Formålet med rutinen er å sikre at utbetalinger fra Unit4 ERP blir foretatt riktig og til rett tid, og at kredittid utnyttes.
Utløsende hendelse
DFØ starter remitteringsrutinen i henhold til avtale.
Andre rutiner som berøres
• Rutine 4.2 Korrigering i ulike faser av remitteringsprosessen
• Elektronisk faktura
• Prosesskart for å utføre remittering
Rapporter i remitteringsprosessen
• Remitteringsforslag (SU07)
• Remitteringsbekreftelse (SU08/XVO02) *
• Betalingsfil innland/utland (SU11/FN27I)
• Mottaksretur/Bankretur (SU12/FN2701) *
• Avvisningsretur/Bankretur (SU12/FN2701) *
• Avregningsretur/Bankretur (SU12/FN2701) *
• Bokføring betalingsoppdrag (SU09)
• Bilagsspesifikasjon (GL18B) *
• Bilagsjournal (Obl. rapp. GL02)
* Oppbevaringspliktig rapport
Produsere remitteringsforslag
Utføres av: DFØ
Forfallsdato for åpne poster bestemmer hvilke transaksjoner som
tas med i remitteringsforslaget.
Vi produserer remitteringsforslag og remitteringsbekreftelse.
Remitteringsbekreftelsen sendes dere til den e-postadressen som er
registrert under firmaopplysninger i Unit4 ERP.
Kontroll av remitteringsbekreftelse
Utføres av: Kunde
Grunnlaget for kontroll er remitteringsbekreftelsen eller
XVO02.
Dersom dere har utført anbefalt kontroll før remittering
(browserspørring), er det kun nødvendig å sjekke om denne er i
samsvar med remitteringsbekreftelsen/XVO02.
Rapport XVO02 ligger i Unit4 ERP under egne menyer/felles
spesialrapporter/kontrollrapporter. Rapporten må kjøres av
dere.
RemitteringsID legges inn i feltet Remitt_id før lagring (F12).
RemitteringsID finner dere på SU08 under «Avs. ref» og er tallene
før skråstrek (/). Eksempel: 1904051
Dere kan ut fra en vurdering av risiko og vesentlighet bruke stikkprøvekontroller.
Husk at den som kontrollerer utbetalinger ikke skal være den samme som den som vedlikeholder leverandørregisteret.
Produsere betalingsfil
Utføres av: DFØ
Etter kontrollperioden produserer vi betalingsfil og oversender denne til banken.
Kontroll av mottaksretur
Utføres av: DFØ
Referanse: Rutine 4.2
Når vi får mottaksreturen fra bank, leses denne automatisk inn i Unit4 ERP. Ved innlesing blir rapporten Mottatt (SU12m/FN2701) eller Avviste betalinger (SU12e/FN2701), automatisk sendt til den e-postadressen som er registrert under firmaopplysninger i Unit4 ERP.
Eventuelle avvik som oppstår i forbindelse med innlesing av mottaksretur, skal håndteres i henhold til rutine 4.2.
Kontroll før autorisasjon
Utføres av: Kunde
Dere skal kontrollere at det er samsvar mellom:
• sum til utbetaling og antall transaksjoner som ligger elektronisk lagret hos banken
• sum og antall transaksjoner til utbetaling på remitteringsbekreftelsen
• sum og antall transaksjoner til utbetaling på mottaksreturen (Mottatt/Avviste betalinger).
Referanse: Bestemmelsene 3.7.3.3
Avviste transaksjoner
Referanse: Rutine 4.2
Dersom dere mottar melding om avviste transaksjoner, må dere sette i gang nødvendige tiltak umiddelbart.
Når dere er ferdig med kontrollene kan autorisasjon utføres.
Signering
Autorisasjonsansvarlige skal datere og signere remitteringsbekreftelse, mottaksretur og avvisningsretur før autorisering i banken. Det er tilstrekkelig å signere på én av rapportene og henvise til at de to andre er kontrollert.
Signaturen er en bekreftelse av utført kontroll.
Første og siste side av mottaksreturen er tilstrekkelig dokumentasjon for oppbevaring. Disse viser til dato, sum og antall transaksjoner. Remitteringsbekreftelse og avvisningsretur oppbevares i sin helhet.
Referanse: Bestemmelsene 2.5.1 og 4.4.5
Signering og oppbevaring av rapportene kan løses på forskjellige måter. Vi gir dere her noen forslag som vil dekke kravene iht. Bestemmelsene i økonomistyring i staten, i tillegg til eksempler på digitale løsninger.
Referanse: Bestemmelsene 4.4.9.1
Oppbevaring av regnskapsmateriale
Kun på papir
Dere skriver ut remitteringsbekreftelse og avvisningsretur sammen med første og siste side av mottaksretur. Disse signeres (se punkt om signering) og arkiveres i perm.
Delvis elektronisk
Dere arkiverer remitteringsbekreftelse, mottaksretur og avvisningsretur digitalt. Første og siste side av rapportene skriver dere ut og signerer (se punkt om signering). Disse kan dere enten arkivere i perm eller skanne og arkivere sammen med de originale rapportene. Ved å velge siste løsning kan dere makulere papirutgaven av de signerte rapportene.
Kun elektronisk
Dere arkiverer remitteringsbekreftelse, mottaksretur og avvisningsretur digitalt.
Signatur av remitteringsbekreftelse, mottaksretur og avvisningsretur kan dere utføre digitalt.
Eksempler på dette er digital underskrift med penn på nettbrett og ulike løsninger for signering i digitale arkivsystemer.
Dersom dere velger å arkivere elektronisk skal dere ta sikkerhetskopi av materialet. Sikkerhetskopien skal oppbevares atskilt fra originalen.
Referanse: Bestemmelsene 4.4.9.3
Remitteringsbekreftelse, mottaksretur og avvisningsretur skal dere oppbevare systematisk slik som annen regnskapsdokumentasjon i arkivet deres.
Mottak av avregningsretur
Utføres av: DFØ
Avregningsreturer vi mottar fra bank leses automatisk inn i Unit4 ERP. Bokføring foretas fortløpende og skjer automatisk slik at arbeidskonto i regnskapet til enhver tid er oppdatert.
Eventuelle feil eller mangler retter vi opp så fort som mulig.
Dersom det oppstår avvik ved innlesing i Unit4 ERP, gjennomgår vi dette.
Oppbevaring av avregningsretur og bokføringsliste
Utføres av: Kunde
Dere oppbevarer avregningsreturene sammen med bokføringsliste som ordinære bokføringsbilag i deres arkiv. Bilagsjournal kan være et alternativ til bokføringsliste.
Bilagsjournal (GL02) ivaretar bokføringsliste/bilagsspesifikasjon (GL18b), bokføringsspesifikasjon (GL07) og bekreftelse reversering (GL35).