Arbeidsflyt

Arbeidsflyt i HR Kjerne er satt opp for å sikre at de ulike lønns-/HR registreringer blir evaluert og godkjent av de rette personene i forhold til tildelte system roller og fullmakter.
Systemrollene HR admin, Leder og Ansatt kan alle være involvert i en arbeidsflyt.

Standard arbeidsflyt følger hierarkiet i stillingskartet i HR kjerne. Det betyr at innehaver av stillingen som er registrert som overordnet stilling på stillingen til en gitt ansatt, er den som mottar oppgaver til godkjenning for denne ansatte.

I eksempelet under er Liam Dalen innehaver av stilling (40000015) som er registrert som overordnet stilling på stilling 40000072, som innehas av Alma Haga. Liam Dalen vil da motta oppgaver i flyt til godkjenning for Alma Haga. Liam Dalen vil og fremkomme som leder på personprofilen til Alma Haga.

• Dersom en overordnet stilling ikke er besatt (er tom), går arbeidsflyten til neste nivå i stillingshierarkiet.
• HR kjerne er satt opp med standard arbeidsflyt for ulike registreringsprosesser
• Alle mottakere av en arbeidsflyt vil bli varslet i standard e-postvarsel
• Oppgaver som skal godkjennes ligger på godkjenner's startside i DFØ HR

Behandle oppgaver i arbeidsflyt

Se egen veiledning for leder som får oppgave i arbeidsflyt

Alle ansatte kan se arbeidsflyt som de selv er involvert i via hurtighandlingsflisen "Vis ventende arbeidsflyter" på startsiden sin.

Oversikten viser arbeidsflyt med ulike statuser.

Kansellere en oppgave du har sendt i arbeidsflyt

Arbeidsflyt som ligger under «Min forespørsel om godkjenning» kan trekkes tilbake av den brukeren som har sendt denne.

• Trykk på teksten som beskriver hva som skal godkjennes.
• Trykk trekk tilbake.

Arbeidsflyten vil da bli kansellert. Den kan da ikke korrigeres og/eller sendes på nytt.

Korrigere en oppgave du har sendt i arbeidsflyt

For gjøre korrigering på oppgave som er sendt i arbeidsflyt, må du be brukeren som nå sitter med oppgaven om å sende den tilbake til deg.
Du vil da få oppgaven i egen flis på startsiden din.

• Trykk på flisen for å få tilgang til å gjøre korrigeringer
• Send så oppgaven på nytt til godkjenning

Administrere arbeidsflyt for hele virksomheten

Brukere som har rollen WF admin i tillegg til rollen HR admin, har tilgang til å se og administrere arbeidsflyt i DFØ HR for hele virksomheten

Arbeidsflyt søkes opp fra søkefeltet på startsiden

Du får her en oversikt over alle oppgaver i virksomheten som er i, eller har vært i arbeidsflyt, status på disse og hvem de ligger hos. Det er også mulig å administrere flyten herfra.

Her er det flere ulike søkekriterier som kan benyttes for å få oversikt over arbeidsflyt i DFØ HR for hele virksomheten.

Forespørselstatus

Forespørselstatus er særlig nyttig for å få oversikt over alle oppgaver og status på disse i forkant av godkjenningsfrist for hovedlønn hver måned.

Forespørseltype

Forespørselstype gir mulighet for å søke på arbeidsflyt etter hendelsesårsak

Kriterier i kombinasjon

Søket kan og kombineres med bruk av flere kriterier.
Under er eksempel på Forespørselstype og Iverksettelsesdato fra.

Her viser alle oppgaver med den forespurte hendelsesårsaken (Annen endring MG/MUG) som har vært i / - er i flyt, fra og med den forespurte dato ( 01.10.2024).

For å komme tilbake til søkebildet etter å ha gjort ett søk;
Trykk på den blå Søk knappen.

Endre på arbeidsflyt

For å endre på en arbeidsflyt.

Trykk på behandle for å få opp de ulike alternativene for endring.

Lås - når lås er på kan oppgave ikke endres. Lås kan skrus av og på.

Legg til en annen godkjenner - for å legge til en ekstra godkjenner i tillegg til den eller de som allerede er inkludert i arbeidsflyten.

Endre godkjenner – for å flytte oppgaven fra en godkjenner til en annen.

Fjerne godkjennere - kun mulig dersom der er mer enn to godkjennere. Og kun mulig for godkjenner som ikke har mottatt oppgaven enda.

Rutingforespørsel - for å hoppe over en godkjenner i flyten dersom det er satt opp flere godkjennere.

Avslå – for å avbryte arbeidsflyten.

Delegere oppgaver i arbeidsflyt

Arbeidsflyt kan delegeres fra en godkjenner til en annen. Det kan gjøres for en og en arbeidsflyt eller for all arbeidsflyt innenfor en bestemt periode.
HR admin kan sette opp delegering av arbeidsflyt for ledere. For beskrivelse av hvordan dette gjøres, følg lenken under.

Delegering av arbeidsflyt: HR-admin

Leder kan også selv delegere oppgaver i arbeidsflyt. For beskrivelse av hvordan dette gjøres, følg lenken under.

Delegering av arbeidsflyt - leder

Fungering for leder – ulike løsninger i DFØ HR

Ved fungering er det behov for at den som fungerer mottar arbeidsflyt i DFØ HR.
I DFØ HR følger arbeidsflyten linjene i stillingskart. Veiledningen Fungering for leder - ulike løsninger i DFØ HR viser ulike eksempler hvordan arbeidsflyten kan styres