Behandling av sluttoppgjør - for fagbruker

Basis- og delservicekunder vil få skjemaet tilgjengelig i behandlerfanen for fagbruker i Ny innkurv. For kunder på grunntjenestemodell vil sluttoppgjørsskjemaene behandles av DFØ.

Om sluttoppgjørsskjema

Det vil kun opprettes sluttoppgjørsskjema på bakgrunn av et fratredelsesskjema. Det vil ikke opprettes sluttoppgjørsskjema for eksterne uten utbetaling (MG 9).

Behandling av skjemaet

For basis- og delservicekunder vil sluttoppgjøret være tilgjengelig i fanen Behandler i Ny Innkurv.

Du kan legge til kolonnene Siste dag med lønn og Utbetaling av sluttoppgjør i innkurven ved å trykke på knappen Filter og kolonner.

Sorterstigende for å se hvilke sluttoppgjør man bør behandle først, det vil si sluttoppgjør som skal utbetales på kommende hovedlønn.

Marker sluttoppgjøret du skal behandle og klikk på Åpne oppgave.

Behandle sluttoppgjør

Sluttoppgjørsskjemaet er ferdig utfylt, men må kontrolleres før godkjenning.

En kort informasjonstekst på toppen av skjemaet forklarer hvordan det enkelte skjemaet kan behandles.

Sluttoppgjør for følgende ansattgrupper, eller situasjoner, kan ikke registreres ved hjelp av skjemaet:

• Ansatte som har siste dag med lønn i perioden 01.06.XX – 29.06.xx
• Politikere (MG P)
• Dødsfall
• Fratredelse er slettet i SAP

Informasjonsteksten opplyser om hvordan skjemaet kan behandles i slike tilfeller.

Informasjon om fratredelse

Fratredelse dokumentnummer: Henviser til hvilket fratredelsesskjema som det aktuelle sluttoppgjørsskjema er opprettet fra.

Sluttoppgjør dokumentnummer: Nummer på det aktuelle sluttoppgjørsskjema

Årsak til fratredelse: Årsak hentes fra SAP

Siste dag med lønn: Datoen hentes fra SAP. Dette fanger opp dersom endringer knyttet til sluttdato har skjedd etter at fratredelsesskjema ble postert. Det er denne datoen som benyttes ved postering i SAP når skjemaet godkjennes.

Du vil få varsel i skjemaet dersom noe krever ekstra oppmerksomhet.

Eksempel på varsel ved endring av sluttdato i SAP, etter postering av tilhørende fratredelsesskjema:

Utbetaling av sluttoppgjør

Måned og år for utbetaling av sluttoppgjør er hentet fra fratredelsesskjemaet. Dette viser når oppgaven skal behandles, og brukes for sortering i innkurven.

Tidspunkt for godkjenning av skjema må være samme tidspunkt som du hadde registrert sluttoppgjøret i SAP. Det betyr at du som hovedregel ikke må godkjenne et skjema før det skal utbetales. *
Eksempel:

• Siste dag med lønn er 30.09.25 og sluttoppgjøret skal utbetales i oktober. Du må vente til etter hovedlønn for september med å godkjenne skjemaet. Hvis du godkjenner skjemaet før september lønn er kjørt, vil sluttoppgjøret utbetales i september. Dette skjer selv om det står oktober 2025 i feltet under Utbetaling av sluttoppgjør.

Dersom sluttoppgjøret skal utbetales på et annet tidspunkt enn det som står i skjemaet endrer du måned/ år, velger knappen Lagre og deretter knappen Avbryt for å utsette oppgaven. Sluttoppgjøret kan da behandles til en annen hovedlønn.

Feltet for Lønnart er forhåndsutfylt basert på enten medarbeidergruppe og/eller sluttårsak. I de fleste tilfeller er dette lønnart OSLU. Andre lønnarter er OSLP og OSLD. Lønnarten kan ikke endres i skjema.

Velg Verdi for lønnart OSLU.

Verdi 2 er forhåndsutfylt, da det som oftest er denne verdien som benyttes. Verdi kan endres via nedtrekksmenyen.

Se SAP brukerdokumentasjon for ytterligere beskrivelse av OSLU.

Tidssaldo

Tidssaldoer som er relevante for sluttoppgjøret vil vises i skjemaet.

Hvordan kvotene skal posteres i sluttoppgjøret er hentet ut fra valg gjort i fratredelsesskjema.

Manuell oppfølging

Dersom ansatt er registrert med lån, inkasso- eller påleggstrekk, eller utestående beløp på reisereskontro blir dette varslet om i sluttoppgjørsskjema. Oppfølging må skje manuelt i SAP og blir ikke postert av skjema.
Eksempel:

Eventuelle merknader fra fratredelsesskjemaet eller feilmeldinger fra sluttoppgjørsskjema viser i sluttoppgjørsskjema under Merknader.

Godkjenne sluttoppgjør

Når sluttoppgjørsskjemaet er kontrollert, velg knappen Godkjenn for å postere sluttoppgjøret. Skjema vil da forsvinne fra innkurven.

I de tilfellene sluttoppgjørsskjema må registreres direkte i SAP, vil ikke knappen Godkjenn være tilgjengelig.

Velg knappen Manuell behandling, som vil avslutte skjema.

Se unntak under kapittelet Behandle sluttoppgjør (lenke til riktig sted i brukerveiledningen).

Dersom ansatt ikke skal ha utbetalt sluttoppgjør, eksempelvis ved sletting av fratredelse, kan man slette skjema ved å velge knappen Slett.

Et sluttoppgjørsskjema som er sendt til postering i perioden etter at lønnskjøring er startet, settes automatisk i ventestatus. Det vil si at skjemaet vil få status 300 Venter på kontrollperiode. Dersom sluttoppgjørsskjemaet skal være med på lønnskjøringen må det frigis i SAP, slik at det kan posteres i PA30 på den ansatte.

Postering av sluttoppgjør

Sluttoppgjørsskjemaet vil postere lønnarter samt behandle kvoter og saldoer basert på status under Behandling.

Følgende infotyper kan berøres ved godkjenning av sluttoppgjør:

• IT0015 – OSLU (verdi 1, 2, 3, 4) / OSLP (verdi 100)
• IT0416 – Oppgjør av rest feriedager (betalt ferie)
• IT2010 – Utbetaling eller trekk av kvoter
• IT2012 – Nullstilling av kvoter
• IT2006 – Korrigering på feriekvoter før hovedlønn for juni

Simuler lønnsslippen etter at sluttoppgjøret er postert.

Feilretting av sluttoppgjørsskjema

Et sluttoppgjørskjema som feiler ved postering, vil komme til behandling i Ny innkurv under fanen Feilretter.

Klikk på oppgaven for å få opp en forhåndsvisning av skjemaet.

Forhåndsvisningen av sluttoppgjørsskjema inneholder

• navn på ansatt
• skjemanummer
• årsak til fratredelse
• siste dag med lønn
• tidspunkt for utbetaling av sluttoppgjør

I tillegg inneholder forhåndsvisningen et felt for merknader, hvor du vil kunne se årsak til at skjema har kommet til feilretting.

Nede til høyre i innkurven finner du flere knapper for behandling av skjema.

Klikk på knappen Reserver for å tilordne en oppgave til deg selv.

Klikk på knappen Frigi for å legge oppgaven tilbake i køen. Oppgaven vil da bli tilgjengelig igjen for andre med rollen feilretter.

Klikk på knappen Åpne oppgave for å starte behandling av skjema som er kommet til feilretting.

Utfør eventuell korrigering i SAP før du ferdigbehandler skjemaet.

For å ferdigbehandle et sluttoppgjørsskjema som er kommet til feilretting må du ta stilling til om skjemaet skal slettes eller godkjennes.

Dersom skjemaet er kontrollert og sluttoppgjør skal posteres i SAP velger du knappen Godkjenn. Bekreft innsendingen på nytt med knapp Godkjenn.

Et sluttoppgjørsskjema som har kommet til feilretting, men som er godkjent og ferdig postert i SAP, vil få status 600 Ferdig uten avvik.

I de tilfeller man ikke kan postere sluttoppgjør via skjema vil man kunne velge knappen Manuell behandling.

Skjema vil da avsluttes og status på skjemaet vil bli 522 Ferdig - Manuelt postert. Dersom ansatt likevel skal ha sluttoppgjør må dette registreres utenfor skjema, det vil si direkte i SAP/ PA30.

Dersom for eksempel fratredelsen slettes og sluttoppgjør ikke skal utbetales, kan du vurdere om du skal slette skjema ved å trykke på knappen Slett.

Legg inn obligatorisk melding i merknadsfeltet. Bekreft at du sletter skjemaet ved å trykke på knappen Slett igjen.

Et slettet sluttoppgjørsskjema vil få status 620 Slettet.

Velg knappen Avbryt for å komme tilbake til oversikten i innkurven.