Registrer utgiftsrefusjon i DFØ-appen – for oppdragstakere

Registere en utgiftsrefusjon

Sammendrag

• Brukes ved mindre utlegg (f.eks. bøker, parkering, bussbilletter)
• Formål er obligatorisk
• Kostnadstilordning kan endres hvis du har fått beskjed om det
• Vedlegg kan legges til både per utgiftspost og samlet for hele refusjonen
• Utgiftstyper må velges riktig – spør oppdragsgiver ved usikkerhet
• Refusjoner kan ikke endres etter godkjenning – kontakt oppdragsgiver ved feil
• Du kan kopiere eller slette refusjoner som ikke er utbetalt
• Simuler refusjonen for detaljert oversikt: Trykk på mer-ikonet (tre prikker) og velg Vis slipp
• Statusforklaring:
  • Returnert: Kan korrigeres og sendes inn på nytt
  • Godkjent: Utbetales ved neste lønnskjøring
  • Utbetalt: Refusjonen er utbetalt

Start registrering

Du kan bruke utgiftsrefusjon når du har hatt mindre utlegg, som for eksempel for bøker, parkering eller bussbilletter.

Velg Utgiftsrefusjon i hovedmenyen og trykk på +-ikonet oppe til høyre i menyen for utgiftsrefusjoner.

Fyll inn informasjon i utgiftsrefusjonen

Fyll inn nødvendig informasjon i utgiftsrefusjonen:

1. Dato – Legg inn dato for utgiften
2. Formål (obligatorisk)
3. Kostnadstilordning – Har du skriftlig fått oppgitt en annen kostnadstilordning fra din oppdragsgiver/arbeidsgiver, kan du endre kostnadstilordningen:
   1. Trykk på Kostnadstilordning generelt
   2. Legg inn oppgitte verdier.
   3. Trykk OK.
4. Kommentar – ønsker å du legge til en kommentar til godkjenner/leder kan du gjøre det i kommentarfeltet.

Utgiftsposter

Under Utgiftsposter kan du legge til en eller flere poster:

1. Trykk på + Legg til ny utgiftspost
2. Type – Velg utgiftstype. For spørsmål om utgiftstyper, ta kontakt med oppdragsgiver.
3. Beløp – legg inn beløp på utgiften
4. Vedlegg – vedlegg som legges til her vil være knyttet til utgiftsposten.
5. Kostnadstilordning – Har du skriftlig fått oppgitt en annen kostnadstilordning fra din oppdragsgiver/arbeidsgiver, kan du endre kostnadstilordningen:
   1. Trykk på Kostnadstilordning generelt
   2. Legg inn oppgitte verdier
   3. Trykk OK

Gjenta for å legge til flere utgiftsposter.

Vedlegg

Det finnes to måter å legge til vedlegg i utgiftsrefusjonen.

• Vedlegg knyttet utgiftsposten – Vedlegget legges til inne i utgiftsposten
• Vedlegg knyttet til utgiftsrefusjonen – Du kan velge å legge til generelle vedlegg til utgiftsrefusjonen under fanen Vedlegg:
  1. Trykk på fanen Vedlegg (øverst på siden)
  2. Trykk på + Nytt vedlegg
  3. Velg fil
  4. Trykk på Filnavn, skriv inn navn
  5. Trykk OK.
  6. Gjenta for å legge til flere vedlegg

Lagre og send

For å lagre utkastet kan du trykke på ikonet for lagre (diskett) oppe i høyre hjørne. Skjemaet lagres som utkast. Du kan fortsette å registrere skjemaet på et senere tidspunkt.

Etter at du har registrert utgiftsrefusjonen, kan du sende inn skjemaet:

1. Trykk SEND (øverst på siden)
2. En dialogboks med bekreftelse kommer opp
3. Trykk på Send inn for å sende inn skjemaet eller Avbryt for å ikke sende inn

Endre, slette eller kopiere utgiftsrefusjon

Når et skjema er godkjent, kan det ikke lenger endres eller slettes. Dersom du oppdager feil etter godkjenning, må du kontakte oppdragsgiver.

Endre en utgiftsrefusjon

Ved behov for korrigering, velg den aktuelle utgiftsrefusjonen i oversikten:

1. Trykk på Rediger  for å gjøre korrigeringer
2. Utfør endring
3. Trykk på Gå til innsending under Trinn 4
4. Bekreft innsending

Slette en utgiftsrefusjon

Utgiftsrefusjoner som ikke er utbetalt kan slettes.

For å slette en utgiftsrefusjon:

1. Åpne utgiftsrefusjonen
2. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker)
3. Trykk på Slett
4. Trykk på OK
5. Utgiftsrefusjonen slettes

Kopiere utgiftsrefusjon

Ved behov for flere like utgiftsrefusjoner kan du kopiere en eksisterende refusjon ved å:

1. Trykk på den utgiftsrefusjonen du ønsker å kopiere
2. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker)
3. Trykk på Lag kopi
4. Velg ny startdato og legg til informasjon
5. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagre utgiftsrefusjonen som utkast eller på send for å sende inn utgiftsrefusjonen

Vis slipp - Simuler registreringen i PDF format

For å få en detaljert oversikt over utgiftsrefusjonen kan simulere refusjonen. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker) og velg Vis slipp.

Utgiftsrefusjonen vil da være synlig i pdf-format:

Status

• Returnert: I noen tilfeller kan du få utgiftsrefusjonen i retur med en kommentar om hva som må korrigeres. Du vil da finne utgiftsrefusjonen igjen under Utgiftsrefusjoner eller i Innkurv. Da kan utgiftsrefusjonen korrigeres eller slettes
• Godkjent: Utgiftsrefusjonen er godkjent og vil komme på neste utbetaling. Utebetalingsdato kan variere ut i fra godkjenningsfrist. For mer informasjon om utbetalinger kan du se på Kjøreplan for 2025, under Reisekjøring på dfo.no (se lenke nederst på siden)
• Utbetalt: Utgiftsrefusjonen er utbetalt til din konto

Kjøreplan for lønn

I kjøreplan for lønn finner du datoer for utbetaling. Utbetaling av utgiftsrefusjon skjer under Reisekjøring.