Statsforvalteren i Troms og Finnmark har brukt sin egen tilsynskompetanse til å styrke internkontrollen. Som en del av dette arbeidet har de hatt sparremøter med DFØ. Her deler de sine erfaringer, og kommer med tips til andre som vil forbedre internkontrollen.
Ønske om et mer transparent HMS-arbeid
For Statsforvalteren i Troms og Finnmark startet internkontrollarbeidet med en diskusjon om et mer transparent HMS-arbeid i Arbeidsmiljøutvalget. De ønsket seg en gjennomgang av risikovurderinger og HMS-rutiner for å se hva som var på plass, og hva som manglet.
Ledergruppa valgte å løfte arbeidet, og satte ned en partssammensatt internkontrollgruppe med representanter fra ulike fagmiljøer som skulle se på det samlede internkontrollarbeidet i virksomheten.
Brukte egen tilsynskompetanse
Statsforvalteren tok utgangspunkt i egen tilsynskompetanse for å utføre gjennomgangen av internkontrollsystemet. Gruppa lot seg inspirere av tilsynsmetodikk, men valgte også å legge større vekt på forbedringer siden dette er et internt arbeid.
Arbeidsgruppa startet med å spørre avdelingslederne hvilken internkontroll de hadde etablert, og så verifiserte de dette gjennom å se på dokumentasjon. Deretter vurderte de funnene opp mot gjeldende lovkrav.
I kartleggingssamtalene gikk arbeidsgruppa gjennom det systematisk kontrollarbeidet, planlegging, opplæring, risikofaktorer, rutiner, systemer, kjennskap til krav, ansvar og kontroll.
Med et eksternt blikk, innenfra
– Det var viktig for arbeidsgruppa å gå inn i samtalene på en profesjonell og upartisk måte, slik at vi kunne kartlegge de faktiske forholdene. Vi brukte de samme metodene for tilsyn og intervju som avdelingene våre støtter seg på når de er utenfor eget hus. Våre ledere ble dermed sittende på den andre siden av bordet denne gangen, og kunne nok kjenne litt på dette når de syntes de ikke kunne svare godt nok, sier HMS-rådgiver Renathe Ovesen Jensen.
Til tross for at de ble tilsynsobjekt og ikke tilsynsfører, omtaler lederne disse møtene som viktige.
– En av lederne sa til og med at "dette er de viktigste tre timene, men kanskje ikke de hyggeligste tre timene jeg har brukt i et møte inneværende år", sier statsforvalter Elisabeth Vik Aspaker.
Ovesen Jensen sier at arbeidsgruppa har erfart at arbeidet med internkontroll har økt bevisstheten i hele embetet, og at mange ledere på eget initiativ har satt i gang forbedringer som følge av dialogen.
God nytte av sparremøter med DFØ
I arbeidet med denne rapporten har Statsforvalteren i Troms og Finnmark hatt to sparremøter med DFØ om internkontrollarbeid. – Vi har diskutert hvordan vi best kunne utvikle den eksisterende internkontrollen slik at den er levende, sier avdelingsdirektør i miljøavdelingen og leder for arbeidsgruppa Lisa Bjørnsdatter Helgason. – Kontakten med DFØ har vært veldig nyttig.
DFØ er også godt fornøyd med samarbeidet. – Vi syns dette arbeidet har vært innovativt og spennende. Det er særlig inspirerende at de har brukt egen tilsynskompetanse til å gjennomføre kartleggingen sier Øyvind Sunde, seksjonssjef i DFØ.
– Måten ledergruppa hos Statsforvalteren i Troms og Finnmark har involvert ulike fag- og kompetansemiljøer bør være til inspirasjon for ledere i andre virksomheter.
Bestill et møte
Kun et startskudd
Både ledere og medarbeidere ønsker å følge rutiner for internkontroll, og gjøre ting riktig, noe som er en god forutsetning for å fortsette arbeidet. Arbeidsgruppa påpeker at noe av det viktigste for internkontrollarbeidet fremover er at ledelsen tydeligere formidler forventingene til de ansatte og avdelingene.
De understreker også at internkontrollarbeidet ikke er avsluttet, men at dette er en prosess i kontinuerlig utvikling. Statsforvalteren har etablert en egen arbeidsgruppe som skal jobbe videre med anbefalingene, sammen med ledergruppa og ansatte.
Tips til andre som vil kjøre lignende prosess
Vi har bedt arbeidsgruppa i Statsforvalteren i Troms og Finnmark komme med noen tips til andre som ønsker å forbedre internkontrollen.