Denne veiledningen beskriver løsningen for å kunne sende elektroniske fakturaer til utland, hvilke opplysninger som kreves for å kunne sende fakturaer, og hvordan dere skal registrere opplysningene i Unit4 ERP.
Elektronisk handelsformat
En standard for elektronisk utveksling
Elektronisk handelsformat (EHF) er en standard for elektronisk utveksling av informasjon mellom oppdragsgiver og leverandør i hele anskaffelsesprosessen.
Dersom standarden følges, vil dokumenter som sendes fra for eksempel en oppdragsgiver, kunne leses inn i leverandørens datasystem selv om systemene er ulike. Virksomhetene unngår dermed dyre én-til-én-integrasjoner mellom ulike datasystemer.
EHF kan være anbefalt eller obligatorisk i henhold til lov/forskrift.
Det europeiske formatet kalles Peppol BIS. EHF 3.0 ble implementert ved å implementere Peppol BIS 3.0 uten tillegg eller ekstra regler. I Norge blir likevel formatet kalt «EHF». EHF er kompatibelt med formatet Peppol BIS for de meldinger som dette formatet dekker. Ved å tilpasse systemer til EHF-standarden, vil man dermed kunne kommunisere med andre europeiske land som følger BIS-standarden.
Stadig flere land tar i bruk Peppol-formatet som anbefalt elektronisk fakturaformat, og det er nå OpenPeppol-medlemmer i over 40 land.
Se liste over utrulling av Peppol i ulike land.
Elektronisk faktura til utland fra Unit4 ERP
Løsningen er utviklet i Agresso Customization Tools (ACT) som et tillegg til den norske lokaliseringpakken EN54 Utgående elektronisk faktura (EHF).
Alle relasjonsverdier må registreres manuelt da det ikke er laget automatisk oppslag mot Peppol-registeret. Dette betyr at også relasjonsverdi BIS30 i relasjon EXMLFORMAT må registreres manuelt ved elektronisk faktura til utland.
Peppol ID registreres som relasjonsverdier i relasjon ELECTID og ELECTIDQA. ICD-kode registreres i ELECTID, og elektronisk nummer registreres i ELECTIDQA.
Det er kun nødvendig å registrere relasjonsverdi i relasjon ELECTCUQA hvis mottaker krever ekstra kvalifikator.
Dere må også være oppmerksomme på at enkelte land har lagt inn krav til format på identifikasjonsnummer ved bruk av noen ICD-koder. Dere må da passe på at innholdet i feltet «Org.nr» har riktig format når disse kodene brukes. Se Koder som krever spesifikt format på identifikasjonsnummer for mer informasjon.
Peppol ID
En Peppol ID (Peppol participant Identifier), består av en tallkode i to deler. De første fire sifrene før kolon er en kode som angir hvilken type organisasjon som er registrert. Dette kalles «ICD-kode», eller kvalifikator. Tallene bak kolon er den unike koden, identifikasjonsnummeret, for den spesifikke organisasjonen. Vi kaller det «elektronisk nummer».
Peppol Directory
I Peppol Directory er det mulig å søke etter mottakere i Peppol.
Det mulig å søke på:
- navn
- Peppol ID (endpointID)
- dokumenttype som er tilgjengelig
- eventuelt andre identifikatorer som kontaktdetaljer, registreringsdato, nettside eller annen fritekst der det er gjort tilgjengelig
Vi anbefaler å søke på navn, identifikasjonsnummer (organisasjonsnummer/bedriftsnummer/ID) eller Peppol ID, da søkefunksjonen ikke er helt optimal.
Selv om mottakeren ikke finnes i Peppol Directory, betyr ikke det at de ikke kan motta dokumenter. Det er aksesspunktenes ansvar å oppdatere denne informasjonen, men det er ikke et krav å registrere en mottaker i registeret, noe som betyr at registeret ikke er fullstendig per i dag.
Peppol lookup
Hvis mottaker har oppgitt Peppol ID og dere ikke finner de i Peppol Directory, kan dere ta en sjekk i Peppol lookup.
OBS: Mottaker må være registrert i Peppol lookup (Peppol produksjon) for at vi skal kunne sende dokumenter til dem.
Dokumenttype
Mottaker må også kunne motta dokumenttypen som sendes.
Fra Unit4 ERP sendes dokumenttype:
- Peppol BIS Billing UBL Invoice V3
- Peppol BIS Billing UBL CreditNote V3
De aller fleste i Peppol-nettverket kan motta Peppol BIS faktura og kreditnota, men det finnes unntak.
I Peppol Directory kan dere se hvilken dokumenttype mottaker er registrert med under fane «Supported document types». Her vises dokumenttypene som:
- «Peppol BIS Billing UBL Invoice V3»
- «Peppol BIS Billing CreditNote V3»
I Peppol lookup vises hvilken dokumenttype mottaker er registrert med, under teksten «Supported document types». Her vises dokumenttypene som:
- «busdox-docid-qns::urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2::Invoice##urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0::2.1»
- «busdox-docid-qns::urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CreditNote-2::CreditNote##urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0::2.1»
Koder som krever spesifikt format på identifikasjonsnummer
Enkelte land har lagt inn krav til format på identifikasjonsnummer ved bruk av noen ICD-koder.
Dere må da passe på at innholdet i feltet «Org.nr» har riktig format i henhold til krav når kodene i oversikten under brukes. Slik løsningen er bygd, trenger dere kun å ta hensyn til dette når mottaker krever ekstra kvalifikator. Validering vil skje på innholdet som hentes til XML fra det som blir registrert i relasjon ELECTID (elektronisk nummer), uten ekstra kvalifikator. Vi vil likevel anbefale at dere registrerer identifikasjonsnummer i henhold til formatet for de kodene som oppgis i oversikten, men dere vil ikke oppleve at faktura feiler i validering hvis dere skulle skrive feil.
| Land | ICD-kode | Krav |
|---|---|---|
| Norge | 0192 | Norsk organisasjonsnummer må ha korrekt format, 9 siffer uten mellomrom |
| Internasjonalt | 0088 | GLN må ha valid format i henhold til GS1-regler, 13 siffer uten mellomrom |
| Danmark | 0184 | Dansk organisasjonsnummer (CVR) må ha korrekt format, DK + 8 siffer uten mellomrom |
| Belgia | 0208 | Belgisk bedriftsnummer må ha korrekt format, 10 siffer uten mellomrom |
| Sverige | 0007 | Svensk organisasjonsnummer må ha korrekt format, 10 siffer uten mellomrom |
| Australia | 0151 | Australsk business nummer (ABN) må ha korrekt format, 11 siffer uten mellomrom |
Eksempler
Vær oppmerksom på at dette er eksempler. Alltid sørg for å få Peppol ID, identifikasjonsnummer og så videre fra mottaker før du skal sende faktura.
Kunde som kun har oppgitt Peppol ID
Dette er det vanligste tilfellet, hvor kunde kun har oppgitt Peppol ID og ikke krever ekstra kvalifikator.
Eksempel 1
En svensk kunde oppgir Peppol ID: 0007:5566053863 og organisasjonsnummer 5566053863.
- Søk opp Peppol ID i Peppol Directory og sjekk om mottaker faktisk er registrert
- Sjekk om mottaker er registrert for dokumenttypene vi sender
- Hvis kunde er registrert i Peppol Directory (og med riktige dokumenttyper), registrer opplysningene i Unit4 ERP
I et slikt tilfelle registreres organisasjonsnummer, adresse og så videre på samme måte som en norsk kunde. Det er heller ikke lenger nødvendig å innhente ekstra kvalifikator hvis identifikasjonsnummer er ulikt elektronisk nummer (se neste eksempel).
Eksempel 2
En kunde har oppgitt GLN 5415339000013, og organisasjonsnummer NL851029279B01.
GLN (Global Locaton Number) er et lokasjonsnummer som brukes til å entydig identifisere handelspartnere. I elektronisk handel brukes GLN til å identifisere juridiske enheter og fysiske lokasjoner. Et GLN-nummer består av 13 siffer, og ICD-koden til GLN er 0088. Noen mottakere kan oppgi at de har «EAN-nummer…», men de mener da egentlig GLN.
I tidligere versjon av løsningen måtte ICD-kode registreres i ELECTCUQA hvis elektronisk nummer og «Org.nr» var ulikt. Det mest typiske eksempelet var ved bruk av GLN og VAT. ICD-kode er nå kun nødvendig hvis mottaker krever det. Dere trenger ikke å endre på relasjoner som allerede har blitt registrert på kunder.
Norsk kunde har oppgitt Peppol ID
Det finnes enkelte norske kunder som ikke er registrert i ELMA, men som er registrert i annet Peppol-register. Det er nå mulig å sende EHF også til disse kundene og de registreres på samme måte som i eksempelet over.
Kunde har oppgitt Peppol ID og krever ekstra kvalifikator
Dette er et eksempel på et unntakstilfelle, hvor mottaker oppgir Peppol ID og i tillegg krever ekstra kvalifikator.
En dansk kunde har oppgitt Peppol ID: 0088:5798000201767, ekstra kvalifikator 0184 og dansk CVR nummer 16287180.
Ved ekstra kvalifikator må dere da ta en sjekk på kvalifikatoren, om den ligger i listen over koder som krever et spesifikt format på identifikasjonsnummer. I eksempelet her er det brukt kode 0184, som krever at formatet skal være DK + 8 siffer uten mellomrom. Det betyr at i feltet «Org.nr» skal det registreres DK16287180.
Det elektroniske nummeret registreres som relasjonsverdi i relasjon ELECTID.
Kvalifikatoren som tilhører Peppol ID-en registreres som relasjonsverdi i relasjon ELECTIDQA.
Den ekstra kvalifikatoren (ICD-koden) som knyttes til det som står i feltet «Org.nr», registreres som relasjonsverdi i relasjon ELECTCUQA.
