Behandling av sluttoppgjør - for fagbruker

For å få tilgang til sluttoppgjørsskjemaet, må fagbruker ha arbeidsflyt (AZWF). Fagbrukere som også har rollen "Godkjenner 1", har allerede AZWF. Hvis du som fagbruker ikke har en godkjennerrolle, men skal ha tilgang til å behandle sluttoppgjørsskjema, må virksomheten bestille AZWF-knytning til deg via webskjema i Kundesenter på nett.

Basis- og delservicekunder vil få skjemaet tilgjengelig i behandlerfanen for fagbruker i Ny innkurv. For kunder på grunntjenestemodell vil sluttoppgjørsskjemaene behandles av DFØ.

Om sluttoppgjørsskjema

Det vil kun opprettes sluttoppgjørsskjema på bakgrunn av et fratredelsesskjema. Dersom skjemaet benyttes til å fratre eksterne uten utbetaling (MG 9) vil det ikke opprettes sluttoppgjørsskjema.

Sluttoppgjør i Ny innkurv

For basis- og delservicekunder vil sluttoppgjøret være tilgjengelig i fanen Behandler i Ny Innkurv.

Du kan legge til kolonnene Siste dag med lønn og Utbetaling av sluttoppgjør i innkurven ved å trykke på knappen Filter og kolonner.

Sorter stigende for å se hvilke sluttoppgjør man bør behandle først, det vil si sluttoppgjør som skal utbetales på kommende hovedlønn. I noen tilfeller kan det være hensiktsmessig å filtrere på type skjema, f.eks. sluttoppgjør, eller hvilken måned sluttoppgjøret skal utbetales. Trykk knappen Bruk for å fortsette med de valgte filtrene.

Marker sluttoppgjøret du skal behandle og klikk på Åpne oppgave.

Behandle sluttoppgjør

Sluttoppgjørsskjemaet er ferdig utfylt, men må kontrolleres før godkjenning.

En kort informasjonstekst på toppen av skjemaet forklarer hvordan det enkelte skjemaet kan behandles.

Sluttoppgjør for følgende ansattgrupper, eller situasjoner, kan ikke registreres ved hjelp av skjemaet:

• Ansatte som har siste dag med lønn i perioden 01.06.XX – 29.06.xx
• Politikere (MG P)
• Dødsfall
• Fratredelse er slettet i SAP

Informasjonsteksten opplyser om hvordan skjemaet kan behandles i slike tilfeller.

Informasjon om fratredelse

Fratredelse dokumentnummer: Henviser til hvilket fratredelsesskjema som det aktuelle sluttoppgjørsskjema er opprettet fra.

Sluttoppgjør dokumentnummer: Nummer på det aktuelle sluttoppgjørsskjema

Årsak til fratredelse: Årsak hentes fra SAP

Siste dag med lønn: Datoen hentes fra SAP. Dette fanger opp dersom endringer knyttet til sluttdato har skjedd etter at fratredelsesskjema ble postert. Det er denne datoen som benyttes ved postering i SAP når skjemaet godkjennes.

Du vil få varsel i skjemaet dersom noe krever ekstra oppmerksomhet.

Eksempel på varsel ved endring av sluttdato i SAP, etter postering av tilhørende fratredelsesskjema:

Utbetaling av sluttoppgjør

Måned og år for utbetaling av sluttoppgjør er hentet fra fratredelsesskjemaet. Dette viser når oppgaven skal behandles, og brukes for sortering i innkurven.

Tidspunkt for godkjenning av skjema må være samme tidspunkt som du hadde registrert sluttoppgjøret i SAP. Det betyr at du som hovedregel ikke må godkjenne et skjema før det skal utbetales.
Eksempel:

• Siste dag med lønn er 30.09.25 og sluttoppgjøret skal utbetales i oktober. Du må vente til etter hovedlønn for september med å godkjenne skjemaet. Hvis du godkjenner skjemaet før september lønn er kjørt, vil sluttoppgjøret utbetales i september. Dette skjer selv om det står oktober 2025 i feltet under Utbetaling av sluttoppgjør.

Dersom sluttoppgjøret skal utbetales på et annet tidspunkt enn det som står i skjemaet endrer du måned/ år, velger knappen Lagre og deretter knappen Avbryt for å utsette oppgaven. Sluttoppgjøret kan da behandles til en annen hovedlønn.

Feltet for Lønnart er forhåndsutfylt basert på enten medarbeidergruppe og/eller sluttårsak. I de fleste tilfeller er dette lønnart OSLU. Andre lønnarter er OSLP og OSLD. Lønnarten kan ikke endres i skjema.

Velg Verdi for lønnart OSLU.

Verdi 2 er forhåndsutfylt, da det som oftest er denne verdien som benyttes. Verdi kan endres via nedtrekksmenyen.

Se SAP brukerdokumentasjon for ytterligere beskrivelse av OSLU.

Tidssaldo

Tidssaldoer som er relevante for sluttoppgjøret vil vises i skjemaet.

Hvordan kvotene skal posteres i sluttoppgjøret er hentet ut fra valg gjort i fratredelsesskjema.

Vær oppmerksom på at ferie som vises i skjemaet, er lik saldoen som vises i appen og selvbetjeningsportalen hos den ansatte. Det betyr at dersom ansatte har dager igjen på gamle kvoter, som ikke lenger har en gyldighetsperiode for trekk, vil disse dagene heller ikke vises i skjemaet. Dette kan gi grunnlag for feil utbetaling. Det er derfor viktig at trekkperioden for kvoter med ubrukte feriedager utvides i IT 2006 i SAP, og at avviklet ferie fra tidligere år er ført.

Manuell oppfølging

Dersom ansatt er registrert med lån, inkasso- eller påleggstrekk, eller utestående beløp på reisereskontro blir dette varslet om i sluttoppgjørsskjema. Oppfølging må skje manuelt i SAP og blir ikke postert av skjema.
Eksempel:

Eventuelle merknader fra fratredelsesskjemaet eller feilmeldinger fra sluttoppgjørsskjema viser i sluttoppgjørsskjema under Merknader.

Godkjenne sluttoppgjør

Når sluttoppgjørsskjemaet er kontrollert, velg knappen Godkjenn for å postere sluttoppgjøret. Skjema vil da forsvinne fra innkurven.

I de tilfellene sluttoppgjørsskjema må registreres direkte i SAP, vil ikke knappen Godkjenn være tilgjengelig.

Velg knappen Manuell behandling, som vil avslutte skjema.

Se unntak under kapittelet Behandle sluttoppgjør.

Dersom ansatt ikke skal ha utbetalt sluttoppgjør, eksempelvis ved sletting av fratredelse, kan man slette skjema ved å velge knappen Slett.

Et sluttoppgjørsskjema som er sendt til postering i perioden etter at lønnskjøring er startet, settes automatisk i ventestatus. Det vil si at skjemaet vil få status 300 Venter på kontrollperiode. Dersom sluttoppgjørsskjemaet skal være med på lønnskjøringen må det frigis i SAP.

Postering av sluttoppgjør

Sluttoppgjørsskjemaet vil postere lønnarter samt behandle kvoter og saldoer basert på status under Behandling.

Følgende infotyper kan berøres ved godkjenning av sluttoppgjør:

• IT0015 – OSLU (verdi 1, 2, 3, 4) / OSLP (verdi 100)
• IT0416 – Oppgjør av rest feriedager (betalt ferie)
• IT2010 – Utbetaling eller trekk av kvoter
• IT2012 – Nullstilling av kvoter
• IT2006 – Korrigering på feriekvoter før hovedlønn for juni

Følgende lønnarter benyttes ved postering i infotype 2010:

Lønnart	Oppgjør av saldo
2009 Bto timel u/pensjon (3262 for MUG «Svalbard»)	Felt, tokt, offshore, øvelse, beredskap, Svalb/JM
2097 Reisetid timelønn (2129 for MUG «Svalbard»)	Reise/Overtid utbetaling
2116 Inntr.neg.saldo	Fleksitid, Reise/Overtid trekk

Simuler lønnsslippen etter at sluttoppgjøret er postert.

Sluttoppgjør er skjematype EF006. Det er laget et eget oppsett i YWF_VIS_SKJEMA, som henter inn Ubetalingsmåned/år for sluttoppgjør og Siste dag med lønn.

Velg oppsett /CUS&OPAL06 YWF_VIS_SKJEMA Sluttoppgjør.

Kjente feil i skjemaet