Ved periodeavslutning skal det gjøres avsetninger av kostnader som har påløpt i perioden, men som ikke er bokført. Påløpt, ikke forfalt lønn, feriepenger og arbeidsgiveravgift bør kostnadsføres løpende og avsettes som påløpt lønn frem til utbetalingstidspunktet.
Denne avstemmingen skal kontrollere at påløpt lønnskostnad er avsatt med tilsvarende beløp i balansen. I denne kontrollen vil eventuelle feilposteringer på aktuelle konti avdekkes.
For virksomheter som benytter DFØs systemløsninger for avsetninger skal lønnsavsetningene avstemmes mot grunnlaget i SAP. Denne avstemmingen kontrollerer om utgående balanse på konto 291x, inneholder mer enn automatiske avsetninger fra SAP. Avstemmingen bør gjøres minimum hvert tertial.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Aktuelt regelverk
SRS 25 Ytelser til ansatte
Bokføringsforskriften § 6-4
Framgangsmåte og arbeidsdeling
| Tilleggstjeneste SRS | Ikke tilleggstjeneste SRS | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ | Kunde | Tabell S12A Avstemming av påløpt lønnskostnad Kjør spørring i Unit4 ERP, og overfør beløpene til avstemmingsmappen. Kontroller at sum konto 5090/5190 har tilsvarende saldo med motsatt fortegn på konto 2910. Kontroller at sum konto overtid 5050/5150 og timelønn 5000/5100 har tilsvarende saldo på konto 2915. Resultatføring kan skje på andre kontoer dersom dette gjelder timer til utbetaling. Spørringen hensyntar eventuell automatpostering av reversering feriepenger fra konto 5012/5013/5112/5113 til konto 5000/5100. | Spørring Unit4 ERP DFØRPA S12A Avstemming av påløpt lønn |
| For virksomheter som benytter DFØs systemløsninger for avsetninger | |||
| DFØ | Kunde | Dersom dere har automatisk avsetning av fleksitid og feriedager fra SAP, fyll inn tabell S12B Avstemming av påløpt fleksitid og feriedager mot SAP. Tabell S12B Avstemming av påløpt fleksitid og feriedager mot SAP I tabellen skal dere kontrollere endringen på konto i Unit4 ERP i perioden mot avsetning og reversering av avsetning for tidligere perioder fra SAP. Til slutt er det en kontroll av om det er forskjell mellom utgående balanse i regnskapet og avsetning fra SAP. Kjør spørring i Unit4 ERP, og overfør beløpene til avstemmingsmappen. I kolonne B skal endringen på konto 2910 i perioden legges inn. I spørringen vises dette som sum på 2910. I kolonne E skal beløp for reversering av avsetning legges inn. Beløpet hentes fra bilaget som har «Reversering avsetning fleksitid» i tekstfeltet i spørringen S12BC. For periode 12 skal i tillegg beløp hentes fra bilaget som har «Reversering avsetning feriedager» i tekstfeltet i spørringen S12BC. I kolonne C og D skal grunnlaget fra SAP legges inn. Finn kjørenummer for avsetning av fleksitid og feriedager i perioden i spørringen S12BC. Kjørenummer finnes i tekstfeltet for bilaget for avsetning. Kjør rapport både for fleksitid og feriedager i YPT_BUDSJ_LOG i SAP for aktuelle kjørenummer, hak av for «HR-data» og overfør totalsum for avsetning på konto 2910 til avstemmingsmappen. Merk at dette tallet skal legges inn med samme fortegn som i SAP (normalt pluss) og ikke slik det vises i Unit4 ERP. Differansekolonnen (kolonne F) viser om det er differanse mellom avsetning og reversering på konto 2910 i den aktuelle perioden. Differanse må forklares. I kolonne I kontrolleres forskjell mellom saldo på konto i Unit4 ERP og avsetning fra SAP. Dersom null i kolonne I så består saldo på konto 2910 kun av avsetning fra SAP. Dersom det er en differanse mellom Unit4 ERP og SAP, kan det skyldes manuelle avsetninger. Ved 1. år SRS kan differanse skyldes åpningsbalansen i periode 202X00. Kjør spørring i Unit4 ERP for manuelle avsetninger i perioden, og overfør spesifikasjon til avstemmingsmappen. Dersom dere har manuelle avsetninger pr 31.12. foregående år, må dette legges inn under kontroll av utgående balanse. | Spørring Unit4 ERP DFØRPA S12BC Avstemming av påløpt lønnskostnad SAP Transaksjonskode SAP YPT_BUDSJ_LOG Spørring Unit4 ERP DFØRPA S12 Manuelle avsetninger |
| DFØ | Kunde | Dersom dere har automatisk avsetning av overtid og reisetid til utbetaling fra SAP, fyll inn tabell S12C Avstemming av påløpt overtid mot SAP. Tabell S12C Avstemming av påløpt overtid mot SAP I tabellen skal dere kontrollere endringen på konto i Unit4 ERP i perioden mot avsetning og reversering av avsetning for tidligere perioder fra SAP. Til slutt er det en kontroll av om det er forskjell mellom utgående balanse i regnskapet og avsetning fra SAP. Kjør spørring i Unit4 ERP for perioden som skal kontrolleres, og overfør tallene til avstemmingsmappen. Legg først inn tall for konto 2915 Skyldig påløpt lønn – endring i perioden (kolonne B). Beløpet hentes fra sumlinjen for konto 2915 i spørringen. Legg deretter inn tall for reversering 1 og 2 i perioden (kolonne D og E). Beløpene hentes fra bilagene som har «Reversering avsetning» i tekstfeltet i spørringen S12BC. I kolonne C skal beløp fra grunnlaget i SAP legges inn. Finn kjørenummer for avsetning av overtid til utbetaling i perioden i spørringen S12BC. Kjørenummer finnes i tekstfeltet for bilaget for avsetning. Kjør rapport i YPT_BUDSJ_LOG i SAP for aktuelt kjørenummer, hak av for «HR-data» og overfør totalsum for avsetning på konto 2915 til avstemmingsmappen. Merk at dette tallet skal legges inn med samme fortegn som i SAP (normalt pluss) og ikke slik det vises i Unit4 ERP. Differansekolonnen (kolonne F) viser om det er differanse mellom avsetning og reversering på konto 2915 i den aktuelle perioden. Differanse må forklares. I kolonne I kontrolleres forskjell mellom saldo på konto i Unit4 ERP og avsetning fra SAP. Dersom null i kolonne I så består saldo på konto 2915 kun av avsetning fra SAP. Dersom det er en differanse mellom Unit4 ERP og SAP, kan det skyldes manuelle avsetninger. Ved 1.år SRS kan differansen skyldes åpningsbalanse i periode 202x00. Kjør spørring i Unit4 ERP for manuelle avsetninger i perioden, og overfør spesifikasjon til avstemmingsmappen. Dersom dere har manuelle avsetninger pr 31.12. foregående år, må dette legges inn under kontroll av utgående balanse. | Spørring Unit4 ERP DFØRPA S12BC Avstemming av påløpt lønnskostnad SAP Transaksjonskode SAP YPT_BUDSJ_LOG Spørring Unit4 ERP DFØRPA S12 Manuelle avsetninger |
| DFØ | Kunde | Grunnlaget fra SAP lagres som dokumentasjon for periodens avsetning. Konklusjon og eventuelle ytterligere dokumentasjon og kommentarer tas inn i avstemmingsskjema. | |
| DFØ | Ikke aktuelt | DFØ Ikke aktuelt Gå til fane «Konti og status». DFØ setter konto til «Klargjort av DFØ» når kontoen er sjekket og klar for overlevering til kunde. Det legges inn dato for utarbeidelse i felt for «Klargjort dato DFØ». Dersom det er oppdaget feil eller mangler vil dette bli kommentert i tabellen for “Oppsummering og forklaring til avvik”. Legg også inn en kort og informativ melding i «Kommentar til Konti og status» i fanen. | |
| Kunde | Ikke aktuelt | Sjekk “Kommentarer/oppfølgingspunkter til kunde” i Konti og status, og “Oppsummering og forklaring til avvik” i fanen. | |
| Kunde | Kunde | Gjør nødvendige vurderinger og legg til relevant dokumentasjon. I fanen er det henvist til rapporter vedlagt i perioden fra DFØ dersom dere har grunntjeneste. Her må også kunde legge til henvisning til egen dokumentasjon. Dette gjøres ved å legge til linjer i tabellen. Gå til fane «Konti og status» og fyll inn kolonnene: • Godkjent av kunde • Godkjent dato kunde • Kundens egne kommentarer |