6.5 Oppfølging og inndrivelse av ikke innbetalte krav

Utestående fordringer skal gjennomgås regelmessig i virksomheten for å sikre at “åpne poster” blir fanget opp og purret. Det gjelder for alle typer krav og refusjoner.

Oppdatert

Rutinen skal sikre at utestående fordringer og eventuelle renter ikke blir foreldet, gjennom

  • purring på kravene
  • sikring av krav gjennom utlegg
  • realisering av pant

Se bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 5.4.2.5

Det må undersøkes om det finnes lovhjemmel for innfordringstiltak for kravet. Innkreving må fortsette så lenge det er mulighet for at kravet kan dekkes, helt eller delvis. F.eks. ved at det tas utlegg i formuesgoder eller utleggstrekk i lønn m.m.

Utløsende hendelse

Krav er ikke betalt innen forfall og det må gjøres en vurdering om det skal purres.

Berører andre rutiner

Utføres av Oppgave - handling
Kunde Utarbeide interne rutiner for oppfølging av restanser
Virksomheten må ha etablert systemer og rutiner for oppfølging, purring og sikring av krav. Se bestemmelsene 2.4 og 5.4.1.
Kunde Produser purrefaktura i økonomisystemet etter virksomhetens fastsatte rutiner
Purrefakturaen skal varsle om eventuelle renter, gebyr og mulig innfordringstiltak ved manglende oppgjør.
Det må på forhånd være avklart om det finnes lovhjemmel for innfordringstiltak eller inkasso for aktuell type fordring.
Kunde Dersom kravet ikke er gjort opp etter purring må det vurderes  om det kan iverksettes ytterligere tiltak mot debitor for å få innfridd kravet.

Kravet oversendes til innkreving eller inkasso ut fra inngått avtale.
Kunde Dersom kravet gjøres opp i forbindelse med igangsatt innfordring utlignes den “åpne posten” i økonomisystemet ved oppgjør.
Kunde

Dersom  innfordringstiltaket ikke medfører dekning for det utestående beløp, og det etter en grundig vurdering anses som ikke mulig å inndrive kravet, kan innkreving stilles i bero. Se bestemmelsene 5.4.3. Det tas eventuelt også hensyn til kostnaden ved ytterligere innkreving.

Saken skal kunne tas opp til ny vurdering på et senere tidspunkt. Se bestemmelsene 5.4.3. Dersom sannsynligheten for innfrielse av krav er liten og at det foreligger et forventet tap skal kravet føres ut av reskontro. Det skal dokumenteres hva som er gjort for å få kravet innfridd.

Virksomheten skal ha oversikt over denne type fordringer da kravet kan gjøres gjeldende for debitor på et senere tidspunkt dersom mulighet for dekning endrer seg.Virksomheten må være oppmerksom på foreldelsesfrist for kravet og avbryte denne ved sannsynlighet for dekning av kravet.

For krav der det ikke er adgang til å gjennomføre innfordringstiltak må fullmakter til ettergivelse av krav innhentes fra departementet.

Kunde Et skriftlig vedtak hvor kravet er ettergitt eller opphørt (foreldet) følges opp ved å postere kravet ut av reskontro. Beslutning om ettergivelse eller avskrivning skal være tatt av overordnet departement på bakgrunn av samtykke fra Finansdepartementet, se bestemmelsene 5.4.4 og 5.4.5.
Kunde For fordringer som er gjort opp etter forfall bør det vurderes om det er hjemmel for renteberegning. Varsel om renteberegning må være gitt i forbindelse med utfakturering.

Tips til denne rutinen

Det er viktig at rutinen følges for å unngå at krav foreldes. Husk det skal foreligge kommentarer til eldre poster i reskontro. God dokumentasjon av tiltak vil være viktig ved vurdering av grunnlag for ytterligere innkrevingstiltak eller ettergivelse av krav.

Gyldig fra 10. mars 2016

Kontaktinfo
Har du spørsmål om innholdet på denne siden, send en e-post til postmottak@dfo.no.
Fant du det du lette etter?