Lyse ut midlene og veilede søkerne

Alle tilskuddsordninger skal lyses ut. Utlysning legger til rette for at flest mulig kan søke og at de som kan levere det beste resultatet, får tildelt tilskudd. En god utlysning bidrar også til åpenhet og likebehandling i tilskuddsforvaltningen.

Innholdet i utlysningen

Bestemmelsene regulerer at midlene skal lyses ut, men ikke innholdet i utlysningen eller hvordan den skal utformes. En god utlysning gir potensielle søkere svar på om tilskuddsordningen er aktuell for dem og eventuelle andre spørsmål de har. Det er viktig at de som skal søke, kjenner forskriften som gjelder for tilskuddsordningen.  

Disse punktene bør være med i utlysningen:

• målet med tilskuddsordningen
• hvor mye midler som er tilgjengelig
• tildelingskriterier: hvem kan motta tilskudd og til hva
• krav til søknaden
• hvordan søknaden skal sendes inn
• søknadsfrist, saksbehandlingstid og når søkere kan forvente svar
• lenke til tilskuddsforskriften

Beregn god tid

Beregn god tid mellom utlysning og søknadsfrist, slik at søkere får tilstrekkelig tid til å skrive søknad og levere nødvendig informasjon. Det gir også dere som er tilskuddsforvalter tid til å svare på spørsmål fra søkerne.

Forholdet mellom regelverk og utlysning

Utlysningen må være i tråd med regelverket for tilskuddsordningen. Vær forsiktig med å gjengi regelverket med andre formuleringer, det kan bli upresist og skape usikkerhet om hva som gjelder. Utlysningen skal ikke stille nye krav til søkerne som ikke står i regelverket.

For eksempel kan tilskuddsforvalter ikke kreve i utlysningen at søkerne er registrert i Frivillighetsregisteret, hvis dette ikke står i regelverket.  

Nye budsjettvedtak eller endringer i tilskuddsordningen kan føre til at departementet må gjøre endringer i regelverket for ordningen. Det holder ikke å bare informere om dette i utlysningen. Hvis endringer bare gjøres i utlysningen, er det risiko for at utlysningen blir mer «bestemmende» enn regelverket og får «forskrifts innhold».  

Dato for søknadsfrist settes som regel i utlysningen og ikke i regelverket, for å unngå å måtte endre regelverket hvis datoen endres fra år til år. Hvis tilskuddsforvalter skal kunne avvise søknader som er sendt inn etter søknadsfristen, må dette være fastsatt i regelverket for tilskuddsordningen.  

Nå fram til potensielle søkere  

Bestemmelsene stiller ikke krav til hvordan utlysningen skal gjennomføres. Tilskuddsforvalteren vurderer hvordan potensielle søkere kan nås på best mulig måte. Derfor er det viktig at tilskuddsforvalteren kjenner til hvilke grupper som er aktuelle søkere.   

Flere ulike kanaler kan brukes for å gjøre tilskuddsordningen kjent. I utgangspunktet bør informasjon om ordningen publiseres på tilskuddsforvalters nettsider. Et informasjonsmøte for søkere kan gi mulighet for dialog og avklare eventuelle misforståelser. Der det er en avgrenset gruppe med søkere, for eksempel fylkeskommuner, kan tilskuddsforvalteren i tillegg informere om utlysningen ved direkte kontakt for eksempel på e-post.  

Statlige tilskudd til frivillige organisasjoner skal publiseres på denne nettsiden:

Veiledningsplikten

Tilskuddsforvalteren har veiledningsplikt overfor de som stiller spørsmål til utlysningen. Utlysningen fungerer i seg selv som veiledning, ved at den gir informasjon om tilskuddsordningen for aktuelle søkere.

Veiledningsplikten følger av forvaltningsloven § 11, og skal sikre tilskuddsmottakerne og andre interessenter sine interesser på best mulig måte.

Vurder veiledningsbehovet

Hvor omfattende veiledningsplikten er, kan henge sammen med hvor profesjonelle eller ressurssterke mottakerne i den enkelte tilskuddsordningen er. Komplekse tildelingskriterier krever også mer veiledning.

Hvis tilskuddsforskriften er tilstrekkelig klar og den generelle veiledningen i utlysningen er utførlig, vil det være mindre behov for individuell veiledning. Hvis det er stort behov for veiledning, tyder det antakelig på at innhold og språk i forskriften bør gjennomgås og kanskje forenkles.   

Ivareta likebehandling

Tilskuddsforvalteren må balansere veiledningsplikten mot prinsippet om likebehandling. De som tar kontakt, bør ikke få vesentlig informasjon som andre ikke får. Hvis dere gir mye informasjon individuelt, bør dere vurdere å justere utlysningen, slik at alle søkere får samme type informasjon. 

Se veiledningsnotatet Om forvaltningslovens og økonomiregelverkets krav til utforming og forvaltning av tilskuddsordninger (heretter veiledningsnotatet):

Universell utforming

Likestillings- og diskrimineringsloven krever at offentlig virksomhet som retter seg mot allmennheten, skal være universelt utformet. Det gjelder både fysiske forhold og IKT-løsninger som retter seg mot brukerne (se §§ 8 og 9 i loven). I tilskuddsforvaltningen vil dette gjelde utlysning, informasjon på forvalterens nettsted, søke- og rapporteringsløsninger og lignende.

Lyse ut med forbehold om Stortingets bevilgningsvedtak 

For å kunne tildele tilskudd fra en tilskuddsordning, må Stortinget ha fattet bevilgningsvedtak for ordningen. Mange tilskuddsforvaltere lyser derfor ut etter at Stortinget har behandlet statsbudsjettet i desember. Det kan føre til at utbetalingen av tilskuddet skjer et godt stykke ut i påfølgende år, noe som kan oppleves som en ulempe for tilskuddsmottakerne i noen ordninger.   

Tilskuddsforvalteren kan lyse ut midlene fra en tilskuddsordning om høsten før budsjettåret, etter at regjeringens budsjettforslag er fremmet i oktober. Dette gjør at søknader kan behandles tidligere og tilskuddsforvalteren kan sende tilskuddsbrev og betale ut tilskuddsmidlene så tidlig som mulig i budsjettåret. Utlysningen må da ta et tydelig forbehold om Stortingets bevilgningsvedtak. Det er en forutsetning at tilskuddsforvalteren har fått stilt midlene til disposisjon i tildelingsbrev eller oppdragsbrev fra departementet før utbetaling. 

Tilskuddsforvalteren må også ta forbehold om at Stortingets vedtak kan endre forutsetningene for ordningen. Hvis forutsetningene endres betydelig, kan det medføre at ordningen må lyses ut på nytt. Dette er en risiko ved å lyse ut med forhold, med tanke på ressursbruk både hos søkerne og forvalteren.