Dette er brukerveiledning for administrator og innehaver av «Performance admin» rollen i DFØ HR modulen «Medarbeiderutvikling». Administrator er ansvarlig for å yte brukerstøtte internt, klargjøre maler til nytt år og for lansering av aktuelle skjemaer.
Lansere skjema
Lansering av skjema vil tildele skjemaet til valgte medarbeiderne. Skjema kan lanseres umiddelbart, eller en kan sette en gitt lanseringsdato frem i tid.
Hvordan lansere skjema
Lansering av skjema kan starte via «Adminsenter» eller ved å skrive «Start skjemaer» i søkefeltet.
1. Skriv «Start skjemaer» i søkefeltet øverst til høyre, og velg «Start skjemaer» fra listen
eller
Velg «Adminsenter» fra startmenyen
- Skriv «Start skjemaer» i søkefeltet under «Verktøy» eller
- Klikk på «se alle» under «Verktøy» og velg «Start skjemaer» under «Prestasjonsbehandling». Du kan også i denne listen huke av handlingen som favoritt. Den vil da legge seg som hurtigvalg under «Favoritt»
2. I skjermbildet som kommer opp – velg:
- Type: Prestasjonsbehandling.
- For kunder som har aktivert jobbkatalog og jobbprofiler vil det også være en egen type for 360 kompetansevurdering som heter «360».
- Velg skjemamal fra nedtrykksmenyen. F.eks. Medarbeidersamtaleskjema
3. Klikk på «Neste»
4. Startdato - Trinn 1: Når skal skjemaet lanseres til brukerne?
- Velg «Nå»dersom skjemaet skal lanseres med en gang.
- Velg «Senere» dersom skjemaet skal lanseres automatisk på en gitt dato frem i tid, og velg dato for lansering.
5. Klikk på «Neste»
6. Evalueringsperiode - Trinn 2: Hvilke datoer skal brukes for skjemaet?
- Velg «Datoer konfigurert for skjema»
7. Klikk på «Neste»
8. Velg ansatte - Trinn 3: Hvem skal skjemaet lanseres til?
- Velg «Gruppe av ansatte»
9. Velg «Finn ansatte etter filter» og klikk på «Velg kriterier»
10. Velg filteret «Medarbeidergruppe» og velg de medarbeidergruppene skjemaet skal lanseres til.
11. Klikk på «Fullført», utvalget listes nå opp i vinduet.
12. Klikk på «Neste»
13. Sammendrag - Trinn 4:
- Huk av for «Send e-postvarsler til mottakere av skjema» hvis du ønsker leder og medarbeider skal varsles.
- For å lansere skjemaet klikk på «Start»
14. Bekreft at du vil lansere skjema ved å klikke på «OK». Når det er gjort vil lanseringen av skjema starte.
Når man lanserer et større antall skjemaer kan det ta noen minutter før jobben fullføres.
Klikker man seg inn på «Overvåk jobber» kan man se status på lanseringsjobben – om den er i gang eller står som fullført.
Skjemaet ligger nå tilgjengelig i innboksen under «Skjema for medarbeiderutvikling».
- Medarbeideren har tilgang til eget skjema.
- Leder har tilgang til sitt eget samt alle sine medarbeidere sitt skjema, fra sin innboks
Regelmessig lansering av skjema
Det er mulig å sette opp en lanseringsjobb som vil lansere skjema automatisk f.eks. for nyansatte som starter underveis i året. Merk at regelmessig lansering løper inntil jobben manuelt blir slettet, dette gjøres via «Behandle planlagte evalueringer».
1. Velg «Start skjemaer» via søkefeltet eller Adminsenter.
2. I skjermbildet som kommer opp – velg:
- Type: «Prestasjonsbehandling» eller «360»
- Velg skjemamal fra nedtrykksmenyen, f.eks. Medarbeidersamtaleskjema
3. Klikk på «Neste»
4. Startdato - Trinn 1:
- Velg et av alternativene under «Regelmessig plan»:
- Skjema lanseres X antall dager etter ansettelsesdato
- Skjema lanseres på valgt intervall, f.eks. månedlig, for de som ikke allerede har fått tildelt skjemaet
5. Legg inn dato i «Start gjentakelsesplan»
- Lanserte man skjemaene for alle f.eks. 1 januar, kan gjentakelsesplan settes fra f.eks. 2.januar
6. Klikk «Neste»
7. Evalueringsperiode - Trinn 2
- Velg «Datoer konfigurert for skjema»
8. Klikk «Neste»
9. Velg ansatte - Trinn 3:
- Velg «Gruppe av ansatte»
10. Velg «Finn ansatte etter filter» og klikk på «Velg kriterier»
11. Velg filteret «Medarbeidergruppe» og velg de medarbeidergruppene skjemaet skal lanseres til.
12. Klikk på «Fullført»
13. Huk av for «Bare opprett for brukere som ikke har et eksisterende skjema med en sluttdato» og legg inn datoer for det aktuelle skjemaet, f.eks. mellom 01.01.XX og 31.12.XX for medarbeidersamtaleskjema.
14. Klikk på «Neste»
15. Sammendrag - Trinn 4:
- For å lansere skjemaet, klikk på «Start»
16. Bekreft at du vil starte skjema ved å klikke på «OK»
17. Fullført: Skjemaet er lansert.
Når man lanserer et større antall skjemaer kan det ta noen minutter før jobben fullføres, klikk på «overvåk jobber» for å se status på lanseringsjobben.
Alle som ikke allerede har et aktivt skjema, vil få tildelt et skjema i henhold til den planlagte regelmessige lanseringen. NB! Merk at fullførte skjemaer ikke regnes som aktive.
Endre/avslutte planlagt lansering
- For å endre eller avslutte en regelmessig lansering, navigerer du til «adminsenter» og videre til «verktøy» hvor du finner «behandle planlagte evalueringer». Alternativt kan du søke på «behandle planlagte evalueringer» ifra søkefeltet på hovedsiden.
- Klikk på «behandle» under handling og velg enten «rediger» eller «slett».
- Hvis du velger rediger, kommer du inn i sammendraget og kan gjøre ønskede endringer derifra.
Manuell lansering av skjema til enkeltperson(er)
Dersom man ikke ønsker å sette opp en regelmessig lansering, kan man også ha en intern prosedyre hvor administrator oppretter skjema manuelt for en enkelt nyansatt, ved behov.
1. Skriv «Start skjemaer» i søkefeltet øverst til høyre, og velg «Start skjemaer» fra listen
Eller
Velg «Adminsenter» fra startmenyen
- Skriv «Start skjemaer» i søkefeltet under «Verktøy» eller
- Klikk på «se alle» under «Verktøy» og velg «Start skjemaer» under «Prestasjonsbehandling». Du kan også i denne listen huke av handlingen som favoritt. Den vil da legge seg som hurtigvalg under «Favoritt»
2. I skjermbildet som kommer opp – velg:
- Type: «Prestasjonsbehandling» eller «360»
- Velg skjema fra nedtrykksmenyen f.eks. Medarbeidersamtaleskjema
3. Klikk på «Neste»
4. Startdato - Trinn 1: Når skal skjemaet lanseres til brukerne?
- Velg «Nå»
5. Klikk på «Neste»
6. Evalueringsperiode - Trinn 2: Evalueringsperiode
- Velg «Datoer konfigurert for skjema»
7. Klikk på «Neste»
8. Velg ansatte - Trinn 3:
- Velg «En ansatt»
- Søk opp og legg til medarbeideren(e) du ønsker å lansere skjema for
9. Klikk på «Neste»
10. Sammendrag - Trinn 4:
- Klikk på «Start»
11. Bekreft at du vil starte skjema ved å klikke på «OK»
Skjemaet lanseres nå umiddelbart til valgt medarbeider(e).
Brukerstøtte
Brukerstøtte vil ofte innebære å rute skjemaer til forskjellige steg i prosessen, samt eventuelt slette skjemaer og tilbakemeldinger gitt i systemet.
Rute skjema
I noen tilfeller kan det være behov for å rute skjema til et annet steg i prosessen. Det kan også være at en medarbeider f.eks. går ut i permisjon eller av andre årsaker har et lengre fravær, slik at man vil sette skjema til fullført.
1. Skriv «Rutingsskjema» i søkefeltet øverst til høyre, og velg «Rutingsskjema» fra listen
Eller
Velg «Adminsenter» fra startmenyen
- Skriv «Rutingsskjema» i søkefeltet under «Verktøy» eller
- Klikk på «se alle» under «Verktøy» og velg «Rutingsskjema» under «Behandle skjemaer etter bruker». Du kan også i denne listen huke av handlingen som favoritt. Den vil da legge seg som hurtigvalg under «Favoritt»
2. Søk etter skjema ved å velge «Personbruker» fra nedtrekksmenyen og søk via navn. Det er også mulig å f.eks. søke basert på skjema-ID.
3. Legg inn navn på ansatt og klikk på «Søk»
4. Huk av ved det aktuelle skjema, og klikk på «Neste» nederst i høyre hjørne
5. Velg «Flytt skjema til et bestemt trinn». Fra nedtrekksmenyen velger man hvilket trinn skjemaet skal sendes til, f.eks. «Fullføring».
Eventuelle kommentarer kan legges til, f.eks: «flyttes til fullført-status fordi Navn Navnesen er i permisjon fra 01.05.XX».
6. Klikk på «Neste».
7. Bekreftelse på rutet skjema:
Slette skjema
Ved behov er det mulig å manuelt slette ett eller flere skjemaer. Det kan være en ansatt har sluttet før medarbeidersamtaleprosessen har startet, men etter at skjemaet er blitt lansert. For skjemaer som har blitt lansert før medarbeider har sluttet, anbefaler vi å rute skjema til status «Fullført». Fremfor å slette skjemaer, som kan inneholde informasjon.
1. Skriv «Slett skjema» i søkefeltet øverst til høyre, og velg «Slett skjema» fra listen
Eller
Velg «Adminsenter» fra startmenyen
- Skriv «Slett skjema» i søkefeltet under «Verktøy» eller
- Klikk på «se alle» under «Verktøy» og velg «Slett skjema» under «Prestasjonsbehandling». Du kan også i denne listen huke av handlingen som favoritt. Den vil da legge seg som hurtigvalg under «Favoritt».
2. På denne siden velger du «dokumentmappe for ansatt» og legger inn f.eks medarbeiders navn. Man kan også søke basert på andre filter som f.eks. lokasjon, jobbkode, tittel osv.
3. Klikk på «Søk»
4. Huk av for det aktuelle skjemaet/skjemaene, og klikk på «Slett».
5. Bekreft ved å klikke på «Ja»
6. Bekreftelse på sletting av skjema:
Slette tilbakemeldinger
Dersom det er behov for å slette tilbakemeldinger gitt gjennom tilbakemeldingsfunksjonen, kan administrator gjøre dette.
NB!! Administrator kan ikke lese selve tilbakemeldingen, men se mottakernavn, givernavn, emne og dato tilbakemeldingen ble gitt.
1. Skriv «Slett kontinuerlig tilbakemelding» i søkefeltet øverst til høyre, og velg «Slett kontinuerlig tilbakemelding» fra listen
Eller
Velg «Adminsenter» fra startmenyen
- Skriv «Slett kontinuerlig tilbakemelding» i søkefeltet under «Verktøy» eller
- Klikk på «se alle» under «Verktøy» og velg «Slett kontinuerlig tilbakemelding» under «Prestasjonsbehandling».
2. Søk på mottakernavn, givernavn, eventuelt emne eller dato
3. Klikk på det blå søkeikonet til høyre
4. Huk av for den tilbakemeldingen som skal slettes, og velg «Slett valgt tilbakemelding» på høyre side
Karrierevei
Dette kapittelet gjelder for administratorer i virksomheter som har tatt i bruk jobbkatalog og jobbprofiler. Administratorer av virksomheter med jobbkatalog og jobbprofiler ansvarlige for å opprette og vedlikeholde karriereveier. Funksjonaliteten for å bygge og vedlike karriereveier er tilgjengelig for administrator under menyvalget «Utvikling» og fanen «Karrierevei».
1. Klikk på «+Opprett ny Karrierevei»
2. Nytt vindu åpnes, legg inn:
- Ekstern kode (unik kode for hver karrierevei)
- Navn (NB! Husk å legge til oversettelser via globusikonet)
Hvis en ønsker å knytte karriereveien for en spesifikk avd/seksjon etc, velg:
- Org.enhet
- Distrikt
- Avdeling
3. Klikk på «Lagre»
4. Legg til ønskede roller i karriereveien
- Led -til-rolle
- Led-fra-rolle
- Rolle på samme nivå
5. Når alle roller er lagt til klikk på «Lagre» nederst til høyre
Rediger karrierevei
1. Velg karriereveien du ønsker å redigere
2. Klikk på pilen for å slette, legge til eller erstatte rollene
3. Når ferdig med endringene, klikk på «Lagre».
Slett karrierevei
1. For å slette en karrierevei klikk på søppelkasse ikonet helt til høyre under «Handling»
2. Bekreft ved å klikke på «OK»
