Difi har kartlagt behov og tilbud av felles administrative støttefunksjoner i staten. Hovedinntrykket er at små og mellomstore virksomheter på en effektiv måte ivaretar sine administrative funksjoner. Kapasitet og kompetanse innenfor anskaffelser, IKT og sikkerhet oppleves imidlertid som en utfordring.
Virksomhetene oppgir at enkelte administrative støttefunksjoner er mer krevende enn andre og de krever mer støtte og veiledning. I rangert rekkefølge etterspør de mest støtte til:
- anskaffelser
- IKT-strategi, -utvikling og -forvaltning
- sikkerhet- og beredskap
- IKT-drift
Kapasitet og kompetanse er en utfordring.
Samme person innnenfor en administrasjonsavdeling ivaretar gjerne flere funksjoner. Kapasitet og kompetanse er en utfordring for små og mellomstore virksomheter. Dette gjør seg særlig gjeldende innfor IKT og anskaffelser. Flere påpeker at dette utgjør en sårbarhet, og at det hindrer strategisk utvikling.
Service og kompetanse betyr mest
Brukerkartleggingen viser at service og kompetanse er det viktigste ved utforming av tjenestetilbud. Service og aller helst direkte kontakt med kundesenter er det som rangeres høyest. Virksomhetene ønsker også at Statens innkjøpssenter får flere felles rammeavtaler på plass. I tillegg etterspør flere virksomheter kunnskapsdeling og nettverk innenfor administrative områder.
Fem effektiviserende tiltak
Effektiv bruk av statens samlede ressurser brukt på administrasjon er et grunnleggende premiss for alle tiltakene som foreslås.
Difi forslår følgende fem tiltak:
- Etablere en oversikt som viser all tilgjengelig administrativ støtte og veiledning i staten. Denne støtten og veiledningen er ikke godt nok kjent og tilgjengelig i dag.
- Innføre krav om begrunnelse for fravalg (ikke-bruk) av eksisterende fellestilbud. Dette vil øke bruken av tilgjengelige fellestilbud og over tid redusere statens totale kostnader.
- Få på plass flere felles rammeavtaler for små og mellomstore virksomheter. Dette gir lavere priser, bedre anskaffelser og mindre administrasjon og arbeidsbelastning for de små og mellomstore virksomhetene (lavere transaksjonskostnader).
- Åpne opp eksisterende fellesløsninger for flere virksomheter. Disse tilbudene kan dekke behov utenfor den opprinnelige sektoren eller brukergruppen.
- Etablere markedsplass for skyløsninger. Dette kan løse vesentlige utfordringer knyttet til sikkerhet og kompetanse for små og mellomstore virksomheter.