Personvernerklæring for DFØ-appen

Behandlingsansvar

Den enkelte verksemda som har registrert opplysningane dine, er behandlingsansvarleg for personopplysningane dine i denne tenesta. For DFØ-appen opptrer DFØ som databehandlar på vegner av den enkelte kundeverksemda. DFØ driftar og forvaltar tenesta, og har ein særskild databehandlaravtale med kvar kundeverksemd.

Formålet med behandlingane

For DFØ-appen behandlar DFØ personopplysningar til følgjande formål:

• registrere arbeidstid og fråvær
• administrere overføring av ekstra feriedagar
• distribuere lønnsslippar til den tilsette
• administrere reisesøknader og -forskot
• administrere søknader om ferie og kortare velferdspermisjonar
• registrere reiserekningar og utgiftsrefusjonar
• administrere ekstra skattetrekk
• veiledning og brukarsupport gjennom chatbot
  (Løysinga er ein virtuell assistent som skal svare på førespurnader frå brukar og handtere informasjon knytt til handtering av problemstillingar i DFØs sjølvbeteningsløysingar. Chatboten svarer ikkje på opplysningar som gjeld for den enkelte brukaren, og sluttbrukar verken treng eller skal oppgi personopplysningar for å bruke løysinga.) 

Behandlingsgrunnlag

Når vi driftar DFØ-appen, behandlar vi personopplysningar fordi det er nødvendig på bakgrunn av desse behandlingsgrunnlaga:

• Samtykke jf. GDPR art. 6 1. bokstav a

Det er frivillig å bruke DFØ-appen. Når du registrerer deg i appen, har du samtykt til at DFØ kan behandle personopplysningane dine.

• Avtale jf. art. 6 1. bokstav b

Behandling av personopplysningane dine er nødvendig for at appen skal fungere til formålet sitt, herunder oppfylling av avtalen om leveranse av lønnssystem som finst mellom DFØ og den enkelte kundeverksemda, arbeidsgivaren din.

Personopplysningar som blir behandla

Personopplysningar er alle opplysningar eller vurderingar som kan knytast til enkeltpersonar:

• namn
• adresse
• fødselsnummer
• ansattnummer
• bankkontonummer
• e-post
• brukaridentifikasjon
• IP-adresse
• lønnsnivå
• tidsregistrering
• skattemessige forhold
• informasjon om reise- og utgiftsrefusjonar
• fagforeningstilhøyrsle
• fraværssøknader
• utbetalingar og sjukemeldingar frå Nav

Du som brukar kan òg frivillig leggje til:

• namn, fødselsdato og kontaktinformasjon til kontaktpersonar og/eller barn
• talet på barn for å få opp kvote for sjukt barn

Innhenting av informasjon

Personopplysningane som blir behandla gjennom DFØ-appen, blir enten lagde inn av deg sjølv som brukar, eller blir henta frå arbeidsgivaren din. Overføringar mellom arbeidsgivar og DFØ er regulert i databehandlaravtalen mellom DFØ og den enkelte kundeverksemda.

Lagring av informasjon

Informasjonen som blir samla inn frå appen blir lagra i kjernesystemet, og blir lagra hos DFØ sin driftsleverandør. Dersom du som brukar legg til opplysningar gjennom appen, kan du når som helst fjerne eller korrigere desse i appen. Då blir opplysningane òg fjerna frå DFØ sin database.

Einingsinformasjon som blir lagra:

• einings-ID
• operativsystemtype
• operativsystemversjon
• påloggingsdato og tid

Einingsinformasjon brukt til feilsøking og statistikk blir lagra i lønnsystemet i ei veke før det blir sletta.

Aktivitetslogg blir lagra lokalt på eininga. Du som brukar får eit aktivt valg om dette. Aktivitetsloggen blir sletta dersom du avinstallerer appen.

Sending av informasjon i tilfelle feil er heilt frivillig og er ikkje eit krav for å ta i bruk appen. 

GPS-koordinatar blir lesne når du som brukar vel ein stad på kilometergodtgjering på kartet. Disse koordinatane blir lagra i systemet for sist brukte funksjonalitet.

Spesielt for chatbot

Dersom den enkelte oppgir personopplysningar, er det sett opp ei avgrensing som skal forhindre at personopplysningar blir lagra i loggen, og tal med meir enn 6 siffer blir automatisk sletta frå loggen etter ein time. Det same gjeld òg namn, e-post og ytterlegare informasjon som chatboten oppfattar kan vere personopplysningar. Ikkje alle opplysningane blir sletta, fordi chatboten er avhengig av data for å bygge opp databasen, gjere roboten smartare, og bidra til at den automatisk kan svare på fleire spørsmål. Data blir lagra i maksimalt 3 månadar. Tilgang til data som blir lagra og prosesserte i løysinga, er avgrensa til enkelte personar i DFØ og Boost AI (leverandør av løysinga).

Informasjon om utlevering til databehandlarar og offentlege styresmakter

DFØ gjer tilgjengeleg personopplysningar for aktuelle fagforbund, Statens pensjonskasse, Skatteetaten, Altinn og Nav når utlevering er naudsynt for at DFØ kan oppfylle dei avtalerettslege forpliktingane sine overfor kundeverksemda.

Personopplysningane dine kan bli behandla av ein databehandlar, herunder ein av DFØs underleverandørar. Det vil alltid finnast ein databehandlaravtale mellom DFØ og eventuelle underleverandørar. Denne databehandlaravtalen fører vidare dei retningslinjene som følgjer av databehandlaravtalen mellom DFØ og kundeverksemda. Databehandlaren vil berre behandle personopplysningar etter instruks frå DFØ.

Rett til innsyn

Du har rett til informasjon om kva for nokre av personopplysningane dine som blir behandla av DFØ. Eit ønske om innsyn blir retta til Personvernombud@dfo.no

Dersom du oppdagar at ei personopplysning i systema våre ikkje er korrekt, ber vi deg kontakte kundesenteret vårt på e-post lonn@dfo.no.

Tilgang til å klage til Datatilsynet

Viss du meiner DFØ behandlar personopplysningar på ein ulovleg måte, kan du kontakte Datatilsynet på nettsida deira.