Formålet med kontrollen er å avdekke og dokumentere hull i bilagsrekkefølgen i virksomhetsregnskapet.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Hull i bilagsserier bør følges opp og dokumenteres umiddelbart når de oppstår eller når man blir kjent med feilen.
Aktuelt regelverk
Regelverk vedrørende oppbevaring av bilag i nummerrekkefølge per periode:
Reglement § 14
Bestemmelsene pkt 4.4.3, 1 pkt a, b m.fl.
Bokføringslovens § 6, 2 ledd
Bokføringsforskriften § 3-1, 1 ledd pkt 1, 2 m.fl.
NBS 2 pkt 2.3b
Arbeidsdeling og framgangsmåte
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ | DFØ | Kontroll av bilagsnummerrekkefølge: Ta ut rapport AG08 - Brukte bilagsnummer i Unit4 ERP for periode 00-12. Rapporten viser alle bokførte bilag i hovedbok (virksomhetsregnskapet). Ta ut rapport XHBSERIE – Hull i bilagsserie i Unit4 ERP for aktuelt år. Rapporten viser alle bilag som utgjør hull i en bilagsserie i inneværende år, med forklaring på hvor bilaget ligger, eller om det faktisk mangler i Unit4 ERP. Spørring DFØRPA Hull i bilagsserie kan kjøres for å se kun bilag som faktisk mangler. Merk at rapport XHBSERIE må kjøres før spørringen, for å få riktig resultat. For bilag som mangler i Unit4 ERP, skal det utarbeides dokumentasjon per bilag/hull som forklarer årsaken. Logg som viser årsak til at det har oppstått feil skal legges ved. Kort oppsummering av årsaken bør også legges inn i avstemmingsmappa. | Rapport i Unit4 ERP: AG08 – Brukte bilagsnummer XHBSERIE – Hull i bilagsserie Spørring i Unit4 ERP: DFØRPA Hull i bilagsserie |
| Kunde | Kunde | Dokumentasjon med forklaring på hvorfor det mangler bilag må oppbevares sammen med øvrige bilag i nummerrekkefølge. Det vil si at dokumentasjonen må nummereres med det bilagsnummeret som mangler. Oppbevares bilagene elektronisk, må filen navngis med nummeret på bilaget slik at det lagres i riktig rekkefølge. |