Hvordan skal leverandører sende faktura til virksomheter som er kunde av DFØ?

Du må produsere fakturaer i elektronisk handelsformat (EHF) på en av tre måter: 

• i et eget økonomisystem som er knyttet opp mot et aksesspunkt. Dere må i så fall ha en aksesspunktavtale.
• gjennom formidlingstjenester som er knyttet til aksesspunktet
• bruke en nettbasert fakturaportal

Utenlandske leverandører har sjelden et forhold til begrepet EHF (Elektronisk handels format). Grunnen til det er at EHF er en norsk tilpasning av et felles europeisk fakturaformat. 

Utenlandske leverandører benytter som oftest PEPPOL BIS for å sende elektronisk faktura. Enkelte utenlandske aktørportaler ønsker landskode foran organisasjonsnummeret. Norges landkode er: 0192:orgnr

Eksempel: 0192:999999999

Det finnes mange felter i EHF som leverandører kan benytte. Her er en beskrivelse av de vi bruker, hvilken tagg det skal være, og hvordan slike referanser kan se ut for våre kunder. 

Deres ref / bestillerreferanse 

Kjøperens referanse skal oppgis ved bestilling og returneres på faktura. 

• Referansen skal legges i taggen: Invoice/buyerReference
• Eksempel på referanser: 1460ABCD, 3260TRKNU eller 3700abc123

Kundens bestillingsnummer eller kontraktsnummer 

Hvis dere er tilknyttet e-handelsplattformen og mottar elektroniske bestillinger derfra, er bestillingsnummer påført bestillingen.

Hvis ikke, skal kundens bestillingsnummer legges i taggen: 

• Invoice/OrderReference/ID  
• Eksempel på bestillingsnummer: 12AB123456 eller 121S123456 eller 12A7123456

Ved kontraktskjøp (for eksempel husleie), så skal kontraktsnummer legges i taggen: 

• Invoice/OrderReference/ID  
• Eksempel på kontraktsnummer: CM1234 eller CM0006

Leverandørens ordrenummer 

Leverandørens ordrenummer skal legges i taggen: 

• Invoice/AdditionalDocumentReference/ID

Hvis eksternt vedlegg og ordrenummer forekommer, skal feltet være med på to forekomster med ulik dokumenttype.

Rammeavtalenummer 

Rammeavtalenummer kan legges i taggen: 

• Invoice/ContractDocumentReference/ID

Vedlegg 

Eventuelle vedlegg til faktura eller kreditnota skal være i PDF-format. Embedded vedlegg må også være i PDF.

Hvis det er feil i innlesing av en faktura eller kreditnota i våre systemer, får du en e-post med feilmeldingene og hva du må gjøre. Når du har rettet opp feilen, sender du fakturaen eller kreditnotaen på nytt. Send en beskjed til elfak@dfo.no når du har sendt en ny fil, slik at vi kan følge den opp. 

Du kan teste filene før du sender dem.

• DFØs filtester
• Difis filtester