DFØ lanserer ny innkurv og permisjonssøknad i selvbetjeningsløsningene. I dette kundenotatet vil vi informere litt om hva som kommer av ny funksjonalitet og hva kunder bør være observante på i forbindelse med overgangen til ny løsning for permisjonssøknader.
Vi har gleden av å kunngjøre lansering av ny og forbedret versjon av Innkurv og Permisjonssøknad i Selvbetjeningsportalen den 3. april 2024.
Permisjonssøknad vil være den første og eneste oppgaven som skal behandles i den nye Innkurven ved lansering.
Godkjenner og ledere vil derfor ha to innkurver å forholde seg til i en overgangsperiode, frem til alle e-skjemaene er flyttet over til den nye løsningen.
Informasjon og demo av Innkurv finner du via følgende lenke.
Permisjonssøknad
Den første versjonen av den nye permisjonssøknaden vil hovedsakelig ha samme funksjonalitet som den gamle søknaden, men med nytt utseende basert på ny teknologi. Foreløpig vil den være tilgjengelig via Selvbetjeningsportalen til DFØ.
I første omgang har vi implementert en funksjon som gjør at de ansatte kan endre en innsendt permisjonssøknad helt fram til den er godkjent.
På sikt vil den nye løsningen også få følgende funksjonalitet:
- Ansatte kan endre søknad etter at permisjon er postert.
- Flere perioder med med ulike typer permisjon i samme søknad.
- Ferie kan registreres i kombinasjon med foreldrepermisjon.
- Mulighet for å registrere permisjoner på over 998 dager.
- Anledning til å endre eksisterende poster i PA30 (for fagbrukere).
- Ferdig utfylt kontrakt for permisjoner.
- Mulighet for å behandle tillegg og trekk i samme periode.
- Rapporter
- Permisjonssøknad via DFØ-appen
Fagbruker opplæring
I uke 15 vil det bli arrangert en gjennomgang av permisjonssøknader for fagbrukere. Ønsker du å delta, kan du melde deg på via kurssiden på dfo.no. Vi vil legge ut tidspunktene når de er klare.
Viktig informasjon om overgangsperioden
Etter lansering vil ansatte ikke lenger kunne søke om ny permisjon på gammel systemløsning. Den gamle applikasjonen vil bli erstattet med en ny, men inngangsporten via Selvbetjeningsportalen er den samme.
Permisjonssøknader som allerede er opprettet på gammel versjon kan behandles ferdig. Det vil si at det i en periode fram til rundt midten av mai vil kunne være permisjonssøknader som ligger til behandling i både ny og gammel innkurv.
Det er en fordel at det er minst mulig søknader i flyt ved lansering, så vi vil be dere om følgende:
- Oppfordre ansatte om å vente med å søke permisjon til den nye permisjonssøknaden er lansert, dersom det lar seg gjøre.
- Be ansatte som har søkt permisjon om å sjekke egen innkurv og slette eller sende inn returnerte søknader på nytt innen 3. april 2024.
- At søknader som allerede er opprettet og sendt inn før lanseringen den 3. april 2024, blir godkjent/behandlet ferdig av GK1 og GK2, fortrinnsvis innen 3. april 2024, men senest innen 15. mai 2024.
Permisjonssøknader som er opprettet før lansering av ny versjon kan behandles som normalt i gammel innkurv fram til 15. mai. Innen den 15. mai må alle «gamle» permisjoner være godkjent av GK2. Da vil arbeidsflyt avsluttes, og det betyr at oppgaven forsvinner i fra behandlers gamle innkurv. I tilfeller der søknader fortsatt skulle ligge ubehandlet ved overgangen den 15. mai, må ansatte opprette en ny søknad.