Digitale bilag

På denne siden har vi samlet all informasjon om digitale bilag.

Hva er et digitalt bilag?

Et digitalt bilag er et hovedbokbilag som automatisk blir sendt på arbeidsflyt med elektronisk attestasjon og godkjenning i Unit4 ERP, før det blir bokført i hovedboka. Løsningen gjelder ikke for kunde- eller leverandørbilag.

Digitale bilag er tilgjengelig både i desktop- og webversjonen av Unit4 ERP.

Fordeler med digitale bilag

Digitale bilag har flere fordeler, blant annet:

Dere slipper å ha bilagene på papir siden de blir registrert, attestert og godkjent direkte i systemet.
Oppbevaringsplikten blir ivaretatt fordi det blir satt opp et dokumentarkiv med kobling mot hovedbok.
Mindre feil fordi bilaget blir validert når det blir registrert. Bilaget valideres mot kontoplan, konteringsregler og begrepsverdier.
Det er enkelt å spore en oppgave gjennom systemet.
Sikrer at bilaget blir attestert og godkjent av riktige personer i virksomheten, i tillegg til at dette vil være dokumentert.
Du får varsel på e-post hvis du har en oppgave til behandling.

Om løsningen

Det er et standard oppsett for hvordan løsningen skal settes opp, men dere har likevel noen valgmuligheter. Digitale bilag settes opp med de standard bilagsartene AH, AI og AM for arbeidsflyt, med tilsvarende bilagsart for H1, H2 og M1 for bokføring i hovedboka.

De ulike bilagsartene kan følge samme periodekutt som inngående faktura. Periodekutt er hvor mange virkedager inn i ny periode bilag kan posteres på forrige periode. Etter denne dagen vil bilag automatisk posteres på aktuell periode.

Som standard inngår bilagsart AH i periodekutt, mens AI og AM er unntatt.

Bilagsart arbidsflyt		Bilagsart bokføring		Bilagsserie		Periodekutt
AH	Mottaksregistrering digitale bilag	H1	Bokføring digitale bilag (AH)	HB	Bokføring hovedbokbilag	Ja
AI	Mottaksregistrering digitale bilag	H2	Bokføring digitale bilag (AI)	HB	Bokføring hovedbokbilag	Nei
AM	Mottaksregistrering digitale SRS-bilag	M1	Bokføring digitale SRS-bilag (AM)	MV	Avsetninger	Nei

Arbeidsflyter

De ulike bilagsartene kan ha ulike arbeidsflyter, og det er mulig med enten to-trinns godkjenning eller ett-trinns godkjenning for digitale bilag, og dette kan settes opp per bilagsart.

To-trinns godkjenning

Attestant:

For attestant kan dere velge å ha enten attestant sentralt eller angitt attestant:

Attestering sentralt: Bilaget går til brukere med attestantrolle RD Attestant digitale bilag.
Angitt attestant: Attestant angis ved registrering av bilaget og sendes videre til vedkommende på flyt. Det er bare mulig å velge brukere som har rollen RD Attestant digitale bilag .

Det er kun mulig å benytte èn av disse for attestering hos en virksomhet fordi samme rolle RD Attestant digitale bilag benyttes av begge alternativer.

Dersom bilag registreres av attestant, vil bilaget bli automatisk attestert og gå videre til godkjenning.

Godkjenner:

Som godkjenning kan dere velge enten godkjenning sentralt eller at det følger fullmaktsmatrisen.

Godkjenning sentralt: Bilaget går til brukere med rollen RD Godkjenner digitale bilag. Førstemann til å behandle bilaget godkjenner bilaget på vegne av alle.
Godkjenning i henhold til fullmakter: Bilaget går til godkjenning til BDM1 i henhold til fullmaktsmatrisen. Det er samme fullmaktsmatrise som er satt opp for fakturaløsningen som blir benyttet.

Se mer informasjon om hvordan dere kan administrere fullmaktsmatrisen på denne siden:

Administrere fullmakter

Ett-trinns godkjenning

Attestant:

Automatisk attestering av den som registrerer bilaget. Bilaget går da direkte til godkjenner.

For godkjenning kan man velge enten godkjenning sentralt eller ifølge fullmaktsmatrise for inngående faktura.

1. Godkjenning sentralt: Bilaget går til brukere med rollen RD Godkjenner digitale bilag. Førstemann til å behandle bilaget godkjenner bilaget på vegne av alle.

2. Godkjenning i henhold til fullmakter: Bilaget går til godkjenning til BDM1 i henhold til fullmaktsmatrisen. Det er samme fullmaktsmatrise som er satt opp for fakturaløsningen som blir benyttet.

De fleste velger her å ha godkjenning sentralt, og ikke ved bruk av fullmaktsmatrisen.