Ved periodeavslutning skal det gjøres avsetninger for kostnader som har påløpt i perioden, men som ikke er bokført. Påløpt, ikke forfalt lønn, feriepenger og arbeidsgiveravgift bør kostnadsføres løpende og avsettes som påløpt lønn frem til utbetalingstidspunktet.
Denne avstemmingen skal kontrollere at avsatt arbeidsgiveravgift (AGA) for påløpt lønn, påløpt overtid og påløpte refusjoner fra NAV er korrekt klassifisert i balansen. I denne kontrollen vil eventuelle feilposteringer på aktuelle konti avdekkes.
For virksomheter som benytter DFØs systemløsninger for avsetninger skal avsetning av arbeidsgiveravgift avstemmes mot grunnlaget i SAP. Denne avstemmingen kontrollerer om utgående balanse på konto 2780 og 2781, inneholder mer enn automatiske avsetninger fra SAP. Avstemmingen bør gjøres minimum hvert tertial.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Aktuelt regelverk
SRS 25 Ytelser til ansatte
Bokføringsforskriften § 6-4
| Tilleggstjeneste SRS | Ikke tilleggstjeneste SRS | Oppgave – handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ | Kunde | Tabell S15A Kontroll av påløpt AGA Kjør spørring i Unit4 ERP, og overfør beløpene til avstemmingsmappen. Kontroller at konto 2780 Påløpt AGA av påløpte lønnskostnader, konto 2781 Påløpt AGA av fleksitid, over- og reisetid til avspasering, og konto 2782 Påløpte AGA på NAV-refusjoner har tilsvarende saldo på konto 5410 AGA påløpte lønnskostnader. Dersom differanser må dette forklares, og eventuelt korrigeres. Typisk årsak ved differanse kan være transaksjoner på feilkonto. Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn. | Spørring Unit4 ERP DFØRPA S15A Kontroll av påløpt AGA |
| For virksomheter som benytter DFØs systemløsninger for avsetninger | |||
| DFØ | Kunde | Dersom man har automatisk avsetning av overtid og reisetid til utbetaling fra SAP, fyll inn tabell S15B Kontroll av påløpt AGA av skyldig påløpt lønn fra SAP. Tabell S15B Kontroll av påløpt AGA av skyldig påløpt lønn fra SAP I tabellen skal man kontrollere endringen på konto i Unit4 ERP i perioden mot avsetning og reversering av avsetning for tidligere perioder fra SAP. Til slutt er det en kontroll av om det er forskjell mellom utgående balanse i regnskapet og avsetning fra SAP. Kjør spørring i Unit4 ERP, og overfør beløpene til avstemmingsmappen. I kolonne B skal endringen på konto 2780 legges inn. I spørringen vises dette som sum konto 2780. Legg deretter inn tall for reversering 1 og 2 i perioden (kolonne D og E). Beløpene hentes fra bilagene som har «Reversering avsetning» i tekstfeltet i spørringen S15BC. I kolonne C skal beløp fra grunnlaget i SAP legges inn. Finn kjørenummer for avsetning av overtid til utbetaling i perioden i spørringen S15BC. Kjørenummer finnes i tekstfeltet for bilaget for avsetning. Kjør rapport YPT_BUDSJ_LOG i SAP for aktuelt kjørenummer og hak av for «HR-data», og overfør totalsum for AGA av avsetning på konto 2780 til avstemmingsmappen. Merk at dette tallet består av AGA på avsetning og AGA på feriepenger av avsetning, og tallet skal legges inn med samme fortegn som SAP (normalt pluss) og ikke slik det vises i Unit4 ERP. Differansekolonnen (kolonne F) viser om det er differanse mellom avsetning og reversering på konto 2780 i den aktuelle perioden. Differanse må forklares. I kolonne I kontrolleres forskjell mellom saldo på konto i Unit4 ERP og avsetning fra SAP. Dersom null i kolonne I så består saldo på konto 2780 kun av avsetning fra SAP. Dersom det er differanse mellom Unit4 ERP og SAP, kan det skyldes manuelle avsetninger. Ved 1. år SRS kan differanse skyldes åpningsbalanse i periode 202x00. Kjør spørring i Unit4 ERP for manuelle avsetninger i perioden, og overfør spesifikasjon til avstemmingsmappen. Dersom man har manuelle avsetninger per 31.12. foregående år, må dette legges inn under kontroll av utgående balanse. Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn. | Spørring Unit4 ERP DFØRPA S15BC Kontroll av påløpt AGA SAP Transaksjonskode SAP YPT_BUDSJ_LOG Spørring Unit4 ERP DFØRPA S15 Manuelle avsetninger |
| DFØ | Kunde | Dersom man har automatisk avsetning av fleksitid og feriedager fra SAP, fyll inn tabell S15C Kontroll av påløpt AGA på fleksitid, reisetid og feriedager fra SAP. Tabell S15C Kontroll av påløpt AGA på fleksitid, reisetid og feriedager fra SAP I tabellen skal man kontrollere endringen på konto i Unit4 ERP i perioden mot avsetning og reversering av avsetning for tidligere perioder fra SAP. Til slutt er det en kontroll av om det er forskjell mellom utgående balanse i regnskapet og avsetning fra SAP. Kjør spørring i Unit4 ERP, og overfør beløpene til avstemmingsmappen. I kolonne B skal endringen på konto 2781 i perioden legges inn. I spørringen vises dette som sum på konto 2781. I kolonne E skal beløp for reversering av avsetning legges inn. Beløpet hentes fra bilaget som har «Reversering avsetning i fleksitid» i tekstfeltet i spørringen i S15BC. I kolonne C og D skal grunnlaget fra SAP legges inn. Finn kjørenummer for avsetning av fleksitid og feriedager i perioden i spørringen S12BC. Kjørenummer finnes i tekstfeltet for bilaget avsetning. Kjør rapport for både fleksitid og feriedager i YPT_BUDSJ_LOG i SAP for aktuelle kjørenummer, hak av for «HR-data» og overfør totalsum for AGA av avsetning på konto 2781 til avstemmingsmappen. Merk at dette tallet skal legges inn med samme fortegn som i SAP (normalt pluss) og ikke slik det vises i Unit4 ERP. Differansekolonnen (kolonne F) viser om det er differanse mellom avsetning og reversering på konto 2781 i den aktuelle perioden. Differanse må forklares. I kolonne I kontrolleres forskjell mellom saldo på konto i Unit4 ERP og avsetning fra SAP. Dersom null i kolonne I så består saldo på konto 2781 kun av avsetning fra SAP. Dersom det er differanse mellom Unit4 ERP og SAP, kan det skyldes manuelle avsetninger. Ved 1. år SRS kan differanse skyldes åpningsbalanse i periode 202x00. Kjør spørring i Unit4 ERP for manuelle avsetninger i perioden, og overfør spesifikasjon til avstemmingsmappen. Dersom man har manuelle avsetninger per 31.12 foregående år, må dette legges inn under kontroll av utgående balanse. Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn. | Spørring Unit4 ERP DFØRPA S15BC Kontroll av påløpt AGA SAP Transaksjonskode SAP YPT_BUDSJ_LOG Spørring Unit4 ERP DFØRPA S15 Manuelle avsetninger |
| DFØ | Kunde | Grunnlaget fra SAP lagres som dokumentasjon for periodens avsetning. Konklusjon og eventuelle ytterligere dokumentasjon og kommentarer tas inn i avstemmingsskjema. |
Henvisninger
Brukerveiledning for uttak av SAP-rapporter avsetning av tid og ikke avviklet ferie