Beskrivelse av SAP-rapporter for avsetning av tid og ikke avviklet ferie

Oversikt over rapporter

Avsetningene dekkes av fire rapporter, i tillegg til en logg-rapport:

Transaksjonskode i SAP	Beskrivelse	Frekvens	Referanse
YPT_BUDSJ_FLEKS	Rapport for avsetning av tidsaldoer knyttet til fleksitid og overtid- og reisetid. Dekker også ordninger for beredskapsvakt, tokt, feltarbeid, offshore, hardshipdager og bonusdager.	Månedlig, reversering påfølgende måned	SRS 25, pkt. 15
YPT_BUDSJ_OV_REISE_RUT	Rapport for avsetning av overtid og reisetid til utbetaling. Dekker også timelønn som utbetales til faste og midlertidige ansatte.	Månedlig, reversering påfølgende måned av utbetalt lønn, ikke godkjente timer reverseres to måneder senere	SRS 25, pkt. 7
YPT_BUDSJ_FERIE	Rapport for avsetning av opptjent, ikke avviklet ferie ved årets slutt.	Årlig, reversering påfølgende år	SRS 25, pkt. 12
YPT_BUDSJ_REISEKOSTN	Rapport for avsetning av påløpte reisekostnader	Månedlig, reversering påfølgende måned	SRS 25, pkt. 7
YPT_BUDSJ_LOG	Loggrapport som viser rapporten som ble kjørt da en avsetning ble kjørt og bokført i regnskapet. Loggrapporten er felles for alle de fire avsetningene og kan brukes som en spesifikasjon av saldoene i balansen.

Generelt for rapportene

DFØ kjører avsetningene 5. virkedag i neste måned (dersom ikke annet er avtalt), og kunden må sørge for at timelister og fraværssøknader er à jour på det tidspunktet. Virksomheten må ha gode rutiner for oppfølging av timeføring for å sikre en mest mulig korrekt avsetning.

Nedenfor følger en beskrivelse av de ulike avsetningsrapportene.

Avsetning av opptjent tidsaldo til avspasering (YPT_BUDSJ_FLEKS)

Løsningen avsetter automatisk for verdien av den ansattes opptjente tidsaldoer ved periodens slutt.

Avsetning av overtid og reisetid til utbetaling (YPT_BUDSJ_OV_REISE_RUT)

Løsningen avsetter automatisk for ansattes opptjente timer til utbetaling som er påløpt i perioden.

YPT_BUDSJ_OV_REISE_RUT
Grunnlag for avsetning	Avsetningen baseres på timelønn, overtid og reisetid til utbetaling som er registrert i SAP, uavhengig av om de er godkjent eller ikke på tidspunkt for avsetningen. Løsningen tar med seg følgende: • Overtid til utbetaling • Overtid til avspasering, der overtidstillegget utbetales • Helgetillegg • Reisetid til utbetaling • Timelønn Avsetningen tar utgangspunkt i den ansattes reelle lønn, slik at det benyttes en beregnet timelønn unik for hver enkelt ansatt med korrekt overtidstillegg. Avsetninger skjer med arbeidsgiveravgift og feriepenger, der arbeidsgiveravgiftssatsen følger sonen den ansatte jobber i og feriepengesatsen tilsvarer den ansattes sats basert på alder.
Kontering	Avsetningen bokføres som kortsiktig gjeld i balansen. 2915 – Skyldig påløpt lønn (K) 5050/5150 – Overtid faste ansatte/midlertidig ansatte (D) 2780 – Påløpt AGA av påløpte lønnskostnader (K) 5410 – AGA påløpte lønnskostnader (D) 2942 – Skyldige feriepenger av opptjent, ikke utbetalt lønn, overtid, fleksitid mv. (K) 5080/5180 Feriepenger fast ansatt/midlertidig ansatt (D) Avsetningen bokføres i utgangspunktet med den ansattes standardkontering i SAP, dvs. det koststed, prosjekt, finansiering etc. som den ordinære lønnen bokføres på. Dersom virksomheten benytter aktivitetsregistrering vil timene heller få konteringen som er registrert på den aktuelle timen. Kontering kan overstyres.
Tidspunkt for avsetning	Avsetningen kjøres automatisk på et fast tidspunkt hver måned. Vanligvis 5. virkedag i ny periode.
Innlesing i Unit4 ERP	Avsetningsfil genereres, sendes automatisk til og leses inn i Unit4 ERP. Avsetningen bokføres med bilagsart MB, og bilagsdato lik siste dato i perioden.
Reversering	Reverseringsfilene genereres etter hovedlønnen i perioden etter avsetningen er kjørt, da det er først på dette tidspunkt man vet hvilke timer som utbetales. Avsetningen reverseres i den perioden timene utbetales, enten i påfølgende periode eller perioden etter. Dersom timer ikke blir godkjent reverseres de to måneder etter avsetning.

Avsetning for opptjent, ikke avviklet ferie (YPT_BUDSJ_FERIE)

Løsningen avsetter automatisk for verdien av ansattes opptjente, ikke avviklede feriedager ved årets slutt.

YPT_BUDSJ_FERIE
Grunnlag for avsetning	Avsetningen baserer seg på restsaldo som ligger i SAP. Løsningen setter av for alle feriedager som ligger som rest, selv om dette er mer enn 14 dager. Løsningen tar med seg alle feriedager som kan overføres til neste år, og inkluderer følgende kvoter i SAP: • 30 Betalt Ferie • 31 Betalt ferie O/60 år • 32 Ekstra ferie beregnet • 35 Ekstraferie UD • 37 Fjorårsferie annen etat • 38 Frossen ferie • 49 Forskuddsferie Avsetningen tar utgangspunkt i den ansattes reelle lønn, slik at det benyttes en beregnet dagsats for hver enkelt ansatt. Avsetninger skjer med arbeidsgiveravgift, der arbeidsgiveravgiftssatsen følger sonen den ansatte jobber i.
Kontering	Avsetningen bokføres som kortsiktig gjeld i balansen. 2910 - Avsetning fleksitid, over- og reisetid til avspasering, feriedager etc. (K) 5090/5190 - Avsetning til fleksitid, over- og reisetid til avspasering feriedager etc. (D) 2781 – Påløpt AGA av fleksitid, over- og reisetid til avspasering, feriedager etc. (K) 5410– AGA påløpte lønnskostnader (D) Avsetningen bokføres i regnskapet med den ansattes standardkontering i SAP, dvs. det koststed, prosjekt, finansiering etc. som den ordinære lønnen bokføres på. Kontering kan overstyres.
Tidspunkt for avsetning	Avsetningen kjøres automatisk på et fast tidspunkt hvert år. Vanligvis 5.virkedag i januar.
Innlesing i Unit4 ERP	Avsetnings- og reverseringsfil genereres, sendes automatisk til og leses inn i Unit4 ERP samtidig. Avsetningen bokføres med bilagsart MB og bilagsdato lik siste dato i måneden.
Reversering	Avsetningen reverseres i sin helhet i desember påfølgende år.

Avsetning for påløpte reisekostnader (YPT_BUDSJ_REISEKOSTN)

Løsningen avsetter for påløpte reisekostnader basert på reiseregninger som er registrert i SAP.

YPT_BUDSJ_REISEKOSTN
Grunnlag for avsetning	Løsningen setter automatisk av for godkjente reiseregninger som gjelder inneværende eller tidligere perioder. Løsningen tar med seg reiseregninger som oppfyller følgende kriterier: • Reiseregningen har status godkjent på tidspunktet avsetningen kjøres • Reiseregningen har ikke vært med på reisekjøring, eller har vært med på reisekjøring etter månedsskiftet • Reiseregningen gjelder en reise som har vært gjennomført i perioden avsetningen kjøres for eller tidligere. Avsetningen tar utgangspunkt i de reelle bilagene som er på reiseregningen, slik at det avsatte beløpet vil tilsvare det beløpet som blir med på reisekjøringen. Løsningen tar ikke hensyn til AGA og skattetrekk på ev. skattepliktig del av diett og godtgjørelser på avsetningen.
Kontering	Avsetningen bokføres som kortsiktig gjeld i balansen. 2916 – Påløpte reisekostnader (K) 713x* – Reisekostnader (D) *Kostnadskonto for ordinære reisekostnader. Avsetningen bokføres i utgangspunktet med den konteringen som følger av reiseregningen som er registrert av den ansatte.
Tidspunkt for avsetning	Avsetningen kjøres automatisk på et fast tidspunkt hver måned. Vanligvis 5. virkedag i ny periode.
Innlesing i Unit4 ERP	Avsetnings- og reverseringsfil genereres, sendes automatisk til og leses inn i Unit4 ERP samtidig. Avsetningen bokføres med bilagsart MB og bilagsdato lik siste dato i måneden.
Reversering	Avsetningen reverseres i sin helhet måneden etter.

Loggrapport (YPT_BUDSJ_LOG)

Alle avsetninger som er produsert i SAP og bokført i Unit4 ERP kan hentes frem i en loggrapport i SAP. Her lagres alle dataene i avsetningen slik at man for eksempel kan avstemme beløpene i regnskapet mot grunnlaget. Hver kjøring av de ulike rapportene får en unik ID, og basert på denne ID-en kan du hente frem loggrapporten for de ulike avsetningene som er gjort. ID-en finner du i bilagsteksten på avsetningsbilaget i Unit4 ERP.

Dersom du ønsker å ta ut rapportene for å kontrollere avsetninger eller ønsker å se loggrapporten, se brukerveiledning for uttak av SAP-rapporter.