Mange statlige virksomheter må fra 1. januar 2020 kunne gjengi bokførte opplysninger i standardisert form på forespørsel fra Skatteetaten. Dersom virksomheten ikke er i stand til å oppfylle kravet fra 1. januar, må virksomheten søke Skattedirektoratet om utsettelse. Manglende overholdelse av kravet vil være brudd på bokføringsloven, og vil kunne medføre bokføringspålegg og dagbøter.
I desember 2017 ble bokføringsforskriften tilføyd en ny bestemmelse som har virkning for bokføringsperioder som begynner 1. januar 2020 eller senere. Det nye kravet betyr at mange statlige virksomheter fra 1. januar 2020 må kunne gjengi bokførte opplysninger i standardisert form på forespørsel fra Skatteetaten. Den nye rapporteringsstandarden har fått navnet SAF-T (Standard Audit File – Tax Financial). Les den nye bestemmelsen.
Hvem gjelder kravet for?
Det nye kravet gjelder for følgende statlige virksomheter:
- Virksomheter som er eller skulle vært registrert i Merverdiavgiftsregisteret.
- Virksomheter som ikke er eller skulle vært
registrert i Merverdiavgiftsregisteret, dersom virksomheten
- har mottatt fjernleverbare tjenester for mer enn 2000 kroner eksklusiv merverdiavgift i en termin, eller
- har mottatt klimakvoter for mer enn 2000 kroner eksklusiv merverdiavgift i en termin, eller
- innfører varer
Med statlige virksomheter menes virksomheter som er en del av staten som juridisk person, det vil si statlige forvaltningsorganer, herunder departementer.
Kravet gjelder for alle statlige virksomheter som er bokføringspliktige etter bokføringsloven § 2 annet ledd. Det er paragrafens annet ledd annet punktum som gjør at mange statlige virksomheter blir bokføringspliktige etter bokføringsloven. Les mer i skatteforvaltningsloven § 8-3.
I skatteforvaltningshåndbokens kommentar til skatteforvaltningsloven § 8-3 tredje ledd blir det omtalt at oppføring av innførselsmerverdiavgift i tolldeklarasjonen gjør tolldeklarasjonen til en skattemelding for merverdiavgift, noe som altså utløser bokføringsplikt og dermed SAF-T-rapporteringsplikt.
Hva og hvordan skal virksomhetene rapportere?
Aktivitet i den statlige virksomheten omfattet av det nye kravet
All aktivitet i den statlige virksomheten vil være omfattet av kravet til å følge bokføringsloven og bokføringsforskriften, og skal dermed inngå i SAF-T-filen, med mindre det føres et separat regnskap for den delen av aktiviteten som det er plikt til å levere skattemelding for merverdiavgift for.
Dette står i brevet fra Skatteetaten til DFØ av 18. november 2019
«Dersom en statlig virksomhet, f.eks. NAV, ønsker å skille den bokføringspliktige delen av virksomheten fra øvrig virksomhet mht. bokføring, kan det som nevnt gjøres ved å føre et særskilt regnskap for den bokføringspliktige delen. Dette regnskapet må føres iht. til bokføringslovens- og bokføringsforskriftens bestemmelser. Det vises bl.a. til at dokumentasjonen skal være nummerert på en måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig, jf. bokføringsloven § 6 annet ledd. I praksis medfører det at bokføringen må skje med en egen nummerserie for den bokføringspliktige enheten. Det må også være egne spesifikasjoner, f.eks. kontospesifikasjon og kunde- og leverandørspesifikasjon, mv.»
Opplysninger som skal rapporteres
Det er bokførte opplysninger som skal rapporteres. Bokførte opplysninger er alle opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering. Les mer i bokføringsloven § 7.
Bokførte opplysninger vil derfor være opplysninger som det er plikt til å bokføre, slik som for eksempel kontokode, kontonavn, dokumentasjonsdato, dokumentasjonshenvisning (bilagsnummer), beløp, merverdiavgiftskode, kundekode og kundenavn samt leverandørkode, leverandørnavn og leverandørens organisasjonsnummer. Opplysninger som er bokført frivillig, slik som for eksempel avdeling eller kostnadssted, er også bokførte opplysninger som skal inngå i SAF-T-filen.
Hvilken standardisert form det skal rapporteres på
Skatteetaten fastsatte i mars 2018 innholdet og formatet ved gjengivelse av elektronisk bokførte opplysninger i standardisert form. Les mer om hvilken standardisert form det skal rapporteres på.
For statlige virksomheter vil det være den statlige kontoplanen som er det aktuelle mappingalternativet. Denne ble inkludert som et tillatt mappingalternativ i mai 2019.
Har dere problemer med å oppfylle kravet fra 1. januar?
Vi mener at spørsmålet om plikt til SAF-T-rapportering for statlige virksomheter først fikk sin avklaring gjennom brev fra Skatteetaten til DFØ av 18. november 2019. Det kan derfor være behov for utsettelse av fristen for å kunne oppfylle kravet.
Søknad om utsettelse av SAF-T
Skatteetaten har informert om at det vil bli gitt utsettelse for alle statlige virksomheter som søker om det. DFØ har søkt om utsettelse samlet for våre regnskapskunder.
Statlige virksomheter som ikke er regnskapskunder av DFØ, må ved behov selv sende søknad om utsettelse. Under kan du se søknaden DFØ har sendt inn og hvilke argumenter vi har benyttet, og som kan være til hjelp når dere skal utarbeide søknad. En eventuell søknad om utsettelse sendes Skattedirektoratet.