4.5 Kontante utbetalinger (håndkasse)

Dere må sikre at alle kontante utbetalinger over håndkasse registreres og bokføres på en betryggende måte, samt at kontantbeholdning er betryggende sikret.

Se bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 3.7.3.5.

En håndkasse skal kun brukes til dekning av mindre og tilfeldige utgifter. Med mindre annet er godkjent av overordnet departement er kassebeholdningen begrenset oppad til 2 000 kroner.

Utløsende hendelse

Behov for kontant utbetaling

Kontante utbetalinger

Utføres av: Kunde

Dere må registrere oppgjør for utlegg løpende i en kassebok som spesifiserer utbetalingene. Utbetalinger fra håndkassen dokumenterer dere med kvitteringer/originale bilag, og konterer og attester på vanlig måte før oppgjør skjer. Kontantbeholdning skal dere oppbevare på betryggende måte, og tilgang til midler skal være begrenset.

Kasseoppgjør

Utføres av: Kunde

Ved behov avslutter dere håndkassen og lager et kasseoppgjør. Kasseoppgjøret skal vise sum utgifter ifølge kassebok, og sammen med håndkassens inngående saldo avstemmes mot mottatte kvitteringer/utgiftsbilag og kontantbeholdning. Kasseoppgjørene skal dere datere og signere, og sammen med underdokumentasjonen oppbevare de som vanlige regnskapsbilag. Kasseoppgjørene med originale kassebilag oversender dere til regnskapsansvarlig for kontroll.

Kontroll før oversendelse til DFØ

Dere daterer og signerer oppgjørene for utført kontroll. Budsjettansvarlig konterer, attesterer og godkjenner de. Oppgjørene oversender dere til oss sammen med øvrige bilag i bilagsmappen. Eventuell påfylling av håndkassen kan skje med utbetalingskort fra fakturasystemet eller fra Unit4 ERP.

Bokføring

Utføres av: DFØ (dersom fullservice) og Kunde (dersom delservice)

Bokføring gjøres i henhold til kontering.

Tips

Dere skal ikke benytte betalingskort til arbeidskontoen, slik at kontoen blir belastet for betalinger direkte, se bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 3.7.3.5.

Betalingskort som står på virksomhetens navn og som ikke er tilknyttet virksomhetens arbeidskonto (kredittkort m.m.), kan benyttes etter bestemmelser i Finansdepartementets rundskriv R-105.

Oppdatert: 9. februar 2021

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord