Fakturaer som trenger manuell behandling

Det er viktig å jevnlig følge opp fakturaer som trenger manuell behandling. Denne brukerveiledningen beskriver hvordan du med rollen Fakturaadministrator kan behandle fakturaer som trenger manuell behandling.

Delservicekunder utfører denne oppgaven selv. DFØ utfører oppgaven for kunder på grunntjeneste.

Om fakturaer som trenger manuell behandling

Fakturaer du finner i spørringen Fakturaer som trenger manuell behandling er fakturaer som stopper opp før flyten. Disse har status E. Fakturaene må behandles manuelt før de kan sendes ut på flyt.

Fakturaene som trenger manuell behandling vil ikke dukke opp i andre spørringer, ettersom de har stoppet før flyten.

Her finner du fakturaer som trenger manuell behandling

Spørringen finner du under Felles - Rapporter - På tvers av selskaper - Delt - Faktura - Alle.

Tips for å finne spørringen

Hvis du ikke husker filstien, kan du søke i søkefeltet oppe til høyre i skjermbildet.

Skriv inn navnet på spørringen i søkefeltet oppe til høyre i skjermbildet for å enkelt søke den frem.

Vi anbefaler at du favorittmerker spørringen. Da slipper du å lete den frem hver gang.

Du får ikke til å gå inn på bilaget direkte fra spørringen. Bilaget må åpnes i registreringsbildet «Registrering av inngående faktura».

Slik behandler du fakturaer som har stoppet før flyt

Du må hente opp fakturaene og korrigere de i registreringsbildet for at de skal gå videre i fakturaflyten. Hent opp bilaget i registreringsbildet, «Registrering av inngående faktura». Det er viktig at du velger riktig bilagsart, for eksempel I0 for EHF-faktura, eller I3 for skannede fakturaer.

Korriger feilen og deretter endre status til N – aktiv.

Endre til status N (Aktiv) under Status.

Lagre. Da blir bilaget sendt på flyt. 

Tips dersom du ikke vet årsaken til at fakturaen har stoppet

Hvis du ikke ser hva som er årsaken til at fakturaen har stoppet kan du åpne den i registreringsbildet, endre status til aktiv og trykke lagre. Da vil du få opp en feilmelding med beskrivelse av hva som må korrigeres.

Tre typiske årsaker til at bilag stopper før flyt og slik løser du det

Det mangler val.dok-relasjon på leverandør

Det mangler val.dok-relasjon i fane 5 på leverandøren. Du vil da få feilmelding «Valuta dok: Ugyldig verdi angitt».

Feilmeldingen står nederst i skjermbildet og er merket med rosa.

I tilfeller hvor det ikke er lagt inn valutadokumentasjonskode på leverandøren, vil bilaget stoppe før flyt. Ved opprettelse av nye, utenlandske leverandører er det viktig at det blir registrert val.dok-relasjon.

Hent opp bilaget i registreringsbildet. Legg inn val.dok-relasjon, endre status til aktiv og lagre.

Alternative val.dok-koder listes opp i nedtrekksmenyen i feltet Valuta dok.

Det er viktig at du også oppdaterer leverandøren samtidig slik at ikke nye faktura fra leverandøren stopper av samme årsak.

Val.dok-relasjon registrerer du i fane 5 på leverandøren.

Periode – forfallsdato er før fakturadato

Hvis en faktura har forfallsdato som er tidligere enn bilagsdato, vil faktura stoppe før flyt. Du må da korrigere forfallsdato. Forfallsdato kan tidligst være samme dato som bilagsdato.

Bilagsdato er 18.10.2022.
Forfallsdato er 04.10.2022.
Når forfallsdato er tidligere enn bilagsdato får du feilmeldingen "Forfall: Forfallsdato må være etter eller lik bilagsdato".

Etter at du har korrigert forfallsdato, endrer du status til aktiv og lagrer. Bilaget blir da sendt på flyt.

Innkjøpsfaktura – match mellom faktura og ordre har feilet

Årsaken er at systemet ikke har klart å matche på verken linje eller sum på bilaget.

Hvis du åpner et slikt bilag i registreringsbildet vil du se at bilaget er koblet til et innkjøpsordrenummer.

Innkjøpsordrenummeret finner du i feltet Innkjøpsordrenummer under Faktura og Leverandør.

Men i fanen Regnskap ligger det ingen konteringslinjer, eventuelt er det ikke konteringslinjer for hele beløpet slik at bilaget ikke balanserer.

Det ligger ingen konteringslinjer i fanen Regnskap.

Her må du som fakturaadministrator foreta manuell matching av ordre mot faktura. Se brukerveiledningen for manuell matching.

Oppdatert: 4. mars 2024

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.