Når en person mangler fra en liste

I systemløsningen vil de tildelte rollene samt ansatte vises i ulike lister, for å kunne gjøre et utvalg av hvem som skal ha hvilke tilganger. Nedenfor er det opplistet de områdene som vil vise slike lister i systemløsningen.

Fanen Fagforeningstilhørighet i Systemoppsett (for rollen Administrator)

Når man er i fanen Fagforeningstilhørighet i Systemoppsett, får man opp en liste over alle personer som er knyttet til rollen Fagforeningsadministrator. Listen vedlikeholdes av Administrator via Tilgangsportalen. Dersom man mangler en person i denne listen, må personen tildeles rollen Fagforeningsadministrator i Tilgangsportalen.

DFØ

Ansattlisten i Fagforeningstilknytning (for rollen Fagforeningsadministrator)

I området Fagforeningstilknytning vises en liste over ansatte i virksomheten. Ansatte må være aktive per 01.05. inneværende år. Ansatte må være på tariffavtale 71 (LO/YS) eller 73 (Akad./Unio).

Listen viser kun de ansatte som er omfattet av lokale lønnsforhandlinger. Andre ansatte er ekskludert basert på Brev om lokale lønnsforhandlinger, andre tariffavtaler enn 71 og 73, unntak fra tjenestetvistloven, og medarbeiderundergrupper som ikke lenger er i bruk.

Følgende medarbeidergrupper er derfor ekskludert fra listen:

• 7. Tiltak
• 8. Eksterne m/utbetaling
• 9. Eksterne u/utbetaling
• L. Lokalt ansatte
• P. Politikere
• S. Sjøfolk
• T. Vikar sjøfolk
• X. Avvik ekst m/lønn

Følgende medarbeiderundergrupper er derfor ekskludert fra listen:

• 03. Lederlønnstabellen
• 04. Timelønn C-tabellen
• 07. X Ungarb. (ikke i bruk)
• 08. X Underv.pers. lesbr
• 09. Individuell avlønn
• 10. Lærlinger/elever
• 15. Timelønn C-tab u/SPK
• 18. E.prsj.p.211 – timel
• 21. Svalbard/led.l.tabell
• 22. Svalbard/tim.C-tabell
• 30. Pensjon. Pensjonsvilk
• 31. X_Ikke statsp>70 h.l.
• 32. X_Ikke statsp>40 t.l.
• 34. Konstituert dommer
• 35. Jan Mayen/tim.C-tab
• 36. Værobservatører
• 37. Andre observatører

Dersom ansatte mangler fra denne listen, må dette korrigeres i lønnssystemet. Kontroller da kriteriene som er listet ovenfor.

OBS! Vær oppmerksomme på at dersom flere ansatte deler samme stilling, vil kun én av de ansatte vises i listen. Dette må korrigeres i lønnssystemet, da det strider mot regelverket. Hver ansatt må registreres i egen stilling i lønnssystemet.

Se utdrag fra SAP brukerdokumentasjon for regelverk, det er tilgjengelig via lenken under. Utdrag er tilgjengelig i bildet under lenken.

DFØ

DFØ

Ansattlisten i Opprett lønnsoppgjør (for rollen Administrator)

I området Opprett lønnsoppgjør vises en liste over ansatte i virksomheten under trinn 3 Ansattutvalg. Ansatte må være aktive per virkningsdato. Ansatte må være på tariffavtale 71 (LO/YS) eller 73 (Akad./Unio). De ansatte som vises i listen tilhører samme tariffavtale som ble valgt i trinn 1 under opprettelse av lønnsoppgjøret (enten 71 eller 73).

Listen viser kun de ansatte som er omfattet av lokale lønnsforhandlinger. Andre ansatte er ekskludert basert på Brev om lokale lønnsforhandlinger, andre tariffavtaler enn 71 og 73, unntak fra tjenestetvistloven, og medarbeiderundergrupper som ikke lenger er i bruk.

Følgende medarbeidergrupper er derfor ekskludert fra listen:

• 7. Tiltak
• 8. Eksterne m/utbetaling
• 9. Eksterne u/utbetaling
• L. Lokalt ansatte
• P. Politikere
• S. Sjøfolk
• T. Vikar sjøfolk
• X. Avvik ekst m/lønn

Følgende medarbeiderundergrupper er derfor ekskludert fra listen:

• 03. Lederlønnstabellen
• 04. Timelønn C-tabellen
• 07. X Ungarb. (ikke i bruk)
• 08. X Underv.pers. lesbr
• 09. Individuell avlønn
• 10. Lærlinger/elever
• 15. Timelønn C-tab u/SPK
• 18. E.prsj.p.211 – timel
• 21. Svalbard/led.l.tabell
• 22. Svalbard/tim.C-tabell
• 30. Pensjon. Pensjonsvilk
• 31. X_Ikke statsp>70 h.l.
• 32. X_Ikke statsp>40 t.l.
• 34. Konstituert dommer
• 35. Jan Mayen/tim.C-tab
• 36. Værobservatører
• 37. Andre observatører

Dersom ansatte mangler fra denne listen, må dette korrigeres i lønnssystemet. Kontroller da kriteriene som er listet ovenfor.

OBS! Vær oppmerksomme på at dersom flere ansatte deler samme stilling, vil kun én av de ansatte vises i listen. Dette må korrigeres i lønnssystemet, da det strider mot regelverket. Hver ansatt må registreres i egen stilling i lønnssystemet.

Se utdrag fra SAP brukerdokumentasjon for regelverk, det er tilgjengelig via lenken under. Utdrag er tilgjengelig i bildet under lenken.

DFØ

DFØ

Forhandlingsdeltakere i Opprett lønnsoppgjør (for rollen Administrator)

Under trinn 4 Forhandlingsdeltakere i området Opprett lønnsoppgjør er det tre forskjellige lister som viser tilgjengelige forhandlingsdeltakere:

• Forhandlingsutvalg arbeidsgiver
• Ledere
• Fagforening

Forhandlingsutvalg arbeidsgiver

FoI listen for Forhandlingsutvalg arbeidsgiver vises personer med rollen Forhandlingsutvalg arbeidsgiver (fullmakt/signaturrett, skrivetilgang og lesetilgang). Hvis en person mangler i denne listen, må den tildeles korrekt rolle i Tilgangsportalen.

DFØ

Ledere

I listen for Ledere vises personer som har «lederhatt» (A012-tilknytning) og en A290-tilknytning i lønnssystemet. Hvis en person mangler i denne listen, må det kontrolleres følgende i lønnssystemet:

• Har personen «lederhatt» i PPOSE (A012-tilknytning)?
• Har personen en A290-tilknytning?

Lederens tilknytning til organisasjonsenhet hentes fra lederens A012-tilknytning i lønnssystemet (IT1001 i SAP). Det vil si at den eller de organisasjonsenhetene lederen er registrert som leder for i lønnssystemet, vil vises under kolonnen Organisasjonsenhet. Dersom en leder er registrert på feil organisasjonsenhet, må man kontrollere A012-tilknytningen i lønnssystemet. Lederens A290-tilknytning har kun betydning for at lederen skal vises i listen, men den styrer ikke hvilken organisasjonsenhet lederen er knyttet til i systemløsningen. Dersom en leder ikke har en A290-tilknytning i lønnssystemet, vil den heller ikke vises i listen.

DFØ

Fagforening

I listen for Fagforening vises personer med rollen Forhandlingsutvalg fagforening (signaturrett, skrivetilgang og lesetilgang) og Arbeidsgruppe fagforening. Hvis en person mangler i denne listen, må den tildeles korrekt rolle i Tilgangsportalen.

DFØ

Ansattlisten i Prioriteringsliste (for rollen Forhandlingsutvalg arbeidsgiver)

Rollen Forhandlingsutvalg arbeidsgiver skal ha tilgang til alle ansatte som er inkludert i lønnsoppgjøret. Dersom en ansatt mangler i prioriteringslisten for rollen Forhandlingsutvalg arbeidsgiver, må den ansatte markeres med Ja i kolonnen Inkludert i trinn 3 i Opprett lønnsoppgjør.

DFØ

Kontroller også at man har valgt korrekt lønnsoppgjør for prioriteringslisten.

DFØ

Ansattlisten i Prioriteringsliste (for rollene Forhandlingsutvalg fagforening og Arbeidsgruppe fagforening)

Rollene Forhandlingsutvalg fagforening og Arbeidsgruppe fagforening skal ha lesetilgang til alle ansatte som er inkludert i lønnsoppgjøret. Rollene skal i tillegg ha redigeringstilgang til de ansatte som er markert som medlem i den fagforeningen man selv tilhører (gjelder ikke for roller med lesetilgang).

Dersom en ansatt mangler i prioriteringslisten for rollene Forhandlingsutvalg fagforening og Arbeidsgruppe fagforening, må man kontrollere følgende:

• Ansatt er tilknyttet den gjeldende fagforeningen eller hovedsammenslutningen i Fagforeningstilknytning.
• Ansatt er inkludert i lønnsoppgjøret, i trinn 3 Ansattliste i Opprett lønnsoppgjør.
• Fagforeningsrollen er tilknyttet samme fagforening eller tilhørende hovedsammenslutning som den ansatte, i trinn 4 Forhandlingsdeltakere i Opprett lønnsoppgjør.

Ansattlisten i Prioriteringsliste (for rollen Leder)

Rollen Leder har redigeringstilgang til alle ansatte som ligger i samme eller underliggende organisasjonsenheter som man er leder for. I tillegg kan ledere ha lesetilgang til alle ansatte i lønnsoppgjøret, dersom det i trinn 6 i Opprett lønnsoppgjør er bestemt at ledere skal ha tilgang til alle ansatte. Dersom det i trinn 6 i Opprett lønnsoppgjør er bestemt at ledere kun skal ha tilgang til egne ansatte, er det kun disse ansatte lederen vil se i prioriteringslisten.

DFØ

Dersom en ansatt mangler i prioriteringslisten for ledere, må man kontrollere følgende:

• Den ansatte er inkludert i lønnsoppgjøret i trinn 3 i Opprett lønnsoppgjør.
• Lederen er knyttet til samme lønnsoppgjør som den ansatte i trinn 4 i Opprett lønnsoppgjør.
• Lederen er lagt til med korrekt organisasjonsenhet i trinn 4 i Opprett lønnsoppgjør.

Dersom lederens og ansattes organisasjonsenhet ikke samsvarer, må dette korrigeres i lønnssystemet. Lederens organisasjonsenhet hentes fra 012-tilknytningen i lønnssystemet.

OBS! Vær oppmerksom på at det er ansattes plassering på virkningstidspunktet som styrer hvilken leder som ser den ansatte. Dersom ansatt har byttet organisasjonsenhet etter virkningstidspunktet så er det gammel leder som vil få opp den ansatte i sine lister.

Kontroller også at man har valgt korrekt forhandling for prioriteringslisten.

DFØ

Dersom det har skjedd en omstrukturering av organisasjonsenheter etter virkningstidspunkt, vil det være oppsettet slik det var på virkningstidspunkt som vil vises.

Hvis en organisasjonsenhet har blitt lagt ned etter virkningstidspunkt, vil denne organisasjonsenheten vises i prioriteringslistene til den lederen som var leder på virkningstidspunktet, med de ansatte som tilhørte denne organisasjonsenheten på virkningstidspunktet.

OBS! Vær oppmerksom på at hvis lederen har sluttet som leder, så vil den ikke ha tilgang til flisen Prioriteringsliste. Det er da overliggende ledere som må vurdere de ansatte som var tilsatt i den nedlagte organisasjonsenheten.

Hvis det har blitt opprettet nye organisasjonsenheter etter virkningstidspunkt vil disse ikke være tilgjengelige i prioriteringslistene. Ansatte som eventuelt har blitt flyttet over til den nye organisasjonsenheten må da vurderes av lederen for ansattes gamle organisasjonsenhet. Nytilsatte ansatte etter virkningstidspunkt vil aldri vises i noen prioriteringslister, da de ikke inngår i de lokale lønnsforhandlingene.

OBS! Vær oppmerksom på at hvis lederne for de nye organisasjonsenhetene har blitt lagt til i lønnsoppgjøret, så vil de dermed ha tomme ansattlister i prioriteringslisten.