Rutinene for anskaffelser beskriver arbeidsdelingen mellom DFØ og kunde. Rutiner og prosesskart oppdateres fortløpende. Disse rutinene gjelder både for kunder både på grunntjeneste og delservice.
Bestilling av varer og tjenester
Gjennomføre bestilling og sikre at bestillinger ligger innenfor budsjettmessige rammer og foretas i henhold til lov om offentlige anskaffelser.
Utløsende hendelse: Kunden har identifisert et behov og besluttet at varen eller tjenesten skal anskaffes.
Berører andre rutiner: Attestasjon, godkjenning og kontering
Framgangsmåte og arbeidsdeling
Utføres
av kunde
Gjennomføre bestilling
- Bestillinger skal følge de til enhver tid gjeldende innkjøpsrutiner og regelverk om anskaffelser.
- Når det er oppstått et behov, må det før bestilling foretas, påses at kostnaden ligger innenfor de budsjettmessige rammene, økonomisk forsvarlig og at det foreligger hjemmel for anskaffelsen. Bestilling skal bekreftes av tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet.
- Bestillinger kan gjennomføres enten muntlig, skriftlig eller elektronisk fra virksomheten til en leverandør om kjøp av varer og tjenester. Bestillingen er forpliktende. Bestillingen bør inneholde beskrivelse av varen, kvantum, leveringssted, pris og betalingsbetingelser. Det skal utarbeides et bestillingsdokument hvor formålet er å ha et grunnlag som kan benyttes ved kontroll av fakturaen og av varene og tjenestene som leveres.
- Der det er inngått rammeavtaler, må det påses at disse blir benyttet.
- En tilsatt kan gis en fullmakt (skriftlig eller muntlig) til å effektuere selve bestillingen av en vare eller tjeneste, uten at det gis formell budsjettdisponeringsmyndighet. Dette kan eksempelvis være aktuelt i tilfeller der den tilsatte foretar få bestillinger i løpet av året. En slik fullmakt kalles ofte å gi en person en bestillingsrett. Fullmakten kan gjerne ha en begrensning i form av at kjøpet skal gjøres innenfor en angitt beløpsgrense eller gjelde en bestemt type produkt.
- Dokumentasjon for utøvd budsjettdisponeringsmyndighet kan gjøres på bestillingsdokumentet.
Referanser til lover og regelverk
- Anskaffelsesloven med forskrifter
- Bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 2.5.1, 2.5.2, 5.3.2 og 5.3.2
Gyldig fra 1. februar 2016
Rutine for avtaleregnskap
Formålet med rutina er å sikre oppfølging av avtalar, eksempelvis utbetaling av tilskot.
Utløysande hending: Eit tilskot eller eit beløp i samsvar med kontrakt skal utbetalast frå verksemda.
Rører ved andre rutiner:
- Vedlikehald av faste register
- Bokføring av utbetalingar og remittering
- Bruk av avtalerekneskap
Avtalemodulen i Unit4 Business World (Agresso) viser kva som er til rådigheit ved å samanlikne midlar som er brukt og bunde opp mot planlagt forbruk.
| Utførast av | Oppgåve - handling |
| Verksemd | Behandling av søknad om tilskot Motteke søknad behandlast ved å anten godkjenne eller avvise. |
| Verksemd | Utøving av budsjettmyndigheit Ein person med budsjettdisponeringsmyndigheit signerer og konterer avtala. Avtala sendast vidare til registrering og bokføring. |
| Verksemd | Registrering av avtala Kontroller konteringa og registrer avtala i avtalemodulen. |
| DFØ | Bokføring og utbetaling Bokfør avtala i hovudbok ut frå tilsendt grunnlag frå verksemda. Innan tidspunkt for utbetaling bokførast aktuelt beløp ut frå tilsendt grunnlag frå verksemda. Ei avtale kan utbetalast over fleire ratar. Utbetalingsbrevet må være signert av person med budsjettdisponeringsmyndigheit. |
| DFØ | Remittering DFØ sender betalingsfil til bank ut frå bestilling frå verksemda. |
Gyldig frå 1. februar 2016
Bruk av avtaleregnskap
Formålet med denne rutinen er å beskrive bruk av avtaleregnskap. Avtaleregnskap gjør det mulig å registrere inn disposisjoner som medfører forbruk av budsjettmidler i fremtidige regnskapsperioder.
Berører andre rutiner: 2.4 Bruk av forenklet disposisjonsregnskap
| Utføres av | Tidspunkt | Oppgave - handling |
| DFØ | Ved bruk eller endring av faste begrep. | Oppretting og vedlikehold av faste
register DFØ oppretter og vedlikeholder faste register. Herunder ligger oppsett av parameter, faste begrep, bilagsarter, bilagsserier, konteringsregler og andre faste register som må være på plass ved bruk av avtalemodulen. |
| Kunde | Etter behov | Registrering av avtale Virksomheten registrerer avtaler etter behov. |
| Kunde | Ved mottak av avtalefaktura | Bokføring og oppfølging av
avtalefaktura Avtalefaktura mottaksregistreres i avtaleregnskapet. Etter at avtalefakturaen har vært gjennom de interne rutiner for attestasjon og godkjenning av budsjettansvarlig skal den bokføres i avtaleregnskapet. Avtalefakturaer følges opp ved at det kjøres spørring på avtalestatus og disposisjonsregnskapet. |
Gyldig fra 1. februar 2016
Bruk av forenklet disposisjonsregnskap
Denne rutinen er et alternativ til bruk av avtaleregnskap, og brukes når enkelt disposisjonsregnskap i Unit4 Business World (Agresso) benyttes.
Dette regnskapet gir virksomheter mulighet til å holde oversikt over hvilke midler de har til rådighet. Denne funksjonen kan være et alternativ til bruk av avtaleregnskap.
Framgangsmåte
Mottaksregistrering av bestillinger - Utføres av
kunde ved bestilling
For at
disposisjonsregnskapet skal ha noen verdi må bilagene både ved
føring av bestilling og ved vanlig mottaksregistrering, minimum
føres med utgiftskonto. Det er viktig å finne løsninger som sikrer
at en har oversikt over hvilke transaksjoner som kun er bestilt og
hvilke transaksjoner hvor faktura er mottatt fra leverandøren.
Dette kan gjøres på tre måter:
- Ved registrering av bestillinger angis bestilt + dagens dato i fakturanummerfeltet.
- Ulike bilagsnummerserie for bestilling og mottatte fakturaer.
- Dersom man ikke budsjetterer på konto, kan det opprettes en dummy utgiftskonto som benyttes for disse posteringene.
Oppfølging av bestillinger - Utføres av kunde ved
behov
Rapporter som inneholder mottaksregistrerte poster kan brukes
for å holde oversikten over bestillinger. For eksempel saldotabell
BUDREG.
Gyldig fra 1. februar 2016