I brev til DFØ slår Skattedirektoratet (SKD) fast at det grunnleggende bokføringsprinsippet om realitet i bokføringsloven § 4 nr. 3 innebærer at en kjøper skal bokføre omtvistede inngående fakturaer i sin kontospesifikasjon.
Statlige virksomheter må innrette seg etter SKDs tolkning ved bokføringen, selv om bestemmelser om økonomistyring i staten (bestemmelsene) i dag har annen regulering som innebærer at omtvistede inngående fakturaer ikke bokføres før tvisten er løst.
Attestasjon er fremdeles nødvendig før en faktura kan betales.
Les brevet fra Skattedirektoratet
Hva er en omtvistet inngående faktura?
En omtvistet inngående faktura er en faktura der kjøper og selger er uenige om en avtalt mottatt/levert leveranse er uten mangler og/eller er fakturert til riktig pris.
En faktura som ikke er et resultat av en avtale med fakturamottaker, og hvor det ikke har skjedd en levering av en vare og/eller tjeneste, anses ikke som en omtvistet faktura, men som en fiktiv faktura. Fiktive fakturaer skal ikke bokføres, da de ikke ses på som et resultat av en faktisk inntruffet hendelse, jf. bokføringsloven § 4 nr. 3.
Hvilken regulering følger av bestemmelsene?
Bestemmelsene inneholder minimumskrav til en virksomhets internkontroll, blant annet i form av krav til transaksjonskontroller av utgifter. Det følger av bestemmelsene punkt 2.5.2.3 at det skal kontrolleres om kjøpsdokumentasjon er attestert før bokføring kan finne sted. Videre følger det av bestemmelsene punkt 2.5.2.2 annet avsnitt at den som attesterer skal påse at nødvendige attestasjonskontroller er gjennomført, og til slutt av bestemmelsene punkt 5.3.5.2 hvilke attestasjonskontroller som må gjennomføres ved anskaffelser.
Attestasjonskontrollene ved anskaffelser innebærer at bestillingsdokumentasjon eller avtale kontrolleres mot fakturaen, blant annet for å sjekke at prisene i fakturaen er de avtalte prisene. Videre skal varemottak eller mottatt tjeneste kontrolleres mot fakturaen, for å sikre at bestilt vare eller tjeneste er mottatt. For tjenester skal det kontrolleres at de er utført i samsvar med avtale, og at resultatet er tilfredsstillende.
For omtvistede inngående fakturaer følger det av omtalen av bestemmelsene over at de ikke kan attesteres. Dette skyldes at tvisten enten har bakgrunn i at prisen ikke er som avtalt eller at virksomheten ikke har mottatt det bestilte med avtalt kvalitet, eventuelt begge deler. Attestasjon kan med andre ord ikke gjennomføres, fordi de gjennomførte attestasjonskontrollene som attestasjonen krever positivt svar fra, har gitt negativt svar. Når de omtvistede inngående fakturaene ikke kan attesteres, følger det av bestemmelsene punkt 2.5.2.3 at de heller ikke kan bokføres (avklaringen fra SKD innebærer som nevnt over og forklart under at denne reguleringen i bestemmelsene må settes til side).
Fakturaer som ikke er attestert, skal ikke betales. Dette følger av bestemmelsene punkt 3.7.3.2. Virksomhetens systemer og rutiner må tilpasses slik at ny rutine for bokføring av omtvistede inngående fakturaer ikke medfører utbetaling av faktura-beløpet før tvisten er løst.
Hvorfor må statlige virksomheter innrette seg etter SKDs tolkning av bokføringsloven?
Så godt som alle statlige virksomheter er bokføringspliktige etter bokføringsloven. Dette ble klart da reglene om SAF-T-rapportering trådte i kraft fra 2020. Bokføringsplikten for statlige virksomheter følger av at de fleste har plikt til å levere skattemelding for merverdiavgift, selv om de ikke er registrert i merverdiavgiftsregisteret, jf. bokføringsloven § 2 annet ledd annet punktum. SKD forvalter bokføringsloven på vegne av Finansdepartementet.
Bestemmelsene er en intern instruks til statsforvaltningen. Bestemmelsene er derfor på et lavere nivå i reguleringshierarkiet enn bokføringsloven. Når bokføringsloven stiller krav til bokføring av en omtvistet inngående faktura på et tidligere tidspunkt enn det som følger av bestemmelsene, innebærer dette at kravet i bokføringsloven har forrang og må følges.
Når kan det være behov for ytterligere bokføring?
Formålet med bokføringsreglene er at de skal legge til rette for produksjon av pliktig regnskapsrapportering og for etterkontroll. Bakgrunnen for SKDs avklaring av hva det grunnleggende bokføringsprinsippet om realitet betyr, er den pliktige regnskapsrapporteringen skattemelding for merverdiavgift. For en bokføringspliktig som er registrert i merverdiavgiftsregisteret, innebærer avklaringen at den bokføringspliktige tar med den omtvistede inngående fakturaen i skattemelding for merverdiavgift for den terminen som fakturadatoen tilhører. Avklaringen av hva realitetsprinsippet innebærer, har imidlertid betydning for alle bokføringspliktige, ikke bare for dem som er registrert i merverdiavgiftsregisteret og som har rett til fradrag for inngående merverdiavgift. Bokføringsloven med forskrift setter som krav at bokføringen skal bygge på dokumentasjonsdato.
For utarbeidelse av annen pliktig regnskapsrapportering enn skattemelding for merverdiavgift kan det ligge andre regler til grunn som ikke fullt ut harmonerer med bokføringen som er gjort etter dokumentasjonsdato. Et eksempel på dette som er aktuelt for en del statlige virksomheter er årsregnskapet etter SRS, som etter SRS 1 ved usikkerhet skal utarbeides etter beste estimat. I enkelte bransjer, slik som for eksempel bygge- og anleggsbransjen, er omtvistede fakturaer en del av hverdagen. Prinsippet om utarbeidelse av virksomhetsregnskapet etter beste estimat kan da innebære behov for bokføring av en balansepost og en nedjustering av den utgiften som bokføring etter fakturadato har resultert i.
Vil bestemmelsene bli endret?
DFØ tar sikte på å fremme forslag til endring av bestemmelsene vedrørende bokføring av omtvistede inngående fakturer for Finansdepartementet i løpet av 2023.
Finansdepartementet har sluttet seg til tilrådningen fra DFØ om at utgangspunktet skal være at bokføringsplikten for statlige virksomheter reguleres i bokføringsloven og bokføringsforskriften. Endringer i bestemmelsene knyttet til hjemling av bokføringsplikten vil tidligst skje i 2024.
Kunder av DFØ
For kunder av DFØ vil det bli utarbeidet nye system-løsninger som ivaretar kravet om bokføring og kravet om at en bokført omtvistet inngående faktura ikke utbetales før tvisten er løst. Virksomheten må på vanlig måte utarbeide rutiner tilpasset system-løsningene.