2.1 Bestilling av varer og tjenester

Gjennomføre bestilling og sikre at bestillinger ligger innenfor budsjettmessige rammer og foretas i henhold til lov om offentlige anskaffelser.

Utløsende hendelse

Kunden har identifisert et behov og besluttet at varen eller tjenesten skal anskaffes.

Berører andre rutiner

Attestasjon, godkjenning og kontering

Framgangsmåte og arbeidsdeling

Utføres av kunde

Gjennomføre bestilling

Bestillinger skal følge de til enhver tid gjeldende innkjøpsrutiner og regelverk om anskaffelser.

Når det er oppstått et behov, må det før bestilling foretas, påses at kostnaden ligger innenfor de budsjettmessige rammene, økonomisk forsvarlig og at det foreligger hjemmel for anskaffelsen. Bestilling skal bekreftes av tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet.

Bestillinger kan gjennomføres enten muntlig, skriftlig eller elektronisk fra virksomheten til en leverandør om kjøp av varer og tjenester. Bestillingen er forpliktende. Bestillingen bør inneholde beskrivelse av varen, kvantum, leveringssted, pris og betalingsbetingelser. Det skal utarbeides et bestillingsdokument hvor formålet er å ha et grunnlag som kan benyttes ved kontroll av fakturaen og av varene og tjenestene som leveres.

Der det er inngått rammeavtaler, må det påses at disse blir benyttet.

En tilsatt kan gis en fullmakt (skriftlig eller muntlig) til å effektuere selve bestillingen av en vare eller tjeneste, uten at det gis formell budsjettdisponeringsmyndighet. Dette kan eksempelvis være aktuelt i tilfeller der den tilsatte foretar få bestillinger i løpet av året. En slik fullmakt kalles ofte å gi en person en bestillingsrett. Fullmakten kan gjerne ha en begrensning i form av at kjøpet skal gjøres innenfor en angitt beløpsgrense eller gjelde en bestemt type produkt.

Dokumentasjon for utøvd budsjettdisponeringsmyndighet kan gjøres på bestillingsdokumentet.

Gyldig fra 1. februar 2016

Oppdatert: 22. juli 2020

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord