Formålet med kontrollen er å avdekke og dokumentere hull i bilagsrekkefølgen i virksomhetsregnskapet.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Hull i bilagsserier bør følges opp og dokumenteres umiddelbart når de oppstår eller når man blir kjent med feilen.
Aktuelt regelverk
Regelverk vedrørende oppbevaring av bilag i nummerrekkefølge per periode:
Reglement § 14. Bestemmelsene pkt 4.4.3, 1 pkt a, b m.fl.
Bokføringslovens § 6, 2 ledd, bokføringsforskriftens § 3-1, 1 ledd pkt 1, 2 m.fl. NBS 2 pkt 2.3
Arbeidsdeling og framgangsmåte
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ | DFØ | Kontroll av bilagsnummerrekkefølge: o Ta ut rapport AG08 i Unit4 ERP. Firma skal være den aktuelle kunden rapporten kjøres for. o Fra periode 00 til avstemmingsmåned + neste måned. o Avstemming periode desember brukes fra periode 00 til 12. o Om det er hull i bilagsrekkefølgen, skal det utarbeides dokumentasjon per bilag/hull som forklarer årsaken. Logg som viser type og /eller årsak til at det har oppstått feil skal legges ved. Kort oppsummering av årsaken bør også legges inn i avstemmingsmappa. Rapporten lagres på DFØ Fildel. Dokumentasjon på årsak til hull i bilagsnummer lagres på DFØ Fildel for kundes oppfølging og oppbevaring. I Unit4 ERP vil årsaken kunne være at bilaget er ført i en annen periode. Dette gjelder spesielt virksomheter som fører regnskap i henhold til SRS. Det må da i tillegg framgå av dokumentasjonen hvilken periode bilaget er bokført i. | Rapport i Unit4 ERP: AG08 – Brukte bilagsnummer XHBSERIE – Hull i bilagsserie Spørring i Unit4 ERP: DFØRPA Hull i bilagsserie |
| Kunde | Kunde | Dokumentasjon med forklaring på hvorfor det mangler bilag må oppbevares sammen med øvrige bilag i nummerrekkefølge. Det vil si at dokumentasjonen må nummereres med det bilagsnummeret som mangler. Oppbevares bilagene elektronisk, må filen navngis med nummeret på bilaget slik at det lagres i riktig rekkefølge. |