En leverandør som skal benyttes i innkjøpsløsningen må først aktiveres.
Se instruksjonsfilm for hvordan du aktiverer en leverandør for innkjøp. Aktiveringen vises i steg 5 i filmen.
Vær oppmerksom på at alle leverandører dere benytter i løsningen er tilgjengelige ved opprettelse av innkjøpsforespørsel, mens det kun er aktiverte leverandører det er mulig å sende bestillinger til.
For å aktivere en leverandør og gjøre det mulig å sende ut innkjøpsordre er det nødvendig å definere på hvilket format utsendelsen skal gjøres for den enkelte leverandør. Dette angir du i leverandørregisteret.
Menypunktet finner du under Innkjøp – Leverandørinformasjon - Leverandører
Velg hvordan innkjøpsordren skal sendes
Det er valg av IOFORMAT som definerer hvilket format som skal benyttes ved utsendelse av innkjøpsordre.
Følgende alternativer er tilgjengelig:
EHF
- Innkjøpsordren sendes ut på EHF-format til leverandøren.
Velg EHF hvis du vet at leverandøren kan ta imot EHF-ordre. Vi anbefaler at du legger inn EHF-relasjon på de leverandørene dere skal benytte på katalog eller nettbutikk (punchout).
- Innkjøpsordren sendes ut som PDF på e-post til leverandøren.
- Ved valg av dette formatet forutsettes det at e-post er registrert på leverandøren. E-post legges til i fanen Kontaktinformasjon i leverandørregisteret.
Hvis dere kun skal benytte fritekst mot en leverandør, må du velge PDF som relasjon.
LOCAL
- Innkjøpsordren sendes som PDF til e-postadressen registrert på brukeren som opprettet innkjøpsforespørselen. Innkjøpsordren sendes altså ikke til leverandøren.
Dette alternativet velger du dersom leverandøren skal benyttes
for butikkjøp.
Slik velger du format
- Åpne leverandørregisteret og tast inn ønsket leverandør
- Deretter klikker du på fanen Relasjoner
- Klikk på relasjonsverdifeltet for raden Purchase order format (IOFORMAT)
- Tast space for å få opp alle tilgjengelige alternativer
- Velg passende IOFORMAT
- Klikk deg ut av feltet eller velg Tab
- Trykk Lagre
Krav om e-postadresse på leverandør
Alle leverandører som skal motta innkjøpsordre må registreres
med en e-postadresse.
Innkjøpere/rekvirenter får en feilmelding dersom de forsøker å
sende en rekvisisjon til godkjenning på en leverandør uten
registrert e-postadresse. Dette gjelder også hvis ordren skal
sendes til en leverandør via EHF.
Merk at sjekken kun tar hensyn til om e-postadresse er registrert. Det sjekkes ikke om e-post er gyldig.
Aktivere leverandør for fritekstartikkel
For at en leverandør skal bli tilgjengelig for fritekstbestilling, må relasjonen FRITEKSTLEV aktiveres på leverandøren under fane Relasjoner.
Relasjonen aktiverer du ved å legge inn relasjonsverdi 1.
Det tar cirka fem minutter fra du aktiverer til leverandøren er tilgjengelig som et valg i nedtrekksmenyen.
For å deaktivere leverandør som fritekstleverandør må du oppdatere relasjonsverdien med verdi 0. Når relasjonen er oppdatert i løsningen er ikke leverandøren lenger tilgjengelig i nedtrekksmenyen.
Kontakt
Kontakt kundesenter for regnskap
- e-post: regnskap [at] dfo.no (regnskap[at]dfo[dot]no)
- Kundesenter på nett
- telefon: 407 67 157