Send en faktura til våre kunder
Slik sender du elektroniske fakturaer og papirfakturaer til kunder av DFØ.
Du kan ikke sende faktura på e-post
Du må sende fakturaer som elektronisk faktura eller på papir i posten.
Sende elektronisk faktura (EHF)
I avtaler som inngås etter 1. juli 2012 skal statlige virksomheter kreve at leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk i “elektronisk handelsformat” (EHF). Utenlandske leverandører skal bruke standarden PEPPOL BIS.
Den elektroniske fakturaadressen er lik organisasjonsnummeret til virksomheten du skal sende fakturaen til. Er du usikker på adressen til virksomheten, kan du slå opp i ELMA-registeret, hvor alle virksomheter som kan motta EHF er registrert.
- Du må inngå avtale med et aksesspunkt. Aksesspunktet er en transportformidler av filer fra en utsteder til en mottaker.
- Du må produsere fakturaer i elektronisk handelsformat (EHF) på en av tre måter:
- i et eget fakturasystem
- gjennom formidlingstjenester som er knyttet til aksesspunktet
- bruke en nettbasert fakturaportal
Det finnes mange felter i EHF som leverandører kan benytte. Her er en beskrivelse av de vi bruker, hvilken tagg det skal være, og hvordan slike referanser kan se ut for våre kunder.
Deres ref / bestillerreferanse
Kjøperens referanse skal oppgis ved bestilling og returneres på faktura.
- Referansen skal legges i taggen: AccountingCustomerParty/Party/Contact/ID
- Eksempel på referanser: 1460ABCD eller 3260TRKNU eller 4040TK
Kundens bestillingsnummer eller kontraktsnummer
Hvis dere er tilknyttet e-handelsplattformen og mottar elektroniske bestillinger derfra, er bestillingsnummer påført bestillingen.
Hvis ikke, skal kundens bestillingsnummer legges i taggen:
- Invoice/OrderReference/ID
- Eksempel på bestillingsnummer: 12AB123456 eller 121S123456 eller 12A7123456
Ved kontraktskjøp (for eksempel husleie), så skal kontraktsnummer legges i taggen:
- Invoice/OrderReference/ID
- Eksempel på kontraktsnummer: CM1234 eller CM0006
Leverandørens ordrenummer
Leverandørens ordrenummer skal legges i taggen:
- Invoice/AdditionalDocumentReference/ID
Hvis eksternt vedlegg og ordrenummer forekommer, skal feltet være med på to forekomster med ulik dokumenttype.
Rammeavtalenummer
Rammeavtalenummer kan legges i taggen:
- Invoice/ContractDocumentReference/ID
Vedlegg
Eventuelle vedlegg til faktura eller kreditnota skal være i PDF-format. Embedded vedlegg må også være i PDF.
Hvis det er feil i innlesing av en faktura eller kreditnota i våre systemer, får du en e-post med feilmeldingene og hva du må gjøre. Når du har rettet opp feilen, sender du fakturaen eller kreditnotaen på nytt. Send en beskjed til elfak@dfo.no når du har sendt en ny fil, slik at vi kan følge den opp.
Du kan teste filene før du sender dem.
Betalingsfrist
I Statens standardavtaler (SSA) brukes 30 dagers betalingsfrist.
Virksomheten og leverandøren kan avtale betalingsfrister som avviker fra anbefalingen på 30 dager.
Sende papirfaktura
Skal du sende en papirfaktura i posten til en av våre kunder, er dette fakturaadressen:
Virksomhetens navn
Fakturamottak DFØ
Postboks 4746 Torgarden
7468 Trondheim
Fire kunder har egne adresser
Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir)
Fakturamottak DFØ
Postboks 4738 Torgarden
7468 Trondheim
Skatteetaten
Fakturamottak DFØ
Postboks 4731 Torgarden
7468 Trondheim
Domstolene i Norge
Fakturamottak DFØ
Postboks 4716 Torgarden
7468 Trondheim
Kriminalomsorgsdirektoratet
Fakturamottak DFØ
Postboks 4721 Torgarden
7468 Trondheim
Kontaktinfo
Har du spørsmål om innholdet på denne siden, kontakt oss på
- e-post regnskap@dfo.no
- e-post for spørsmål om elektronisk faktura elfak@dfo.no
- telefon 407 67 157