Send faktura til en kunde av DFØ
Slik sender du elektroniske fakturaer og papirfakturaer til kunder av DFØ.
Du kan ikke sende faktura på e-post
Du må sende fakturaer som elektronisk faktura eller på papir i posten.
Sende elektronisk faktura (EHF)
Når nye avtaler inngås skal statlige virksomheter kreve at leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk i samsvar med standarden elektronisk handelsformat (EHF). Utenlandske leverandører skal bruke standarden PEPPOL BIS.
Den elektroniske fakturaadressen er lik organisasjonsnummeret til virksomheten du skal sende fakturaen til. Er du usikker på adressen til virksomheten, kan du slå opp i ELMA-registeret, hvor alle virksomheter som kan motta EHF er registrert.
Du må produsere fakturaer i elektronisk handelsformat (EHF) på en av tre måter:
- i et eget økonomisystem som er knyttet opp mot et aksesspunkt. Dere må i så fall ha en aksesspunktavtale.
- gjennom formidlingstjenester som er knyttet til aksesspunktet
- bruke en nettbasert fakturaportal
Utenlandske leverandører har sjelden et forhold til begrepet EHF (Elektronisk handels format). Grunnen til det er at EHF er en norsk tilpasning av et felles europeisk fakturaformat.
Utenlandske leverandører benytter som oftest PEPPOL BIS for å sende elektronisk faktura. Enkelte utenlandske aktørportaler ønsker landskode foran organisasjonsnummeret. Norges landkode er: 0192:orgnr
Eksempel: 0192:999999999
Det finnes mange felter i EHF som leverandører kan benytte. Her er en beskrivelse av de vi bruker, hvilken tagg det skal være, og hvordan slike referanser kan se ut for våre kunder.
Deres ref / bestillerreferanse
Kjøperens referanse skal oppgis ved bestilling og returneres på faktura.
- Referansen skal legges i taggen: Invoice/buyerReference
- Eksempel på referanser: 1460ABCD, 3260TRKNU eller 3700abc123
Kundens bestillingsnummer eller kontraktsnummer
Hvis dere er tilknyttet e-handelsplattformen og mottar elektroniske bestillinger derfra, er bestillingsnummer påført bestillingen.
Hvis ikke, skal kundens bestillingsnummer legges i taggen:
- Invoice/OrderReference/ID
- Eksempel på bestillingsnummer: 12AB123456 eller 121S123456 eller 12A7123456
Ved kontraktskjøp (for eksempel husleie), så skal kontraktsnummer legges i taggen:
- Invoice/OrderReference/ID
- Eksempel på kontraktsnummer: CM1234 eller CM0006
Leverandørens ordrenummer
Leverandørens ordrenummer skal legges i taggen:
- Invoice/AdditionalDocumentReference/ID
Hvis eksternt vedlegg og ordrenummer forekommer, skal feltet være med på to forekomster med ulik dokumenttype.
Rammeavtalenummer
Rammeavtalenummer kan legges i taggen:
- Invoice/ContractDocumentReference/ID
Vedlegg
Eventuelle vedlegg til faktura eller kreditnota skal være i PDF-format. Embedded vedlegg må også være i PDF.
Hvis det er feil i innlesing av en faktura eller kreditnota i våre systemer, får du en e-post med feilmeldingene og hva du må gjøre. Når du har rettet opp feilen, sender du fakturaen eller kreditnotaen på nytt.
Du kan teste filene før du sender dem.
Betalingsfrist
I Statens standardavtaler (SSA) brukes 30 dagers betalingsfrist.
Virksomheten og leverandøren kan avtale betalingsfrister som avviker fra anbefalingen på 30 dager.
Sende papirfaktura
Skal du sende en papirfaktura i posten til en av våre kunder, er dette fakturaadressen:
Virksomhetens navn
Fakturamottak DFØ
Postboks 4746 Torgarden
7468 Trondheim
Fem kunder har egne adresser
Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir)
Fakturamottak DFØ
Postboks 4738 Torgarden
7468 Trondheim
Domstolene i Norge
Fakturamottak DFØ
Postboks 4716 Torgarden
7468 Trondheim
Kriminalomsorgsdirektoratet
Fakturamottak DFØ
Postboks 4721 Torgarden
7468 Trondheim
Navn på politidistrikt/-enhet
Fakturamottak DFØ
Postboks 4722 Torgarden
7468 Trondheim
Skatteetaten
Fakturamottak DFØ
Postboks 4731 Torgarden
7468 Trondheim
Kontaktinfo
Har du spørsmål om innholdet på denne siden, kontakt oss på
- e-post regnskap@dfo.no
- e-post for spørsmål om elektronisk faktura elfak@dfo.no
- telefon 407 67 157