Slik sender du elektroniske fakturaer og papirfakturaer til kunder av DFØ.
Du kan ikke sende faktura på e-post
Du må sende fakturaer som elektronisk faktura eller på papir i posten.
Sende elektronisk faktura (EHF)
Når nye avtaler inngås skal statlige virksomheter kreve at leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk i samsvar med standarden elektronisk handelsformat (EHF). Utenlandske leverandører skal bruke standarden PEPPOL BIS.
Den elektroniske fakturaadressen er lik organisasjonsnummeret til virksomheten du skal sende fakturaen til. Er du usikker på adressen til virksomheten, kan du slå opp i ELMA-registeret, hvor alle virksomheter som kan motta EHF er registrert.
Hva må du som leverandør gjøre for å sende EHF-faktura?
Du må produsere fakturaer i elektronisk handelsformat (EHF) på en av tre måter:
- i et eget økonomisystem som er knyttet opp mot et aksesspunkt. Dere må i så fall ha en aksesspunktavtale.
- gjennom formidlingstjenester som er knyttet til aksesspunktet
- bruke en nettbasert fakturaportal
Se her for mer informasjon om hvordan du kan sende EHF-faktura.
Hvordan kan utenlandske leverandører sende elektronisk faktura?
Utenlandske leverandører har sjelden et forhold til begrepet EHF (Elektronisk handels format). Grunnen til det er at EHF er en norsk tilpasning av et felles europeisk fakturaformat.
Utenlandske leverandører benytter som oftest PEPPOL BIS for å sende elektronisk faktura. Enkelte utenlandske aktørportaler ønsker landskode foran organisasjonsnummeret. Norges landkode er: 0192:orgnr
Eksempel: 0192:999999999
Informasjon på engelsk om How to send an e-invoice finner du under «How to questions».
Forklaring til feltene som DFØ bruker i det elektroniske handelsformatet (EHF)
Det finnes mange felter i EHF som leverandører kan benytte. Her er en beskrivelse av de vi bruker, hvilken tagg det skal være, og hvordan slike referanser kan se ut for våre kunder.
Kunder av DFØ benytter fakturasystemet Unit4 ERP.
Forklaring til feltene
Deres ref / bestillerreferanse
Kjøperens referanse skal oppgis ved bestilling og returneres på faktura.
- Referansen skal legges i taggen: Invoice/buyerReference
- Eksempel på referanser: 1460ABCD, 3260TRKNU eller 3700abc123
Kundens ordrenummer
Dersom dere mottar elektroniske ordrer fra kunden, skal ordrenummer være påført.
Hvis ikke, skal kundens ordrenummer legges i taggen:
- Invoice/OrderReference/ID
- Eksempel på ordrenummer: 600000010, 600000123
Periodisk faktura
Ved periodiske fakturaer (for eksempel husleie, strøm og så videre) skal objektID legges i taggen:
- Invoice/Buyerreference
- Eksempel på objektsID kan være telefonnummer, strømmålerID eller lignende.
Leverandørens ordrenummer
Leverandørens ordrenummer skal legges i taggen:
- Invoice/AdditionalDocumentReference/ID
Hvis eksternt vedlegg og ordrenummer forekommer, skal feltet være med på to forekomster med ulik dokumenttype.
Rammeavtalenummer
Rammeavtalenummer kan legges i taggen:
- Invoice/ContractDocumentReference/ID
Vedlegg
Eventuelle vedlegg til faktura eller kreditnota skal være i PDF-format. Embedded vedlegg må også være i PDF.
Har du fått en e-post med feilmelding?
Hvis det er feil i innlesing av en faktura eller kreditnota i våre systemer, får du en e-post med feilmeldingene og hva du må gjøre. Når du har rettet opp feilen, sender du fakturaen eller kreditnotaen på nytt.
Du kan teste filene før du sender dem.
I Statens standardavtaler (SSA) brukes 30 dagers betalingsfrist.
Virksomheten og leverandøren kan avtale betalingsfrister som avviker fra anbefalingen på 30 dager.
Sende papirfaktura
NB! legejournaler, sakkyndig vurderinger, bombrikker og vanlige bank og kredittkort, og drivstoffkort skal ikke sendes til virksomhetens fakturaadresse. Disse vil ikke bli videresendt.
Husk også at angivelse av fakturaadresse kommer i tillegg til angivelse av kundens navn og adresse eller navn og organisasjonsnummer.
Skal du sende en papirfaktura i posten til en av våre kunder, er dette fakturaadressen:
Virksomhetens navn
Fakturamottak DFØ
Postboks 4746 Torgarden
7468 Trondheim
Fem kunder har egne adresser
Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir)
Fakturamottak DFØ
Postboks 4738 Torgarden
7468 Trondheim
Domstolene i Norge
Fakturamottak DFØ
Postboks 4716 Torgarden
7468 Trondheim
Kriminalomsorgsdirektoratet
Fakturamottak DFØ
Postboks 4721 Torgarden
7468 Trondheim
Navn på politidistrikt/-enhet
Fakturamottak DFØ
Postboks 4722 Torgarden
7468 Trondheim
Skatteetaten
Fakturamottak DFØ
Postboks 4731 Torgarden
7468 Trondheim