Nøklene til handlingsrommet. Hva fremmer og hemmer effektivisering i staten?

Behovet for omstilling og effektivisering i offentlig sektor er bakgrunnen for at Difi ønsker å frembringe ny kunnskap om handlingsrommet og virkemidlene statlige ledere har for å effektivisere og utvikle virksomheten.

Gjennom dokumentstudier og intervjuer, blant annet av mange toppledere på ulike nivåer i staten, har vi vært opptatt av å få vite hvordan rammebetingelser og særtrekk i offentlig sektor påvirker lederes muligheter til effektivisering og omstilling.

Faktorer som fremmer effektivisering:

• budsjettkutt og krav om innsparinger
• støtte fra overordnet departement
• en tydelig toppledelse
• teknologi

Hva hemmer effektivisering?

• mangel på kultur for å gjennomføre endringer
• stadig nye, politisk prioriterte oppgaver uten tilsvarende nedprioriteringer
• silotenkning
• usikkerhet i arbeidsgiverrollen
• manglende endringserfaring og begrenset mobilitet hos ledere

Difi har identifisert tre nøkler til å skape et økt handlingsrom for effektivisering.

1. Styrke koblingen mellom sentralt initierte og lokalt initierte effektiviseringstiltak
Departementenes og virksomhetenes initiativ må trekke i samme retning. Det fordrer både bedre styring og mer tillit.

2. Sentral tilrettelegging for effektivisering
Større trykk for effektivisering kan skapes gjennom sentrale grep og fellesløsninger. Dette kan være sektoranalyser som grunnlag for budsjettkutt, sterkere kobling mellom finanspolitikk og forvaltningspolitikk, økt bruk av administrative fellesløsninger og en mer kompetent og strategisk arbeidsgiverrolle.

3. Ledere må skape kultur for endring
Det nye lederlønnssystemet med strengere krav til statlige ledere om å skape resultater må følges opp. Staten trenger ledere som i større grad evner å ta ut gevinster fra anskaffelser og digitaliseringsprosjekter. Ledere må kontinuerlig forbedre arbeidsprosesser og motivere medarbeidere til å endre arbeidsform og arbeidsoppgaver i tråd med virksomhetens behov.