Adra - nytt periodeavslutningsverktøy

Bakgrunn for anskaffelsen

Vi har gjort en grundig analyse og identifisert områder der vi ønsker å videreutvikle periodeavslutningsprosessen til å oppfylle de stadig økende kravene til effektivitet og funksjonalitet. Adra representerer et betydelig skritt framover, med funksjoner som er laget for å forbedre prosessene knyttet til periodeavslutningen. Dette er igjen med på å sikre økt kvalitet og effektivitet.

Hvem er dette aktuelt for?

Vi vil tilby Adra som en betalbar tilleggstjeneste til alle våre regnskapskunder. Kunder som ikke tar i bruk løsningen, vil fortsette med avstemmingsmappen.

Ønsker dere informasjon om priser, ber vi om at dere sender oss en henvendelse via Kundesenter på nett.

Implementering

DFØ har siden anskaffelsen jobbet tett med leverandøren for å implementere løsningen. Vi har i tillegg gjennomført en pilotering mot en av våre kunder. Perioden med testing og tilpasning har vært avgjørende for å sikre at løsningen oppfyller nødvendige krav til funksjonalitet og ytelse. Vi er derfor klare til å rulle ut Adra fra og med høsten 2024.

Når vil din virksomhet få muligheten til å ta i bruk løsningen?

Utrullingen av Adra vil skje puljevis, og planen vår er å starte opptaket av den første puljen i august 2024. Størrelsen på hver pulje vil avhenge av omfang og kapasitet.

Vi oppfordrer alle interesserte virksomheter til å ta kontakt via Kundesenter på nett for å melde interesse.

Fordeler med Adra

Adra har mange fordeler, både for dere som er kunde på tjenestemodell delservice og på grunntjeneste. Her har vi oppsummert de største fordelene ved å ta i bruk Adra.

All dokumentasjon på ett sted:

• Løsningen ivaretar oppbevaringsplikten i bokføringsloven
• Slipper eksterne løsninger for oppbevaring av avstemmingsdokumentasjon
• Deres egne avstemminger kan også lastes opp i Adra, for eksempel mva

Bedre oversikt over status for periodeavslutningen:

• Egne oppgavelister og arbeidsflyter med ansvarlige og frister
• Tilpassede dashboard med oversikt over status for avstemming og oppgavegjennomføring
• Prosessen blir mer transparent ved at dere ser hvor oppgavene ligger, og hvem som har gjennomført oppgavene

Tydelig og god oversikt for ledere og controllere:

• Løpende status på ferdigstilt arbeid
• Tydelig kontrollspor

Tydelige kontrollspor:

• Dokumentasjonen er knyttet direkte til en konto eller en oppgave
• Forenkler revisjonen

Oppgavene er lite personavhengige:

• Oppgaver kan enkelt flyttes mellom ansatte
• Ved fravær kan dere enkelt se hva som er utført og hva som gjenstår
• Gjennom statusoversikt kan dere enkelt se hvor flaskehalser oppstår, og omfordele oppgaver ved behov

Enklere samhandling:

• Kommunikasjon kan foregå direkte i løsningen
• Egne kommentarfelt legger til rette for at dere kan knytte kommunikasjonen mot spesifikke kontoer

Løpende oppdatering av saldo og transaksjoner:

• Løsningen er integrert med Unit4 ERP og bank for oppdatering av saldobalansen i balancer, og transaksjoner i matcher

Bedre oppgavestyring og samhandling internt i egen virksomhet:

• Muligheten til å legge opp egne oppgavelister for intern bruk i Task manager

Bankavstemming:

• Automatisk bankavstemming i Matcher, integrert mot avtalebank

Om løsningen

Adra er et verktøy som skal forenkle og forbedre prosessen for periodeavslutning. Løsningen består av tre moduler:

• Matcher for transaksjonsavstemming
• Balancer for balanseavstemming
• Task manager for oppgavebehandling.

Matcher og Balancer er integrert med Unit4 ERP, slik at transaksjoner og saldoer blir oppdatert daglig. Konti og oppgaver blir tildelt til brukere og roller, slik at brukerne får god oversikt over oppgaver de skal gjennomføre.

Matcher - Transaksjonsavstemming

Adra Matcher er et verktøy for automatisert transaksjonsavstemming. Der blir transaksjoner avstemt post-mot-post, en-til-en, mange-til-en, eller mange-til-mange. Eksempler på kontoer som blir avstemt er bankkontoer, der brukeren avstemmer hovedbok mot bank, eller interimskontoer der brukeren avstemmer debet, kredit og samme konto.

I denne løsningen vil data bli importert automatisk. Når dataene er importert, vil systemet automatisk avstemme transaksjonen basert på forhåndsdefinerte regler for ulike typer konti. I de fleste situasjoner ser vi at graden av automatisert avstemming er svært høy, og ofte så høy som 95 til 100 prosent.

Her kan dere se en introduksjonsvideo for Adra Matcher:

Balancer - Balanseavstemming

Adra Balancer er et verktøy for å systematisere og effektivisere innsamling og lagring av balansedokumentasjonen som er en lovpålagt oppgave.

Her kan dere se en introduksjonsvideo for Adra Balancer:

Task Manager - Oppgavebehandling

Adra Task Manager er et verktøy for å holde oversikt over alle oppgaver som skal utføres i ulike prosesser, deriblant periodeavslutningen. Alle oppgaver i prosessen er tildelt et team eller enkeltmedarbeidere som skal utføre oppgaven og med frist for når oppgaven skal være utført. På denne måten får dere god oversikt over hvem som skal gjøre hva og når oppgaven skal være utført. Dette vil blant annet gi en tydelig ansvarsinndeling mellom DFØ og kunde og hvilke oppgaver som utføres av hvem. De som skal følge opp prosessene får en god oversikt over status og fremdrift.

Her kan dere se en introduksjonsvideo for Adra Task Manager:

Denne siden vil bli oppdatert med mer informasjon etter hvert.

Hva blir nytt for dere som tar i bruk løsningen?

Mye vil være likt slik dere kjenner dagens prosess for periodeavslutning, men noen endringer vil dere oppleve. Her får dere en oversikt over hva som vil være likt, og hva som blir nytt hvis dere tar i bruk Adra.

Frister

Fristene vil være de samme som dere er kjent med i dag. I Task Manager vil dere få varsel om oppgaver som ligger hos dere som går over fristen.

Arbeidsdeling

Arbeidsdelingen mellom dere som kunde og DFØ vil være lik som i dag, og vi vil fortsatt ha ansvaret for de samme oppgavene som vi har med dagens løsning. Tilsvarende vil dere fortsette å ha ansvaret for de oppgavene som dere har i dag, men mange av disse oppgavene vil etter overgang til Adra bli håndtert i periodeavslutningsverktøyet.

Avstemmingsmappe

Avstemmingsmappa i Excel vil ikke lenger være i bruk når dere tar i bruk Adra. Enkelte avstemmingsskjemaer fra avstemmingsmappa vil DFØ bruke i Balancer som dokumentasjon/spesifikasjon på konto.

DFØ Fildel

All dokumentasjon som hører til avstemmingene som i dag blir lagt på DFØ Fildel, vil i Adra bli lagt på den enkelte balansekonto eller som generell dokumentasjon i Periodedokumenter i Balancer. DFØ Fildel vil fortsatt bli brukt i forbindelse med lønn, men alt som i dag ligger i mappen med avstemmingsdokumentasjon, vil lagres i Adra. Dermed får dere et tydeligere kontrollspor mellom saldo på balansekonto og tilhørende dokumentasjon og spesifikasjon per konto.

Kommunikasjon

Dialogen mellom dere og oss om avstemming skjer i Adra. Det er mulig å kommentere på oppgaver i Task manager og på kontoer i Balancer, og tagge andre brukere for eventuelle avklaringer. Det betyr altså at dialog som gjelder avstemming kan gjøres direkte i systemet i stedet for via Kundesenter på nett, e-post eller telefon.

Oppbevaring

DFØ Fildel er et delingsområde for filer, og kan ikke benyttes som oppbevaring av oppbevaringspliktig materiale. Periodeavslutningsverktøyet er en godkjent oppbevaringsløsning for oppbevaringspliktig materiale.

Spørsmål og svar

Vi får en del spørsmål om Adra, så her har vi samlet opp relevante spørsmål og svar.

Spørsmål og svar om implementeringen

Hva kreves av oss i forbindelse med implementeringen av Adra

Det kreves lite jobb i forkant. Brukere av Adra må gjennomføre opplæring i form av et e-læringskurs. Dere må fylle ut datainnsamlingsark.

Hvordan er opplæringen lagt opp i Adra?

Alle som skal bruke Adra vil få opplæring i form av et e-læringskurs. Dere vil ha tilgang til kurset også en stund etter kurset er gjennomført.

Får vi tilgang til et testmiljø?

Det er ikke lagt opp til testmiljø. Dere vil få en demo av løsningen, og vi svarer på alle spørsmål dere måtte ha.

Har dere en anbefaling på et gunstig tidspunkt å ta i bruk Adra på, for kunder som skal innføre SRS?

Det er en fordel å være kjent med Adra før overgangen til SRS, slik at det ikke blir mye nytt samtidig.

Spørsmål og svar om nytten

Er det forskjell i nytten ved Adra for virksomheter som fører etter kontantprinsippet og virksomheter som fører etter periodiseringsprinsippet (SRS)?

Begge vil ha nytte av periodeavslutningsverktøyet. Virksomheter som fører et periodisert regnskap etter SRS vil naturlig nok ha flere balansekonti, og dermed er også nytten noe større. I tillegg vil SRS-virksomheter ha flere oppgaver som da vil ligge i Task Manager.

Er det forskjell i nytten ved Adra for virksomheter som har tjenestemodellen grunntjeneste og tjenestemodellen delservice?

Begge vil ha nytte av periodeavslutningsverktøyet. Kunder med tjenestemodellen delservice vil oppleve en større nytte fordi de dokumenterer flere konti balansen enn kunder med tjenestemodellen grunntjeneste.

Er det noen forskjell i nytten ved Adra for nettobudsjetterte og bruttobudsjetterte virksomheter?

Nettobudsjetterte og bruttobudsjetterte virksomheter vil ha de samme fordelene av å ta i bruk periodeavslutningsverktøyet.

Er det krav til en viss størrelse på virksomheten for å få mest mulig nytte av verktøyet?

Adra passer godt både for små og store virksomheter, så det er absolutt ikke et krav at virksomheten må være av en viss størrelse.

Spørsmål og svar om selve verktøyet

Kan vi godkjenne S-rapport i Adra?

Ja, håndtering av S-rapport gjøres i Task Manager i Adra.

Blir Adra tilpasset tilknytningsform, føringsprinsipp og tjenestemodell?

Ja, Adra blir tilpasset den enkelte kunde. Adra passer både for brutto- og nettobudsjetterte virksomheter uavhengig av føringsprinsipp. Adra blir tilpasset de ulike tjenestemodellene som grunntjeneste, delservice og tilleggstjeneste SRS.

Må vi benytte alle modulene i Adra?

Ja, for å få alle fordeler med Adra må alle moduler benyttes. Dette har blant annet med grensesnittet mellom DFØ og kundene å gjøre. Åpne poster fra Matcher overføres til Balancer. I tillegg vil kontroller som i dag ligger i enkelte faner i avstemmingsmappen ligge i Task Manager i Adra.

Har vi muligheten til å påvirke avstemmingsregler i Matcher?

DFØ setter opp et standard sett med avstemmingsregler for konti som de fleste av kundene våre har. For andre konti er det mulig med tilpasninger til den enkelte kunde.

Kan vi legge inn egne oppgaver i Task Manager?

Ja, dere kan få en rolle som gjør at det er mulig å legge inn egne oppgaver. Her kan dere legge inn stort og smått som gir dere full oversikt over alle oppgaver i periodeavslutningen.

Vil daglig overføring fra Unit4 ERP av poster til Matcher forstyrre når du skal dokumentere åpne poster per foregående periode?

Matcher vil avstemme poster fortløpende når det blir lest inn fra Unit4 ERP. Det betyr at Matcher kan avstemme poster fra foregående periode med poster i inneværende periode. Når vi overfører åpne poster fra Matcher til Balancer for foregående periode vil alle poster som er åpne per foregående periode overføres, selv om de er avstemt i Matcher.

Vil Adra ha to separate deler, altså én for kontantregnskapet og én for virksomhetsregnskapet etter SRS?

Nei, det vil ikke skilles i to deler. I Balancer er det saldo fra virksomhetsregnskapet (eller internregnskapet for bruttobudsjetterte som fører etter kontantprinsippet) man avstemmer og dokumenterer. Det vil være likt som i dag for alle der man avstemmer saldo fra hovedbok og ikke fra kontantregnskapet. Kontroller som i dag ligger i avstemmingsmappen, men som ikke er tilknyttet en spesifikk konto vil ligge i Task Manager (for eksempel kontroll av feilstatskonto). I Task Manager vil det være oppgaver som er tilknyttet til rapportering av kontantregnskapet og avslutning av det periodiserte regnskapet. Der vil arbeidsdelingen mellom DFØ og kundene avhenge av om kunden har tilleggstjeneste SRS eller ikke.

Er det mulig å gjøre omposteringer fra en konto til en annen direkte i Adra, eller gjøres det i Unit4 ERP?

Omposteringer må fortsatt gjøres i Unit4 ERP, da integrasjonen kun går fra Unit4 ERP til Adra. Det er ikke mulig å gjøre posteringer i Adra som føres tilbake til Unit4 ERP.

Hvor ofte overføres det data fra Unit4 ERP til Adra?

Data blir overført kl. 20.00, altså én gang i døgnet.