Denne rutinen skal bidra til å sikre at alle påløpte kostnader blir resultatført i riktig periode og alle påløpte forpliktelser framgår av balansen.
Frist: Månedlig, før avslutning av perioden.
Avgrensning: Periodiseringer og avsetninger av overtid, reisekostnader etc. og som utbetales via lønn er omtalt i egne rutinebeskrivelser.
Forbruk av varer og tjenester gjennom perioden blir ofte fakturert etterskuddsvis. Dette kan medføre at virksomheten ikke har mottatt faktura for varer eller tjenester ved periodeslutt. Virksomheten må da vurdere om de påløpte kostnadene er vesentlige. Hvis påløpte kostnader er vesentlige, skal virksomheten gjøre en avsetning slik at kostnadene for perioden blir reflektert i regnskapet. Fakturaer for varer og tjenester som ikke er mottatt ved periodeslutt må avsettes i den perioden varen eller tjenesten er mottatt.
Ved periodeavslutning kan det oppstå avvik mellom mottatte og bokførte inngående fakturaer. Årsaken kan være at fakturaer som er mottatt i forsystemet ikke er ferdigbehandlet og derfor ikke overført til regnskapet. Ved periodeslutt bør virksomheten vurdere om avviket er vesentlig. Ved vesentlige avvik skal det gjøres en avsetning slik at kostnadsbildet gjenspeiler periodens ressursforbruk. Fakturaer for varer og tjenester som er mottatt og som ligger i forsystem ved periodeslutt må også avsettes i den perioden varen eller tjenesten er mottatt.
| Ansvarlig/utføres av | Handling - oppgave |
|---|---|
| Virksomhet | Identifisere mottatte varer og tjenester, hvor fakturaen ligger i forsystemet Det må undersøkes om det ligger fakturaer i arbeidsflyt og til godkjenning ved periodeslutt. Det vil si fakturaer som enda ikke er bokført i regnskapet. Unit4 ERP I Unit4 ERP kan man bruke rapport Avsetningsgrunnlag (AVS01) for å få oversikt over transaksjoner i Unit4 ERP som er til behandling på arbeidsflyt, og som man bør vurdere å avsette i regnskapet. Se Brukerveiledning til Avsetningsgrunnlag (AVS01). |
| Virksomhet | Identifisere mottatte varer og tjenester, hvor faktura ikke er mottatt Virksomheter som bruker innkjøpssystem i Unit4 ERP kan benytte rapport Avsetningsgrunnlag (AVS01) for å identifisere åpne innkjøpsordrer som det er gjort varemottak på. Hvis virksomheten benytter innkjøpssystem utenfor Unit4 ERP for bestilling og i tillegg foretar mottaksregistrering av varer og eventuelt tjenester benyttes relevante rapporter fra innkjøpssystemet for mottatte varer/tjenester, ikke mottatt faktura som grunnlag for periodisering. |
| Virksomhet | Identifisere mottatte varer og tjenester uten systemstøtte, samt andre påløpte kostnader Opplysninger om påløpte kostnader bør innhentes fra innkjøpsansvarlig, budsjettansvarlige m.fl. I praksis kan dette løses ved gode rutiner og dialog med innkjøpsavdelinger, prosjektledere og andre som har budsjettdisponeringsmyndighet for å kartlegge kjøp av varer og tjenester hvor faktura ikke er mottatt. For å sikre at alle vesentlige utgifter blir periodisert bør større virksomheter etablere egne rutiner for innrapportering fra de som har innkjøpsfullmakt og/eller andre roller der de forplikter virksomheten økonomisk. Dette kan eksempelvis løses ved bruk av et fast skjema der ansvarlige for det enkelte koststed utarbeider en oversikt over pådratte forpliktelser i perioden som ikke er bokført. Analyser Regnskapsanalyser kan være hensiktsmessig å benytte for å fange opp eventuell manglende periodiseringer: • sammenligning med tidligere perioder • sammenligning med budsjett og/eller prognoser Kontroll mot avtaler Kontroll regnskapet mot inngåtte avtaler som forplikter virksomheten økonomisk minst en gang i året, og gjerne tidlig i året i tillegg til 31.12. Blant andre kan følgende avtaler være relevante for å periodisere faste kostnader riktig: • Husleieavtaler • Service- og vedlikeholdsavtaler • Renhold • Forsikringsavtaler Avtaler knyttet til prosjekter: • Materialkostnader • Tid; innleie av konsulenter • etc. |
| Virksomhet | Vurdere vesentlighet Det skal foretas periodiseringer for alle vesentlige kostnader. Virksomheten bør fastsette en beløpsgrense e.a. for når man skal periodisere en utgift, f.eks. prosentsats ut fra hvilken konto / kostnad det gjelder. Vesentlighetsgrensen trenger heller ikke være den samme for alle enheter i en virksomhet. Interne styringsbehov kan være avgjørende for den enkelte enhet. Alle periodiseringer vil inngå i dokumentasjon av balansen ved månedsslutt og skal spesifiseres, dokumenteres og eventuelt vurderes. Det er derfor viktig å ha et bevisst forhold til alle periodiseringer slik at mindre beløp holdes utenfor. I SRS 3 punkt 2 er vesentlige feil definert. |
| Virksomhet | Beste estimat Behovet for regnskapsestimat oppstår når det er usikkerhet i en størrelse. Ved usikkerhet skal det brukes beste estimat. Beste estimat skal bygge på tilgjengelig informasjon på tidspunktet for avleggelse av regnskapet. Ved utøvelse av skjønn må det utvises aktsomhet slik at kostnader og forpliktelser ikke blir undervurdert (forsiktighetsprinsippet). Samtidig representerer begrepet beste estimat et klart forbud mot estimater som bidrar til skjulte reserver. En kan derfor ikke legge ubegrunnet forsiktighet til grunn og på den måten bygge opp regnskapsmessige reserver. |
| Virksomhet | Utarbeide periodiseringsbilag Utarbeide og godkjenne periodiseringsbilag. Med noen spesifikke unntak (bl.a. innen lønn) balanseføres periodiseringer, inkludert avsetninger på konto 2960 Påløpte kostnader med motpost på aktuelle resultatkonti. Det påføres reverseringsperiode på bilaget. Vanligvis kommende periode. Dette gjelder både bilag som benevnes periodiseringer og avsetninger i Unit4 ERP (avsetninger er en variant av periodisering). Eksempler: • Mottatte, ikke bokførte fakturaer • Mottatte varer/tjenester ikke mottatt faktura, samt andre utgifter med kjent innhold, tidspunkt og beløp), og • Avsetninger, inkludert eventuelt usikre forpliktelser (utgifter der det foreligger usikkerhet mht. beløp, tidspunkt for når kravet blir fremmet etc.). Periodiseringsbilaget kan enten bokføres direkte i Unit4 ERP eller ved hjelp av innlesning av fil dersom det er mange posteringer. Virksomheten sender fil til DFØ for innlesning. Merk at avsetninger gjøres eksklusiv merverdiavgift hvis man har fradrag på merverdiavgift eller inngår i nettoføringsordningen. |
| Delservice: Virksomhet Grunntjeneste: DFØ | Avsetning i Unit4 ERP Ved periodiseringer av kostnader som skal reverseres i sin helhet i etterfølgende periode kan funksjonalitet for Avsetning i Unit4 ERP benyttes. Se brukerveiledning for avsetningsfunksjon i Unit4 ERP. |
| Virksomhet | Kontrollfunksjon Etter at avsetningsbilaget er bokført sjekker virksomheten periodens regnskap opp imot faktiske leverte varer og tjenester. Dersom ikke alle postene er kommet med i periodiseringen utarbeider virksomheten et nytt bilag som bokføres. |
Henvisninger:
• SRS 1 Presentasjon av virksomhetsregnskapet
• SRS 3 Prinsippendring, estimatendring og korrigering av feil
• Brukerveiledning for avsetningsrapport i Unit4 ERP
• Brukerveiledning for avsetning i Unit4 ERP