5.1 Registrering av ordre og utskrift av faktura

Formålet med rutinen er å sikre at fakturaer som skrives ut, inneholder riktige og tilstrekkelige opplysninger. Dette i henhold til Bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 5.4.1 og 5.4.2.

Utløsende hendelse

Det foreligger et kravgrunnlag. Et kravgrunnlag kan eksempelvis være en bestilling, en kontrakt, en kursoversikt og så videre. 

Tidspunkt for fakturering

Fakturering foretas onsdager og fredager etter kl. 10.00.

Berører andre rutiner

Prosess for utgående faktura, 6.5 Oppfølging og inndrivelse av ikke innbetalte krav og 13.1 Krav til oppbevaring.

Definisjon på faste registre

Firmaopplysninger, artikler, artikkelgrupper, priser, enheter og så videre.

Utføres av  Oppgave - handling 
Kunde 

Bestilling av endringer

Endring i kontoplan og faste register eller opprettelse av ny kunde sendes til regnskap@dfo.no.

Benytt skjema 5 Vedlikehold konto, dimensjoner og faste registre og skjema Ny kunde - kunderegister Unit4 ERP for å bestille endringer.

Begge skjemaer finner dere på våre kundesider under Skjemaer for regnskap og på Kundesenter på nett under Skjemaer og Regnskap.

Kunde

Registrering / oversendelse av ordredata

Ordredata må være registrert/oversendt til DFØ innen tirsdag/torsdag avhengig av om dere ønsker fakturering onsdag eller fredag. Salgsordre som ikke skal faktureres må parkeres.

Dere må påse at kunde- og salgsordrefil er korrekt, og i henhold til DFØs standard. DFØ varsler dere ved eventuelle feil i innlesingsfiler.

DFØ

Vedlikehold faste registre og kundeopplysninger

Vi oppretter og vedlikeholder faste registre og kundeopplysninger i henhold til bestillingsskjema.

Kunde 

Kontroll av fakturering
Etter vurdering av risiko og vesentlighet kan stikkprøvekontroll erstatte kontroll av det enkelte krav. 

Verifiser fakturagrunnlaget før utsendelse til fakturamottaker i henhold til tidsfrist.

DFØ

Utskrift av faktura
Fakturaer produseres i Unit4 ERP. Sjekk at antall fakturaer er i samsvar med antall registrerte ordrer.

DFØ

Utsendelse og oppbevaring
Oppbevaringspliktig bilagsspesifikasjon (GL02) sendes på e-post til dere.

Kunde

Oppbevaringspliktig rapport

Dere signerer bilagsspesifikasjonen og oppbevarer/arkiverer rapporten.

Sjekk at bokført beløp er i samsvar med fakturajournal. Kontroller at fakturajournal, eller tilsvarende, er i samsvar med fastsatte krav, og at det er samsvar mellom faktura og kravgrunnlag.

Gjelder fra 19. april 2021

Oppdatert: 14. april 2021

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord