Det er viktig å jevnlig følge opp fakturaer som trenger manuell behandling. Denne brukerveiledningen beskriver hvordan du med rollen Fakturaadministrator kan behandle fakturaer som trenger manuell behandling.
Delservicekunder utfører denne oppgaven selv. DFØ utfører oppgaven for kunder på grunntjeneste.
Om fakturaer som trenger manuell behandling
Fakturaer du finner i spørringen Fakturaer som trenger manuell behandling er fakturaer som stopper opp før flyten. Disse har status E. Fakturaene må behandles manuelt før de kan sendes ut på flyt.
Fakturaene som trenger manuell behandling vil ikke dukke opp i andre spørringer, ettersom de har stoppet før flyten.
Her finner du fakturaer som trenger manuell behandling
Spørringen finner du under Felles - Rapporter - På tvers av selskaper - Delt - Faktura - Alle.
Tips for å finne spørringen
Hvis du ikke husker filstien, kan du søke i søkefeltet oppe til høyre i skjermbildet.
Vi anbefaler at du favorittmerker spørringen. Da slipper du å lete den frem hver gang.
Du får ikke til å gå inn på bilaget direkte fra spørringen. Bilaget må åpnes i registreringsbildet «Registrering av inngående faktura».
Slik behandler du fakturaer som har stoppet før flyt
Du må hente opp fakturaene og korrigere de i registreringsbildet for at de skal gå videre i fakturaflyten. Hent opp bilaget i registreringsbildet, «Registrering av inngående faktura». Det er viktig at du velger riktig bilagsart, for eksempel I0 for EHF-faktura, eller I3 for skannede fakturaer.
Korriger feilen og deretter endre status til N – aktiv.
Lagre. Da blir bilaget sendt på flyt.
Tips dersom du ikke vet årsaken til at fakturaen har stoppet
Hvis du ikke ser hva som er årsaken til at fakturaen har stoppet kan du åpne den i registreringsbildet, endre status til aktiv og trykke lagre. Da vil du få opp en feilmelding med beskrivelse av hva som må korrigeres.
Tre typiske årsaker til at bilag stopper før flyt og slik løser du det
Det mangler val.dok-relasjon på leverandør
Det mangler val.dok-relasjon i fane 5 på leverandøren. Du vil da få feilmelding «Valuta dok: Ugyldig verdi angitt».
I tilfeller hvor det ikke er lagt inn valutadokumentasjonskode på leverandøren, vil bilaget stoppe før flyt. Ved opprettelse av nye, utenlandske leverandører er det viktig at det blir registrert val.dok-relasjon.
Hent opp bilaget i registreringsbildet. Legg inn val.dok-relasjon, endre status til aktiv og lagre.
Det er viktig at du også oppdaterer leverandøren samtidig slik at ikke nye faktura fra leverandøren stopper av samme årsak.
Periode – forfallsdato er før fakturadato
Hvis en faktura har forfallsdato som er tidligere enn bilagsdato, vil faktura stoppe før flyt. Du må da korrigere forfallsdato. Forfallsdato kan tidligst være samme dato som bilagsdato.
Etter at du har korrigert forfallsdato, endrer du status til aktiv og lagrer. Bilaget blir da sendt på flyt.
Innkjøpsfaktura – match mellom faktura og ordre har feilet
Årsaken er at systemet ikke har klart å matche på verken linje eller sum på bilaget.
Hvis du åpner et slikt bilag i registreringsbildet vil du se at bilaget er koblet til et innkjøpsordrenummer.
Men i fanen Regnskap ligger det ingen konteringslinjer, eventuelt er det ikke konteringslinjer for hele beløpet slik at bilaget ikke balanserer.
Her må du som fakturaadministrator foreta manuell matching av ordre mot faktura. Se brukerveiledningen for manuell matching.