Når en person mangler fra en liste

I systemløsningen vil de tildelte rollene samt ansatte vises i ulike lister, for å kunne gjøre et utvalg av hvem som skal ha hvilke tilganger. Nedenfor er det opplistet de områdene som vil vise slike lister i systemløsningen.

Fanen Fagforeningstilhørighet i Systemoppsett (Administrator)

Når du er i fanen Fagforeningstilhørighet i Systemoppsett, får du opp en liste over alle personer som er knyttet til rollen Fagforeningsadministrator. Listen vedlikeholdes av Administrator via Tilgangsportalen. Dersom du mangler en person i denne listen, må personen tildeles rollen Fagforeningsadministrator i Tilgangsportalen.

Ansattlisten i Fagforeningstilknytning (Fagforeningsadministrator)

I appen Fagforeningstilknytning vises en liste over ansatte i virksomheten. Ansatte må være aktive på virkningsdatoen.

Listen viser kun de ansatte som er omfattet av lokale lønnsforhandlinger. Andre ansatte er ekskludert basert på Brev om lokale lønnsforhandlinger, andre tariffavtaler enn  73, unntak fra tjenestetvistloven, og medarbeiderundergrupper som ikke lenger er i bruk. Ansatte som ikke har en post i IT9008 i SAP vil heller ikke vises i listen.

Følgende medarbeidergrupper er ekskludert fra listen:

• 7. Tiltak
• 8. Eksterne m/utbetaling
• 9. Eksterne u/utbetaling
• L. Lokalt ansatte
• P. Politikere
• S. Sjøfolk
• T. Vikar sjøfolk
• X. Avvik ekst m/lønn

Følgende medarbeiderundergrupper er ekskludert fra listen:

• 03. Lederlønnstabellen
• 07. X Ungarb. (ikke i bruk)
• 08. X Underv.pers. lesbr
• 09. Individuell avlønn
• 10. Lærlinger/elever
• 18. E.prsj.p.211 – timel
• 21. Svalbard/led.l.tabell
• 30. Pensjon. Pensjonsvilk
• 31. X_Ikke statsp>70 h.l.
• 32. X_Ikke statsp>40 t.l.
• 34. Konstituert dommer
• 36. Værobservatører
• 37. Andre observatører

Dersom ansatte mangler fra denne listen, må dette korrigeres i lønnssystemet. Kontroller da kriteriene som er listet ovenfor.

OBS! Vær oppmerksom på at dersom flere ansatte deler samme stilling, vil kun én av de ansatte vises i listen. Dette må korrigeres i lønnssystemet, da det strider mot regelverket. Hver ansatt må registreres i egen stilling i lønnssystemet.

Se utdrag fra DFØ brukerdokumentasjon for regelverk via lenken under.

Vær oppmerksom på at det kun skal være en ansatt i hver stilling. Hvis en person innehar stillingen fra før, kan du derfor ikke velge denne. Da må du velge en annen eller opprette ny stilling. For opprettelse av ny stilling, se under i avsnittet «menylinje ansattopplysninger».

Unntaket er for eksterne stillinger. Da kan flere eksterne ha samme stilling.

Ansattlisten i Opprett lønnsoppgjør ( Administrator)

I appen Opprett lønnsoppgjør er det et ansattutvalg i trinn 3. Disse ansatte må være aktive per virkningsdato, og de må tilhøre den samme tariffavtalen som du valgte i trinn 1. Uorganiserte ansatte vil vises i den største tariffavtalen hos virksomheten.

Listen viser kun de ansatte som er omfattet av lokale lønnsforhandlinger. Andre ansatte er ekskludert basert på Brev om lokale lønnsforhandlinger, andre tariffavtaler enn 73, unntak fra tjenestetvistloven, og medarbeiderundergrupper som ikke lenger er i bruk. Ansatte som ikke har en post i IT9008 i SAP vil heller ikke vises i listen.

Følgende medarbeidergrupper er ekskludert fra listen:

• 7. Tiltak
• 8. Eksterne m/utbetaling
• 9. Eksterne u/utbetaling
• L. Lokalt ansatte
• P. Politikere
• S. Sjøfolk
• T. Vikar sjøfolk
• X. Avvik ekst m/lønn

Følgende medarbeiderundergrupper er ekskludert fra listen:

• 03. Lederlønnstabellen
• 07. X Ungarb. (ikke i bruk)
• 08. X Underv.pers. lesbr
• 09. Individuell avlønn
• 10. Lærlinger/elever
• 18. E.prsj.p.211 – timel
• 21. Svalbard/led.l.tabell
• 30. Pensjon. Pensjonsvilk
• 31. X_Ikke statsp>70 h.l.
• 32. X_Ikke statsp>40 t.l.
• 34. Konstituert dommer
• 36. Værobservatører
• 37. Andre observatører

Dersom ansatte mangler fra denne listen, må dette korrigeres i lønnssystemet. Kontroller da kriteriene som er listet ovenfor.

OBS! Vær oppmerksomme på at dersom flere ansatte deler samme stilling, vil kun én av de ansatte vises i listen. Dette må korrigeres i lønnssystemet, da det strider mot regelverket. Hver ansatt må registreres i egen stilling i lønnssystemet.

Se utdrag fra SAP brukerdokumentasjon for regelverk via lenken under.

Vær oppmerksom på at det kun skal være en ansatt i hver stilling. Hvis en person innehar stillingen fra før, kan du derfor ikke velge denne. Da må du velge en annen eller opprette ny stilling. For opprettelse av ny stilling, se under i avsnittet «menylinje ansattopplysninger».

Unntaket er for eksterne stillinger. Da kan flere eksterne ha samme stilling.

Forhandlingsdeltakere i Opprett lønnsoppgjør (Administrator)

Under trinn 4 Forhandlingsdeltakere i appen Opprett lønnsoppgjør er det tre forskjellige lister som viser tilgjengelige forhandlingsdeltakere:

• Forhandlingsutvalg arbeidsgiver
• Ledere
• Fagforening

Forhandlingsutvalg arbeidsgiver

I listen for Forhandlingsutvalg arbeidsgiver vises personer med rollen Forhandlingsutvalg arbeidsgiver (fullmakt/signaturrett, skrivetilgang og lesetilgang). Hvis en person mangler i denne listen, må den tildeles korrekt rolle i Tilgangsportalen.

Ledere

I listen for Ledere vises personer som har «lederhatt» (A012-tilknytning) og en A290-tilknytning i lønnssystemet. Hvis en person mangler i denne listen, må det kontrolleres følgende i lønnssystemet:

• Har personen «lederhatt» i PPOSE (A012-tilknytning)?
• Har personen en A290-tilknytning?

Lederens tilknytning til organisasjonsenhet hentes fra lederens A012-tilknytning i lønnssystemet (IT1001 i SAP). Det vil si at den eller de organisasjonsenhetene lederen er registrert som leder for i lønnssystemet, vil vises under kolonnen Organisasjonsenhet. Dersom en leder er registrert på feil organisasjonsenhet, må man kontrollere A012-tilknytningen i lønnssystemet. Lederens A290-tilknytning har kun betydning for at lederen skal vises i listen, men den styrer ikke hvilken organisasjonsenhet lederen er knyttet til i systemløsningen. Dersom en leder ikke har en A290-tilknytning i lønnssystemet, vil den heller ikke vises i listen.

Fagforening

I listen for Fagforening vises personer med rollen Forhandlingsutvalg fagforening (signaturrett, skrivetilgang og lesetilgang) og Arbeidsgruppe fagforening. Hvis en person mangler i denne listen, må den tildeles korrekt rolle i Tilgangsportalen.

Ansattlisten i Prioriteringsliste (Forhandlingsutvalg arbeidsgiver)

Rollen Forhandlingsutvalg arbeidsgiver skal ha tilgang til alle ansatte som er inkludert i lønnsoppgjøret. Dersom en ansatt mangler i prioriteringslisten for rollen Forhandlingsutvalg arbeidsgiver, må den ansatte markeres med Ja i kolonnen Inkludert i trinn 3 i Opprett lønnsoppgjør.

Kontroller også at du har valgt korrekt lønnsoppgjør for prioriteringslisten.

Ansattlisten i Prioriteringsliste (Forhandlingsutvalg fagforening og Arbeidsgruppe fagforening)

Rollene Forhandlingsutvalg fagforening og Arbeidsgruppe fagforening skal ha lesetilgang til alle ansatte som er inkludert i lønnsoppgjøret. Rollene skal i tillegg ha redigeringstilgang til de ansatte som er markert som medlem i den fagforeningen man selv tilhører (gjelder ikke for roller med lesetilgang).

Dersom en ansatt mangler i prioriteringslisten for rollene Forhandlingsutvalg fagforening og Arbeidsgruppe fagforening, må du kontrollere følgende:

• Ansatt er tilknyttet den gjeldende fagforeningen eller hovedsammenslutningen i Fagforeningstilknytning.
• Ansatt er inkludert i lønnsoppgjøret, i trinn 3 Ansattliste i Opprett lønnsoppgjør.
• Fagforeningsrollen er tilknyttet samme fagforening eller tilhørende hovedsammenslutning som den ansatte, i trinn 4 Forhandlingsdeltakere i Opprett lønnsoppgjør.

Ansattlisten i Prioriteringsliste (Leder)

Rollen Leder har redigeringstilgang til alle ansatte som ligger i samme eller underliggende organisasjonsenheter som man er leder for. I tillegg kan ledere ha lesetilgang til alle ansatte i lønnsoppgjøret, dersom det i trinn 6 i Opprett lønnsoppgjør er bestemt at ledere skal ha tilgang til alle ansatte. Dersom det i trinn 6 i Opprett lønnsoppgjør er bestemt at ledere kun skal ha tilgang til egne ansatte, er det kun disse ansatte lederen vil se i prioriteringslisten.

Dersom en ansatt mangler i prioriteringslisten for ledere, må du kontrollere følgende:

• Den ansatte er inkludert i lønnsoppgjøret i trinn 3 i Opprett lønnsoppgjør.
• Lederen er knyttet til samme lønnsoppgjør som den ansatte i trinn 4 i Opprett lønnsoppgjør.
• Lederen er lagt til med korrekt organisasjonsenhet i trinn 4 i Opprett lønnsoppgjør.

Dersom lederens og ansattes organisasjonsenhet ikke samsvarer, må dette korrigeres i lønnssystemet. Lederens organisasjonsenhet hentes fra 012-tilknytningen i lønnssystemet.

OBS! Vær oppmerksom på at det er ansattes plassering på virkningstidspunktet som styrer hvilken leder som ser den ansatte. Dersom ansatt har byttet organisasjonsenhet etter virkningstidspunktet så er det gammel leder som vil få opp den ansatte i sine lister.

Kontroller også at man har valgt korrekt forhandling for prioriteringslisten.

Dersom det har skjedd en omstrukturering av organisasjonsenheter etter virkningstidspunkt, vil det være oppsettet slik det var på virkningstidspunkt som vil vises.

Hvis en organisasjonsenhet har blitt lagt ned etter virkningstidspunkt, vil denne organisasjonsenheten vises i prioriteringslistene til den lederen som var leder på virkningstidspunktet, med de ansatte som tilhørte denne organisasjonsenheten på virkningstidspunktet.

OBS! Vær oppmerksom på at hvis lederen har sluttet som leder, så vil den ikke ha tilgang til flisen Prioriteringsliste. Det er da overliggende ledere som må vurdere de ansatte som var tilsatt i den nedlagte organisasjonsenheten.

Hvis det har blitt opprettet nye organisasjonsenheter etter virkningstidspunkt vil disse ikke være tilgjengelige i prioriteringslistene. Ansatte som eventuelt har blitt flyttet over til den nye organisasjonsenheten må da vurderes av lederen for ansattes gamle organisasjonsenhet. Nytilsatte ansatte etter virkningstidspunkt vil aldri vises i noen prioriteringslister, da de ikke inngår i de lokale lønnsforhandlingene.

OBS! Vær oppmerksom på at hvis lederne for de nye organisasjonsenhetene har blitt lagt til i lønnsoppgjøret, så vil de dermed ha tomme ansattlister i prioriteringslisten.

Vedlegget i protokoll

Alle ansatte som var inkludert i den gjeldende forhandlingen, vil være med i vedlegget til protokollen. For å være inkludert i forhandlingen, må den ansatte være markert med Ja i trinn 3 Ansattutvalg i Opprett lønnsoppgjør.

Behandling av forhandlingsresultat (Medarbeider forhandlingsresultat)

Fanen Forhandlingsresultat vil inneholde alle ansatte som har fått en endring i forhandlingen. Ansatte som ikke har fått en endring, vil ikke vises i listen.

Fanen Fremtidige lønns- og personalopplysninger vil inneholde alle ansatte som har fått en endring i forhandlingen, og som har en fremtidig lønns- eller stillingsendring etter virkningstidspunktet. Det er kun fremtidige poster som må behandles, som vil vises. Fremtidige poster som ikke krever behandling, vil ikke vises i listen.

Registrer lønnsbrev (Forhandlingsutvalg arbeidsgiver og Forhandlingsutvalg fagforening)

Listen over ansatte du sender lønnsbrev til, avhenger av hvilken gruppe mottakere du valgte ved opprettelse av lønnsbrevet. For Forhandlingsutvalg fagforening må alle mottakere også være medlem av den valgte fagforeningen.

Kun ansatte/medlemmer med lønnsendring/stillingsendring

Når denne mottakergruppen er valgt, er det kun ansatte som har fått en endring i forhandlingene som vises i listen over mottakere. Den ansatte må derfor være inkludert i lønnsoppgjøret, og ha fått en endring i forhandlingene, for å være mottaker av lønnsbrevet.

Ansatte/medlemmer som har sendt inn kravskjema og ansatte/medlemmer med lønnsendring/stillingsendring

Når denne mottakergruppen er valgt, er det kun ansatte som har sendt inn et kravskjema som vises i listen. I tillegg vil alle ansatte som har fått en endring i forhandlingene, også vises. Ansatte som ikke har sendt inn kravskjema, og som heller ikke har fått en endring, vil ikke vises i listen. Den ansatte må være inkludert i lønnsoppgjøret.

Alle ansatte/medlemmer som er inkludert i lønnsoppgjøret

Når denne mottakergruppen er valgt, vil alle ansatte som er inkludert i lønnsoppgjøret vises i listen. Den ansatte må være markert med Ja i trinn 3 Ansattutvalg i Opprett lønnsoppgjør.