DFØ arrangerte 24. juni et webinar om utredninger av statlige tiltak. Webinaret ble avholdt i forbindelse med en DFØ-rapport om kvaliteten på utredninger av statlige tiltak, som ble publisert i mars. Rapporten tyder på at utredningskvaliteten fortsatt er for dårlig, og at både departementer og underliggende virksomheter har utfordringer med å etterleve kravene i utredningsinstruksen.
Til webinaret ble representanter fra direktorat og departementer invitert for å fortelle om de kjenner seg igjen i utfordringsbildet beskrevet i rapporten, samt å dele erfaringer og tilnærminger som kan bidra til å bedre kvaliteten. Medlemmer i nettverk for samfunnsøkonomisk analyse og nettverk for virksomhetsstyring var spesielt invitert til å delta, men webinaret var åpent for alle ansatte i staten.
DFØs direktør, Hilde Singsaas, innledet og presenterte hovedfunnene fra rapporten om kvaliteten på statlige utredninger. Hovedbildet fra studien viser er at det er et stort forbedringspotensial når det gjelder å etterleve innholds- og prosesskravene i utredningsinstruksen. Hilde orienterte også om utfordringene og årsakene til at utredningsinstruksen ikke følges i større grad. Studien viser at tidsfrister, politiske føringer og ressurser til rådighet er de viktigste årsakene som departementene peker på, mens underliggende etater peker på ressurser til rådighet, kompetanse i egen virksomhet og behov for samordning.
Avslutningsvis ga hun anbefalinger om hvordan utredningene kan bli bedre. Hun fremhevet blant annet at man bør tilpasse ressursbruken til sakens omfang. Jo større tiltakets forventede virkninger er, desto grundigere skal utredningen være. Studien til DFØ indikerer at det er et behov for å utrede både små og store tiltak grundigere. Videre pekte hun på betydningen av å tenke gjennom behovet for utredningskompetanse og organisering av utredningsarbeidet. For å møte utfordringen med å utrede tiltakets effekter på en god måte, er det viktig at man jobber systematisk og langsiktig med å innhente kunnskap. Hun minnet også om at politiske føringer ikke er en unnskyldning til mangelfulle utredninger, og at ledere i staten har en nøkkelrolle i å påse at instruksen etterleves.
Se Hilde Singsaas presentere hovedfunnene fra rapporten
Irene Andreassen, utredningsleder i Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB), orienterte om hvilken tilnærming DSB har valgt for å følge utredningsinstruksen. Hun la vekt på at organisering av utredningsarbeidet har stor betydning for hvordan utredningsinstruksen i DSB følges opp. Andreassen er utredningsleder i seksjonen for analyse og metodeutvikling, og de har en nøkkelrolle for å sørge for at utredningsinstruksen etterleves. Seksjonen er en fellesressurs for hele DSB, som skal bistå med å gjennomføre og kvalitetssjekke alle interne utredninger, i tillegg til å bistå med gode bestillinger av samfunnsøkonomiske analyser. Samtidig presiserte hun at fagavdelingene består av dyktige fagpersoner som selv har ansvaret for å gjennomføre de fleste av utredningene.
Irene fortalte at DSB kjenner seg igjen i resultatene fra DFØs studie om utfordringene med utredningskvaliteten. En viktig oppgave for hennes seksjon har vært å gjøre instruksen kjent og øke bevisstheten om at den er relevant også for mindre beslutningsgrunnlag, og ikke avgrenset til å gjelde samfunnsøkonomiske analyser og lange utredninger. Siden instruksen ble revidert i 2016, opplever hun at det i dag er god kjennskap til denne i DSB og at instruksen brukes på mange flere små og store tiltak enn tidligere. DFØs kompetansetilbud ble trukket frem som nyttige verktøy, men sentralt er også «learning by doing» for å få til den nødvendige treningen. Til sist trakk hun også frem betydningen av å jobbe på tvers, mellom ulike fagpersoner og ulike fagavdelinger, for å øke kvaliteten på beslutningsgrunnlagene.
Trude Elisabeth Sveen, kst. avdelingsdirektør, og Maria Skare Larsen rådgiver i Barne- og familiedepartementet (BFD), delte sine erfaringer med bruk av utredningsinstruksen i et pågående lovarbeid. Utgangspunktet var et lovforslag som de mente at Særdomstolsutvalget ikke hadde utredet tilstrekkelig og det var således et behov for å utrede saken grundigere. Blant annet var det behov for å ta et steg tilbake og vurdere pånytt hva som er problemet med dagens situasjon og årsakene til disse. En viktig lærdom i dette lovarbeidet er at problemet ikke må forveksles med fravær av et konkret tiltak.
Trude og Maria vekta betydningen av tidlig involvering av berørte grupper. Ved å invitere berørte parter til arbeidsmøter og til å gi skriftlige innspill, fikk de nyttige og relevante innspill som høynet kvaliteten på utredningen. Tidlig involvering sørget også for at de oppnådde økt legitimitet hos politisk ledelse da beslutningsgrunnlaget ble forelagt. Og ikke minst sørget tidlig involvering for at involveringen var reell, ettersom tiltak ikke var forhåndsbestemt på et så tidlig stadium. Videre presiserte de at selv om tidlig involvering kan være tidkrevende, vil tiden det tar å involvere berørte parter ofte «spares inn» i senere prosesser. Avslutningsvis ga de anbefalinger om å skape tid og rom for å gjøre gode utredninger, og oppfordret til en aktiv bruk av instruksen og DFØs veiledere.
Frede Hermansen, assisterende departementsråd i Forsvarsdepartementet (FD), var siste innleggsholder. Frede delte sine erfaringer med utredningsarbeid i ulike departement og underliggende etater. Han innledet med å si at instruksen som ble revidert i 2016, oppleves som informativ, enkel, logisk bygd opp og et «godt produkt» og fremskritt siden forrige instruks. Samtidig er det overaskende at resultatene i DFØs studie ikke viser at denne har bidratt til noen særlig fremgang. Tidsfrister og politiske føringer som departementene i spørreundersøkelsen til DFØ peker på som årsaker til mangelfulle utredninger, mente han i beste fall er forklaringer på hvorfor det utredes for lite. Men embetsverket bør ikke akseptere denne utfordringen og bruke den som en unnskyldning for å la være å utrede. Å sørge for gode beslutningsgrunnlag er embetsverkets plikt og viste også til KMDs nylig reviderte retningslinjer om forholdet mellom embetsverk og politisk ledelse.
Frede viste også til resultatet fra DFØs studie som viser at underliggende etater peker på manglende samordning som en årsak til mangelfulle utredninger. Han fremhevet at departementene i større grad bør tilrettelegge for at underliggende etater kan samordne seg innad og på tvers av ulike sektorer. Han presiserte at samordning tidlig i utredningsarbeidet er viktig for å få frem gode løsninger på tvers. Og det er departementene som må gå foran for å «åpne dører» og tilrettelegge for et reelt samarbeid. Frede ga avslutningsvis noen anbefalinger til hvordan beslutningsgrunnlagene kan bli bedre. Blant annet fremhevet han betydningen av å tenke gjennom hvilken prosess som er nødvendig for komme i havn med et godt beslutningsgrunnlag. Videre pekte han på behovet for rett type kompetanse, metodebruk, datatilgang og ikke minst tenke gjennom om de som gjennomfører utredningen er de rette til å kunne legitimere utredningen i etterkant.
Webinaret var et lukket arrangement for statsansatte, med fokus på deling av erfaringer i statsforvaltningen. Det ble et vellykket webinar med over 200 påmeldte.