Manuell matching

Du mottar denne oppgaven som rekvirent på innkjøpsordren som fakturaen er koblet mot.

Når havner en oppgave i Manuell matching?

Innkjøpsfakturaer havner i Manuell matching dersom

• én eller flere artikkelnummer fra fakturaen ikke samsvarer med innkjøpsordren
• én eller flere dimensjonsverdier fra innkjøpsordren er ugyldig
• ordren inneholder en varelinje som er en beløpsartikkel, mens fakturaen har flere varelinjer med ulike avgiftssatser

Hvordan behandler du innkjøpsfakturaer i trinnet Manuell matching?

I dette trinnet må du manuelt avstemme fakturaen mot innkjøpsordren, slik at systemet får korrekt informasjon om fakturaens innhold.

Dette gjør du ved å:

• justere antall og netto fakturabeløp på ordrelinjene slik at de stemmer med fakturaen
• legge til ekstra fakturalinjer dersom fakturaen inneholder flere linjer enn det som er bestilt på innkjøpsordren
• kontroller avgiftskode mot avgiftssatsen på faktura.

Når faktura er manuelt matchet, trykk Godkjenne.

Dersom det er noe feil med fakturaen, enten at leverandør har økt enhetspris eller lagt til frakt som ikke er i henhold til avtalen, må du følge interne rutiner knyttet til dette. Ofte må du kontakte leverandøren og/eller avvise til regnskap ved behov.

Informasjon og oversikt av skjermbildet Manuell matching

Øverst i skjermbildet vises en informasjonstekst som forklarer:

• hvorfor fakturaen ligger i Manuell matching
• hva du bør kontrollere og utføre før fakturaen kan behandles videre

Fordelingsoversikt for faktura (netto)

Fordelingsoversikten viser om det gjenstår beløp som må fordeles, både for netto beløp og MVA.

• Dersom Gjenstår å fordele (netto) beløp, betyr det at netto fakturabeløp har avvik mot avstemte beløp fra ordren.
• Dersom MVA gjenstår, må du kontrollere avgiftskodene som er valgt på hver linje opp mot avgiftssatser fra faktura

Beløpene oppdateres fortløpende etter hvert som du gjør endringer på ordrelinjene. Når både Gjenstår å fordele og MVA gjenstår er 0, er fakturaen korrekt avstemt og bilaget balanserer.

Forklaring av felt i fordelingsoversikt for faktura (netto)

• Fakturabeløp
  Viser netto fakturabeløp fra fakturaen
• Avstemt beløp
  Viser netto beløp som er avstemt mot innkjøpsordren. Sum beløp fra boksen Juster ordrelinjer i henhold til fakturaen
• Ekstra fakturalinje
  Viser netto fakturabeløp hvis det er registrert ekstra linjer. Henter sum fra boksen Legg til ekstra fakturalinjer.
• Gjenstår å fordele
  Viser differansen av netto beløp mellom fakturaen og konteringslinjene. Summerer Fakturabeløp - Avstemt beløp - Ekstra fakturalinje. Dette beløpet skal være 0 når hele beløpet er fordelt.

• Sum MVA
  Viser sum totalt avgiftsbeløp fra fakturaen.
• Fordelt MVA
  Viser avgiftsbeløpet totalt fra de avstemte ordrelinjene.
• MVA på ekstra fakturalinje
  Viser avgiftsbeløpet totalt fra ekstra fakturalinjene som er lagt til
• MVA gjenstår
  Viser differansen av avgiftsbeløpet mellom fakturaen og konteringslinjene.
  Summerer Sum MVA – Fordelt MVA – MVA på ekstra fakturalinje.
  Beløpet skal være 0 når avgiftskodene er korrekt i henhold til avgiftssatsen på fakturaen.

Fakturatotal (brutto): Viser bruttobeløp fra fakturaen. Netto fakturabeløp + Sum MVA.

Ordreopplysninger

Her finner du:

• Leverandørinformasjon
• Innkjøpsordrenummer

Ved å klikke på leverandør eller ordrenummer får du opp et vindu med mer detaljert informasjon.

Arbeidsflytkommentar

Her kan du registrere en kommentar som

• følger fakturaen videre i arbeidsflyten
• blir tilgjengelig etter bokføring
• lagres i arbeidsflytloggen
• er søkbar i spørringen Faktura med kommentarer og loggverdi

Juster ordrelinjer i henhold til fakturaen

Her vises alle aktive ordrelinjer fra innkjøpsordren.

• Som standard settes Antall fakturert og Netto fakturabeløp lik verdiene fra innkjøpsordren
• Du må justere antall og nettobeløp i henhold til informasjonen på fakturaen

For hver linje ser du:

• bestilt antall og beløp
• antall som det er registrert varemottak på
• alle beløp vises i netto

Registrering av ekstra fakturalinjer

Her kan du legge til ekstra linjer for varer eller tjenester som ikke ligger på innkjøpsordren, for eksempel:

• Frakt
• Gebyr
• Andre varer

Fremgangsmåte:

• Legg til ny rad
• Velg tilgjengelig artikkel eller fritekstartikkel
• Legg inn beskrivelse hvis fritekstartikkel er valgt. Beskrivelsen legges til på tilhørende konteringslinje og blir med i regnskapet
• Fyll inn antall fakturert og netto fakturabeløp fra fakturaen

Ekstra fakturalinjer som legges til oppdateres også på innkjøpsordren.

Kontering

Nederst ligger konteringslinjene. Disse genereres basert på:

• avstemte ordrelinjer
• ekstra linjer som er lagt til

Viktig å merke seg:

• Kontering på eksisterende linjer hentes fra innkjøpsordren
• Ekstra fakturalinjer du legger til må konteres manuelt
• Alle konteringslinjer må være fullstendig utfylt før fakturaen kan behandles videre

Netto fakturabeløp hentes fra ordrelinjene som er avstemt. Avgiftsbeløpet beregnes ut fra avgiftskoden som er valgt.

Feltene Verdi og Antall har ingen funksjon, men må vises av tekniske årsaker.

For å se hvilken ordrelinje den enkelte konteringslinjen tilhører, må du se på beskrivelsen og beløpet.

Kopier kontering

Dersom ekstra linje som ble lagt til skal ha samme kontering som en av de andre konteringslinjene, gjør følgende:

1. Stå på linjen som skal få kontering, den blir markert blå
2. Huk av linjen du vil kopiere fra
3. Trykk på knappen Kopier kontering
4. Avgiftskode må fylles ut manuelt

Handlinger som kan utføres er:

• Godkjenne – bilag som balanserer går videre på arbeidsflyt
• Avvise til regnskap – bilag blir sendt til trinnet Avviste innkjøpsfaktura

Fremgangsmåte for justering av ordrelinjer i forhold til faktura

I dette eksempelet har vi bestilt to varelinjer på ordren, men fakturaen viser tre varelinjer. Når du ser i boksen Juster ordrelinjer i forhold til faktura, vil du se de to varelinjene som er bestilt.

1. Sjekk linje 1

• Antall bestilt er likt antall fakturert, så det er ikke behov for korrigering
• Merk deg imidlertid at det er et avvik i netto beløp. Bestillingen var på kr 12 000,-, men fakturaen viser kr 12 500,-
• Dette betyr at netto fakturabeløp må endres til kr 12 500,- for å samsvare med hva som er fakturert

2. Sjekk linje 2

• Her er det ingen avvik verken på antall eller beløp mellom ordre og faktura, så ingen justering er nødvendig

3. Ekstra varelinje

Veiledning for å legge til ekstra fakturalinjer