5.1 Registrering av ordre og utskrift av faktura

Bestilling av endringer

Endring i kontoplan og faste register eller opprettelse av ny kunde sendes via kundesenter på nett eller e-post til [email protected].

Benytt skjema 5 Vedlikehold konto, dimensjoner og faste registre og skjema Ny kunde - kunderegister Unit4 ERP for å bestille endringer.

Registrering / oversendelse av ordredata

Ordredata må være registrert/oversendt til DFØ innen tirsdag/torsdag avhengig av om dere ønsker fakturering onsdag eller fredag. Salgsordre som ikke skal faktureres må parkeres.

Dere må påse at kunde- og salgsordrefil er korrekt, og i henhold til DFØs standard.

Vedlikehold faste registre og kundeopplysninger

Vi oppretter og vedlikeholder faste registre og kundeopplysninger i henhold til bestillingsskjema.

Kontroll av salgsordre før fakturering
Etter vurdering av risiko og vesentlighet kan stikkprøvekontroll erstatte kontroll av det enkelte krav.

Kontroll kan gjøres i desktop eller web fra rapportmenyen via 
Rapporter – Rapporter på tvers av firma – Globale rapporter – Utgående faktura – Salgsordre – Spørring salgsordre klar for fakturering.

Verifiser fakturagrunnlaget før utsendelse til fakturamottaker i henhold til tidsfrist.

Utskrift av faktura
Fakturaer produseres i Unit4 ERP i rapporten SO13, og distribueres i henhold til oppgitt distribusjonsmåte fra kunderegisteret. Sjekk at antall fakturaer er i samsvar med antall registrerte ordrer.

Faktura som ikke kan distribueres som følge av feilregistrering vil enten ikke kunne faktureres eller komme i retur.

Faktura som ikke kan distribueres som følge av feil hos DFØ, vil rettes av DFØ og sendes på nytt.

Oppbevaringspliktig rapport

Dere signerer bilagsspesifikasjonen og oppbevarer/arkiverer rapporten.

Sjekk at bokført beløp er i samsvar med fakturajournal. Kontroller at fakturajournal, eller tilsvarende, er i samsvar med fastsatte krav, og at det er samsvar mellom faktura og kravgrunnlag.