighet
For å ansette noen i midlertidig stilling må det finnes et rettslig grunnlag. Det er et behov for å kartlegge disse grunnlagene for midlertidige ansettelser. Innrapporteringen til TLO følger tett på de rettslige grunnlagene for midlertidighet og er delt opp i syv ulike koder.
| Kode | Grunnlag for midlertidighet | Enkel beskrivelse | Lovhjemmel |
|---|---|---|---|
| GRLM01 | Midlertidig karakter |
Arbeidet skiller seg fra arbeidet som vanligvis gjøres eller har en klar start og slutt.
Dersom det er behov for ansatte med spesielle kvalifikasjoner, og det ikke har meldt seg kvalifiserte søkere, kan man også ansette midlertidig under denne bestemmelsen. |
Statsansatteloven §9 første ledd bokstav a |
| GRLM02 | Vikariat | Arbeid hvor arbeidstakeren gjør arbeide i stedet for en eller flere andre. | Statsansatteloven §9 første ledd bokstav b |
| GRLM03 | Praksisarbeid | Arbeid knyttet opplæring eller kvalifisering. Eksempelvis lærlinger, hospitanter. | Statsansatteloven §9 første ledd bokstav c |
| GRLM04 | Utdanningsstillinger | Åremålsstilling hvor utdanning er en nødvendig del av stillingen. | Statsansatteloven §9 første ledd bokstav d |
| GRLM05 | Uforutsette behov | Dersom det oppstår et uforutsett behov, er det adgang til å ansette midlertidig for en periode på inntil 6 måneder. | Statsansatteloven §§ 5 og 6 |
| GRLM06 | Ansatt på åremål | Stillinger hvor innehaveren skal fratre tjenesteforholdet etter et bestemt antall år. Normalt forbeholdt øverste leder Les mer: Åremålstillinger | Statens arbeidsgiverportal (dfo.no) |
Statsansatteloven § 10 |
| GRLM07 | Arbeidsmarkedstiltak | Stilling for deltaker i arbeidsmarkedstiltak i regi eller i samarbeid med Arbeids- og velferdsetaten (NAV) | Arbeidsmiljøloven §14-9 andre ledd bokstav d. |
Eksempelfiler
Under finner dere et eksempel med randomiserte pseudodata som viser hvordan filene skal se ut. CSV-filen må åpnes i en teksteditor, for eksempel Notepad, og ikke i Excel. Den ene JPG-filen viser hvordan dataen skal se ut i Notepad og den andre viser en mer leservennlig versjon av eksempelfilen.
Steg for steg: slik sender dere tilleggsdata
- Virksomheten må sende inn utfylt bestillingsskjema på SFTP-bruker. Last ned skjemaet under og send dette til lonn@dfo.no, med maren.johannesen@dfo.no på kopi. Da blir det opprettet en sak hos DFØ som kommunikasjonen vil foregå i. Eventuelle spørsmål og henvendelser sender dere på samme måte.
- DFØ sender bruker på e-post til oppgitt kontaktperson, og brukeren kan hente passord når de er registrert på https://fx.dfo.no ved å trykke «I forgot my password».
- DFØ sender også passord for kryptering av filer til oppgitt kontaktperson, dette kommer på SMS.
- Virksomheten endrer navn på CSV-filen som kan lastes ned på denne siden, slik at navnet på filen følger spesifikasjonen under «Filnavn» lenger oppe. Denne filen kan fungere som testfil.
- Virksomheten skal laste opp testfilen i Fildel og gi beskjed (som beskrevet i punkt 1) at dette er gjort. Her er det mulig å hoppe over steg 5 rett til steg 6 hvis dere vil teste både tilgang og kryptering på en gang.
- Virksomheten skal kryptere og laste opp egen testfil til DFØ og gi beskjed (som beskrevet i punkt 1) at dette er gjort.
- DFØ vil sjekke at filen er på plass og innholdet er korrekt, og gi tilbakemelding om dette.
- Når DFØ har bekreftet at vi har mottatt en korrekt testfil, kan virksomheten sende inn offisielle månedsfiler: filer for måneder hvor innrapporteringsfristen har passert, og deretter sette opp en rutinemessig månedlig overføring fremover i tid.