NAV-refusjoner inneholder flere kontroller. Under er de ulike kontrollene beskrevet.
Ax-A: Avstemmingen skal kontrollere at det ikke forekommer avvik mellom rapport K27 fra NAV og det som er inntektsført i Unit4 ERP.
Ax-B: Denne avstemmingen skal kontrollere at det ikke forekommer avvik mellom Debitor NAV i Unit4 ERP og i SAP.
Ax-C: Denne avstemmingen skal kontrollere at det ikke forekommer avvik mellom Debitor NAV i Unit4 ERP og gjennomgangskonti / påløpte refusjoner i Unit4 ERP.
Ax-D: Saldo på konto 1574 Interimskonto for NAV-refusjoner. Saldoen må spesifiseres, og bør være null.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Berører andre rutiner: Bankavstemming, Manglende oppgjørsrapport
Aktuelt regelverk
Økonomireglementet § 14 og bestemmelsene pkt. 4.4.6, se også pkt. 5.4.1
Bokføringslovens § 11, bokføringsforskriftens kapittel 6 og NBS 5.
Definisjoner
K27 Oppgjørsrapport
Spesifikasjon av sykepenger / foreldrepenger refusjon fra NAV.
Framgangsmåte og arbeidsdeling (rekkefølge på arbeidet)
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| Avhenger av avtale med lønnsdivisjonen i DFØ DFØ / Kunde | Avhenger av avtale med lønnsdivisjonen i DFØ DFØ / Kunde | Hent ut Oppgjørsrapport K27 med oversikt over refusjoner fra NAV fra Altinn. Ivaretas av DFØ ved lønnsdivisjonen (LD) for de som har tjenestemodellen grunntjeneste på lønn | Oppgjørsrapport K27 med oversikt over refusjoner fra NAV |
| Kunde (eventuelt lønnsdivisjonen i DFØ) | Kunde (eventuelt lønnsdivisjonen i DFØ) | Kontroller sykmeldinger og permisjoner mot mottatte refusjoner. Husk tremånedersfristen på refusjon jf. folketrygdloven § 22-13 femte ledd. | |
| Kunde (eventuelt lønnsdivisjonen i DFØ) | Kunde (eventuelt lønnsdivisjonen i DFØ) | Kontroller at arbeidsgiveravgift på utbetalte sykepenger er reversert i lønnssystemet og bokført. | |
| DFØ | Kunde | Ax-A: - Bruk spørring i Unit4 ERP for å ta ut saldo på resultatført syke- og foreldrepenger. Tallene settes inn i kolonne for aktuell avstemmingsperiode. - K27 fra forrige måned hentes på DFØ Fildel, og totalbeløpet i rapporten settes inn i perioden som skal avstemmes i skjema. - Eventuelle avvik må identifiseres og beskrivelse av tiltak for retting må fylles ut i “Forklaring på differanser”. | Spørring i Unit4 ERP: DFØRPA A07 Avst. NAV-refusjoner (Ax-A) |
| DFØ | Kunde | Ax - B: - Bruk spørring i Unit4 ERP for å få saldo på konto for debitor NAV, hittil i år. Beløpet settes inn i perioden som skal avstemmes i skjema. - Hent beløp fra SAP med transaksjonskode FBL5N, legg inn firmakode og velg åpne poster med dato siste dag i avstemmingsperiode. - Eventuelle avvik må identifiseres og beskrivelse av tiltak for retting må fylles ut i “Forklaring på differanser”. | SAP: FBL5N - Debitorer -detaljpostliste |
| DFØ | Kunde | Ax-C: - Saldo debitorkonto NAV i Unit4 ERP overføres fra Ax-B i avstemmingsskjemaet. - Bruk spørring i Unit4 ERP for å få saldo hittil i år for gjennomgangskonti / påløpt refusjon. Beløpet settes inn i perioden som skal avstemmes i skjemaet. | Spørring i Unit4 ERP: DFØRPA A07 Avst. NAV-refusjoner (Ax-C) |
| DFØ | Kunde | Ax-D: Saldo på konto 1574 legges inn. | |
| DFØ | Kunde | Åpne poster på tilhørende balansekonti følges opp og spesifiseres. | |
| DFØ/Kunde | Kunde | Konklusjon og ytterligere dokumentasjon og kommentarer tas inn i avstemmingsskjemaet. Merk at dokumentasjonen av disse postene kan være svært sensitive, eksempelvis sykemeldingene. Kontrollspor fra avstemminger og til dokumentasjon må være like tydelig og enkel som for øvrige dokumenter, men vær oppmerksom på kravene til sikkerhet. | |
| DFØ | Kunde | Skjema dateres, signeres og avstemmingskode settes inn. |