Oppsett leverandør innkjøp

Se instruksjonsfilm for hvordan du aktiverer en leverandør for innkjøp. Aktiveringen vises i steg 5 i filmen.

Vær oppmerksom på at alle leverandører dere benytter i løsningen er tilgjengelige ved opprettelse av innkjøpsforespørsel, mens det kun er aktiverte leverandører det er mulig å sende bestillinger til. 

For å aktivere en leverandør og gjøre det mulig å sende ut innkjøpsordre er det nødvendig å definere på hvilket format utsendelsen skal gjøres for den enkelte leverandør. Dette angir du i leverandørregisteret.

Menypunktet finner du under Innkjøp – Leverandørinformasjon - Leverandører

Velg hvordan innkjøpsordren skal sendes

Det er valg av IOFORMAT som definerer hvilket format som skal benyttes ved utsendelse av innkjøpsordre.

Følgende alternativer er tilgjengelig:

EHF

• Innkjøpsordren sendes ut på EHF-format til leverandøren.

Velg EHF hvis du vet at leverandøren kan ta imot EHF-ordre. Vi anbefaler at du legger inn EHF-relasjon på de leverandørene dere skal benytte på katalog eller nettbutikk (punchout).

PDF

• Innkjøpsordren sendes ut som PDF på e-post til leverandøren. 
• Ved valg av dette formatet forutsettes det at e-post er registrert på leverandøren. E-post legges til i fanen Kontaktinformasjon  i leverandørregisteret.

Hvis dere kun skal benytte fritekst mot en leverandør, må du velge PDF som relasjon.

LOCAL

• Innkjøpsordren sendes som PDF til e-postadressen registrert på brukeren som opprettet innkjøpsforespørselen. Innkjøpsordren sendes altså ikke til leverandøren.

Dette alternativet velger du dersom leverandøren skal benyttes for butikkjøp.

Slik velger du format

• Åpne leverandørregisteret og tast inn ønsket leverandør
• Deretter klikker du på fanen Relasjoner
• Klikk på relasjonsverdifeltet for raden Purchase order format (IOFORMAT)
• Tast space for å få opp alle tilgjengelige alternativer
• Velg passende IOFORMAT
• Klikk deg ut av feltet eller velg Tab
• Trykk Lagre

Krav om e-postadresse på leverandør

Alle leverandører som skal motta innkjøpsordre må registreres med en e-postadresse.
Innkjøpere/rekvirenter får en feilmelding dersom de forsøker å sende en rekvisisjon til godkjenning på en leverandør uten registrert e-postadresse. Dette gjelder også hvis ordren skal sendes til en leverandør via EHF. 

Merk at sjekken kun tar hensyn til om e-postadresse er registrert. Det sjekkes ikke om e-post er gyldig.

Aktivere leverandør for fritekstartikkel

For at en leverandør skal bli tilgjengelig for fritekstbestilling, må relasjonen FRITEKSTLEV aktiveres på leverandøren under fane Relasjoner.

Relasjonen aktiverer du ved å legge inn relasjonsverdi 1.

Det tar cirka fem minutter fra du aktiverer til leverandøren er tilgjengelig som et valg i nedtrekksmenyen.

For å deaktivere leverandør som fritekstleverandør må du oppdatere relasjonsverdien med verdi 0. Når relasjonen er oppdatert i løsningen er ikke leverandøren lenger tilgjengelig i nedtrekksmenyen.