Her kan du som har rollen Forhandlingsutvalg arbeidsgiver lese om hvordan du oppretter og redigerer en protokoll i systemløsningen Lokale lønnsforhandlinger.
Rollene Forhandlingsutvalg arbeidsgiver skrivetilgang og fullmakt/signaturrett har tilgang til å opprette ny protokoll.
Ved å markere den forhandlingen man ønsker å opprette protokoll for, blir knappen «+Lag ny» aktivert. Trykk på +Lag ny for å komme til skjermbildet «Opprett protokoll» for videre registrering.
OBS! Status forhandling må være Pågående, og status protokoll må være Ikke opprettet, for å kunne opprette en ny protokoll.
Hvis man allerede har opprettet en protokoll og ønsker å redigere den, markerer man linjen for forhandlingen og trykker på Rediger.
Det samme bildet vil vises for både +Lag ny og Rediger.
OBS! Virksomhetens logo lastes opp av rollen Administrator i Systemoppsett, og hentes automatisk derfra. Dersom man ønsker å endre på logoen må dette derfor gjøres i Systemoppsett.
Forhandlingsperiode og Dato for offentliggjøring
Feltene for Forhandlingsperiode skal angi når forhandlingene mellom partene foregikk. Feltene kan være forhåndsutfylt fra registreringer som ble gjort i "Opprett lønnsoppgjør", men kan overskrives. Dette er obligatoriske felt.
Dato og tidspunkt for forhandlingens start legges i feltene for «Fra dato» og «Fra klokkeslett».
Dato og tidspunkt for forhandlingens slutt legges i feltene for «Til dato» og «Til klokkeslett».
Forhandlingsperioden er styrende for å kunne registrere fraværsdager på forhandlingsdeltakere.
Det er mulig å inkludere forhandlingsperioden i protokolldokumentet.
I feltet "Dato for offentliggjøring" skal man angi dato og tidspunkt for når protokollen kan bli offentliggjort for rollene som kun kan se signerte protokoller (gjelder Arbeidsgruppe fagforening, Leder og Administrator). Det er ikke mulig for disse rollene å se protokollen før tidspunktet for offentliggjøring er passert.
Dato for offentliggjøring kan være forhåndsutfylt fra registreringer gjort i "Opprett lønnsoppgjør", men kan overskrives. Dette er et obligatorisk felt.
Dato for offentliggjøring vil vises under protokollteksten i protokollen:
Hent siste tilbud
Ved å klikke på knappen «Hent siste tilbud» hentes siste tilbud fra prioriteringslisten, og legges som vedlegg i protokollen.
Siste tilbud er den siste prioriteringslisten som ble sendt fra rollen Forhandlingsutvalg arbeidsgiver i flisen Prioriteringsliste. Prioriteringslisten må være markert som et tilbud, og sendt til Forhandlingsutvalg fagforening. Prioriteringslister som er markert som Arbeidsgivers krav vil ikke lastes opp.
Dersom det har blitt sendt et nytt tilbud etter opprettelse av protokollen, må man generere dette i protokollen ved å klikke på knappen «Hent siste tilbud» igjen. Det er kun mulig å hente det siste tilbudet som er sendt.
Filen vil automatisk lastes ned sammen med protokollen når man eksporterer protokollen fra fremsiden.
Man kan klikke på knappen «Vis siste tilbud» for å åpne vedlegget i et eget vindu.
Trykk på Lukk nede til høyre for å lukke vinduet:
Filen inneholder kun ansatte som har fått en lønnsendring i forhandlingen. Vedlegget vil automatisk inneholde følgende kolonner:
For forhandlinger med LO/YS:
For forhandlinger med Akademikerne/UNIO:
Innledning og Protokolltekst
I tekstfeltet for Innledning kan man skrive ønsket tekst for innledning til protokollen. Tekstfeltet er et fritekstfelt, og eksempelteksten i feltet vil forsvinne når man skriver i feltet.
Teksten vil vises øverst i protokollen:
I tekstfeltet for Protokolltekst kan man skrive ønsket tekst for informasjon om forhandlingene. Tekstfeltet er fritekstfelt, og eksempelteksten i feltet kan fjernes.
Teksten vil legge seg under forhandlingsdeltakerne i protokollen:
Forhandlingsdelakere
I feltet Forhandlingsdeltakere skal man legge til alle personer som var til stede under forhandlingene. Tabellen vil være forhåndsutfylt med de forhandlingsdeltakerne som var inkludert under publiseringen av Opprett lønnsoppgjør. Dette gjelder for personer med rollene Forhandlingsutvalg arbeidsgiver med fullmakt/signaturrett, skrivetilgang eller lesetilgang, og Forhandlingsutvalg fagforening med signaturrett, skrivetilgang eller lesetilgang.
Personer med rollene Leder, Arbeidsgruppe fagforening og Administrator er ikke en del av forhandlingsutvalget, og vil ikke være tilgjengelige for valg i protokollen.
Personene som legges til under Forhandlingsdeltakere vil vises i protokollen under Til stede:
De personene som har en rolle med signaturrett vil i tillegg vises nederst i protokollen hvor den skal signeres:
For å legge til en forhandlingsdeltaker til listen trykker man på knappen +Legg til deltaker.
Et vindu vil vises med alle personer som er registrert som forhandlingsdeltaker i den aktuelle forhandlingen, og som har rollen Forhandlingsutvalg arbeidsgiver (fullmakt/signaturrett, skrivetilgang og lesetilgang) eller Forhandlingsutvalg fagforening (signaturrett, skrivetilgang og lesetilgang). Marker de personene som var til stede under forhandlingen, og trykk på Legg til.
Kolonnene i feltet for forhandlingsdeltakere vil automatisk fylles ut med navn, rolle og part i forhandlingen.
Hvis noen mangler i listen under +Legg til deltaker, må disse legges til av Administrator i Opprett lønnsoppgjør.
For å fjerne en deltaker fra listen trykker man på søppelbøtten i oversikten over Forhandlingsdeltakere.
Dersom en person ikke har vært til stede alle dager, kan dette angis ved å trykke på blyanten i kolonnen Tilstede. Det er valgfritt om man ønsker å registrere fravær eller ikke.
Datoene som er tilgjengelige under Tilstede styres av datoene man la inn under feltet Forhandlingsperiode. Hvis det vises feil datoer, må dette derfor korrigeres i feltet Forhandlingsperiode. Man må lagre protokollen for at datoene skal oppdateres.
Ta bort avhakingen for de dagene personen ikke var til stede. Personen vil da oppdateres til «Fravær registrert».
Hvis personen var totalt fraværende hele forhandlingsperioden, skal personen ikke inkluderes i listen. Man skal da slette linjen for den aktuelle personen.
Hvis man ønsker at fraværet for forhandlingsdeltakerne skal vises i protokollen, må man hake av for Fravær under «Inkluder i protokoll».
Protokolltilførsler
Det er mulig å legge til felles og ensidige protokolltilførsler til protokollen.
Felles protokolltilførsler legges til når alle partene er enige om tilførselen.
Ensidige protokolltilførsler legges til når en eller flere parter ønsker å tilføre en tekst til protokollen. Teksten må gjenspeile hvilke(n) part(er) som forespurte protokolltilførselen.
Klikk på knappene «Legg til felles protokolltilførsel» og/eller «Legg til ensidig protokolltilførsel» for å legge til en protokolltilførsel. Hver protokolltilførsel får et nummer.
Klikk på ikonet med blyant for å slette og/eller redigere en protokolltilførsel.
Protokolltilførselene vil legges til under signaturfeltet i protokollen:
Last opp vedlegg
Det er mulig å laste opp vedlegg til protokollen. Vær oppmerksom på at vedlegget fra forhandlingene med forhandlingsresultatet vil inkluderes automatisk.
Klikk på knappen «+Legg til vedlegg» for å legge til et vedlegg til protokollen. Vedlegg må lastes opp i PDF-format.
Klikk på ikonet med blyant for å redigere filnavnet og/eller slette et vedlegg.
Vedleggene vil følge med når man trykker på Eksporter fra fremsiden.
Hvilke vedlegg som er lagt ved vil også listes opp nederst i protokollen:
Inkluder i protokoll
Under «Inkluder i protokoll» kan man velge å inkludere aktuell informasjon i protokollen. Feltene hentes automatisk fra Prioriteringsliste og Protokoll.
Beløp til fordeling (pott)
Beløp til fordeling (pott) hentes fra trinn 2 i Opprett lønnsoppgjør, hvor Administrator har registrert potten for den aktuelle forhandlingen. Dersom tallet som vises er feil, må dette korrigeres av Administrator i Opprett lønnsoppgjør.
Dette beløpet er det samme som vises under Forbruk - Avsatt pott i Prioriteringsliste:
Beløp til fordeling (pott) vil vises under protokollteksten i protokollen:
Fordelt beløp
Fordelt beløp hentes fra Forbruk i Prioriteringsliste, og viser det totale beløpet som har blitt tildelt de ansatte i forhandlingen. Tallet hentes fra det siste tilbudet som er sendt i prioriteringslisten fra Forhandlingsutvalg arbeidsgiver.
Fordelt beløp vil vises under protokollteksten i protokollen:
Forhandlingsperiode
Forhandlingsperiode hentes fra registreringene som er gjort i feltet Forhandlingsperiode i protokollen.
Forhandlingsperioden vil vises under protokollteksten i protokollen:
Fravær
Hvis man i feltet Forhandlingsdeltakere har registrert fravær, kan man velge å vise dette i protokollen ved å hake av for «Fravær» under «Inkluder i protokoll».
Fraværet vil vises i protokollen under oversikten over hvem som var til stede under forhandlingene:
Virkningsdato
Virkningsdato hentes fra trinn 1 i Opprett lønnsoppgjør, og viser hvilken dato lønnsendringene vil være gjeldende fra.
Virkningsdatoen vil vises under protokollteksten i protokollen:
Forhåndsvis
Man kan trykke på knappen Forhåndsvis for å se hvordan protokollen vil se ut med de data man har registrert i registreringsbildet. Protokollen vil vises i PDF-format.
Virksomhetens logo lastes opp av rollen Administrator i Systemoppsett, og hentes automatisk derfra. Dersom man ønsker å endre på logoen må dette derfor gjøres i Systemoppsett.
Kontakt
Kontakt kundesenter for lønn
- e-post: lonn [at] dfo.no (lonn[at]dfo[dot]no)
- Kundesenter på nett
- telefon: 406 34 021