Gjennomføre gevinstrealisering

Etablere eierskap til gevinstene hos de gevinstansvarlige

Hva menes med å etablere eierskap til gevinstene?

Hver identifisert gevinst ved prosjektet bør være tilordnet en bestemt gevinst­ansvarlig i linjeorganisasjonen, eventuelt også i andre virksomheter. Hvem som bør være gevinstansvarlig avhenger av hvor gevinstene forventes å bli realisert. Hensikten med å etablere eierskap er å skape forståelse for og forankre gevinstene hos den gevinstansvarlige. Den gevinstansvarlige skal være en pådriver for gevinstrealiseringen og bør derfor representere en avdeling eller en annen gruppering som får en fordel av den aktuelle gevinsten. Dermed har han/hun insentiver til å samarbeide med prosjektgruppen for å sikre at gevinsten blir realisert, enten personlig eller ved hjelp av de ressursene han/hun har til rådighet.

Den gevinstansvarlige bør ha lederansvar, siden han/hun skal ha myndighet til å sette i gang tiltak eller endringer i sin gruppe, avdeling eller liknende. For hvert prosjekt vil det som regel være flere gevinstansvarlige. Noen av disse kan også befinne seg i andre virksomheter, avhengig av hvor gevinstene forventes å bli realisert.

Hvem bør sørge for at det etableres eierskap til gevinstene?

De gevinstansvarlige bør kontaktes av noen med god kjennskap til prosjektets gevinster. Det bør være de samme personene som er involvert i oppdateringen av gevinstrealiseringsplanen, og det er som regel noen i prosjektet, se avsnittet om å utarbeide gevinstrealiseringsplan.

Ansvaret for å etablere eierskap til gevinstene ligger hos virksomhetsledelsen og bør derfor være forankret der. Det vil gi prosjektmedlemmene større myndighet når de kontakter de gevinstansvarlige. Det kan også sikre at arbeidet blir mer koordinert, dersom det er flere gevinstansvarlige som skal kontaktes.

Når bør etableringen av eierskap skje?

Virksomhetsledelsen bør utpeke de gevinstansvarlige i beslutningspunkt 2, altså før planleggingen av prosjektet starter. Arbeidet med å etablere eierskap hos de gevinstansvarlige bør skje i planleggingsfasen, og det bør være på plass før gjennomføringsfasen begynner. Det vil si senest i beslutningspunkt 3.

Hvordan etablerer man eierskap til gevinstene?

Det vil være naturlig å ta utgangspunkt i interessentanalysen og gevinstreali­seringsplanen når eierskap skal etableres. I interessentanalysen skal det fremgå hvem som er positive og hvem som er negative til tiltaket, mens de ulike gevinst­ansvarlige (hos interessentene) skal være identifisert i gevinstrealiseringsplanen. Dersom én eller flere gevinstansvarlige er negative til tiltaket, bør de som skal kontakte disse, gjøre et grundig forarbeid for å kunne motivere dem til å realisere gevinstene.

En gevinstansvarlig kan være uenig i deler av gevinstrealiseringsplanen. For eksempel kan størrelsen på en gevinst og tidspunktet for når den skal realiseres, være basert på forutsetninger som den gevinstansvarlige er uenig i. I slike tilfeller er det viktig at det oppnås enighet – for å sikre at den gevinstansvarlige har nok motivasjon til å gjøre det som kreves for å realisere gevinstene. Dersom størrelsen på gevinstene endres, må gevinstrealiseringsplanen oppdateres og legges frem for godkjenning av virksomhetsledelsen.

En potensielt krevende, men viktig oppgave er å vurdere hvordan gevinster skal brukes. Dette er primært virksomhetsledelsens ansvar, men det kan være delegert til den gevinstansvarlige å beslutte nøyaktig hvor frigjorte ressurser skal settes inn. Hvis en gevinst av et prosjekt er én time frigjort tid per uke for en gruppe av ansatte, og gevinsten ikke skal tas ut i form av nedbemanning, må den gevinst­ansvarlige ha et bevisst forhold til hva de frigjorte timene skal brukes til. Det kan være å øke kvaliteten på eksisterende oppgaver, utføre andre oppgaver eller redusere arbeidsbelastningen på de ansatte.

Det kan være nyttig å lage en oversikt til øverste leder i virksomheten over gevinstene og hvem som er ansvarlig for å realisere dem. Med en slik oversikt er lederen orientert uten å måtte forholde seg til hele gevinstrealiseringsplanen. Å lage en slik oversikt vil være særlig aktuelt dersom noen gevinster forventes å bli realisert innenfor ansvarsområdet til en annen virksomhet enn den som utvikler produktet eller tjenesten, siden det øker risikoen for at forankringen og forpliktelsen til å realisere disse gevinstene vil avta.

Jevnlig kontakt med de gevinstansvarlige og andre viktige interessenter

Hva menes med å ha kontakt med de gevinstansvarlige og andre viktige interessenter?

Hensikten med å ha jevnlig kontakt med de gevinstansvarlige og andre viktig interessenter er å sikre at forståelsen for og forankringen av gevinstene fremdeles er til stede hos de gevinstansvarlige, slik at de forplikter seg til den endringen som kommer som følge av prosjektets leveranser.

Denne kontakten er sentral for å

• sikre at den gevinstansvarlige er kjent med hvilke gevinster som forventes av prosjektet, og størrelsen på dem
• oppnå enighet om hva den gevinstansvarlige må gjøre for at gevinstene skal kunne tas ut – det kan dreie seg om konkrete tiltak i organisasjonen, som kompetanseheving og omorganisering
• oppnå økt motivasjon og en sterkere følelse av eierskap til gevinstene hos den gevinstansvarlige

Når det etableres eierskap til en gevinst, bør det samtidig avtales en gjensidig forpliktende tidsplan som sikrer jevnlig kontakt mellom den gevinstansvarlige og henholdsvis prosjektet (i prosjektfasene) og linjeorganisasjonen (etter prosjekt
avslutning). Hvor hyppig denne kontakten bør være, avhenger av tidsperspektivet for realiseringen av gevinsten og hvilken type gevinst det er snakk om. Dette er informasjon som skal ligge i gevinstrealiseringsplanen.

De gevinstansvarlige representerer altså de interessentene som oppnår gevinster som følge av prosjektet. I interessentanalysen vil det fremkomme om det også er grupper som på annet vis berøres av prosjektet, enten direkte eller indirekte – for eksempel grupper som kun vil få kostnadsvirkninger knyttet til prosjektet. Også disse interessentene bør følges opp for å skape forståelse for prosjektet, jf. beskrivelsen av interessentanalysen. Dersom det er gjort en grundig interessent­analyse, inneholder denne også informasjon om hvordan disse interessentene skal følges opp.

Hvem bør holde kontakten med de gevinstansvarlige?

Normalt bør de samme personene som etablerte eierskapet til gevinstene, være involvert i å holde kontakten med de gevinstansvarlige og andre interessenter.

Det betyr at personer som har god kjennskap til prosjektet, og som er involvert i oppdateringen av gevinstrealiseringsplanen, bør ha den jevnlige kontakten, mens det overordnede ansvaret ligger hos virksomhetsledelsen og bør være forankret der.

Dersom kontakten med de gevinstansvarlige og andre interessenter blir utført av noen i prosjektet, er det viktig at virksomhetsledelsen følger dette opp i beslutnings­punkt 5, siden det er her prosjektet blir lagt ned. Dersom prosjektmedlemmene jobber i linjeorganisasjonen, kan de få denne oppgaven videreført. Dersom de ikke gjør det, må noen nye i linjeorganisasjonen overta oppgaven.

Når skal man ha kontakt med de gevinstansvarlige?

Kontakten med de gevinstansvarlige pågår gjennom alle de tre prosjektfasene. Når prosjektet avsluttes, skal det overleveres til linjen. Det er etter denne over­leveringen at hoveddelen av gevinstrealiseringen i de fleste tilfeller skjer. I prosjekter som går over lengre tid, kan imidlertid gevinstrealiseringen skje også mens selve prosjektet pågår.

Ved overlevering av prosjektet er det særlig viktig å sørge for at de ansvarlige i linjen får nødvendig informasjon om status for eierskapet til gevinstene fra prosjektet (ved prosjektleder). Overleveringen skjer i beslutningspunkt 5. Dersom det i realiseringsfasen fremdeles er behov for å sikre forståelsen for og forankringen av gevinstene hos de gevinstansvarlige, må virksomhetsledelsen peke ut noen i virksomheten som har denne kontakten, siden prosjektet i denne fasen er lagt ned.

Gjennomføre tiltakene i gevinstrealiseringsplanen

Hva menes med å gjennomføre tiltakene i gevinstrealiseringsplanen?

Gevinstrealiseringsplanen er en operativ handlingsplan for virksomhetsledelsen. Den skal brukes av linjeorganisasjonen i oppfølgingen av prosjektets resultater. Gjennomføringen av denne planen er kjernen i gevinstrealiseringsprosessen. De tidligere omtalte aktivitetene etablerer eierskap til gevinstene og jevnlig kontakt med de gevinstansvarlige og andre viktige interessenter er særlig viktige forutsetninger for å få til en vellykket gevinstrealisering. Disse aktivitetene dreier seg om å forankre gevinstene og etablere og følge opp gevinstansvarligrollen slik at gevinstrealiseringen blir mer effektiv.

Det er viktig å være oppmerksom på at alle typer gevinster som er identifisert bør følges opp for at de skal bli realisert. Dette gjelder også kvalitetsgevinster, som vanligvis ikke gir utslag på virksomhetenes budsjetter. Hvordan oppfølgingen konkret skal skje, bør fremgå av gevinstrealiseringsplanen.

I gevinstrealiseringsplanen skal det stå hvilke konkrete tiltak som må gjennomføres for at de forventede gevinstene skal kunne realiseres. Det kan for eksempel være krevende, men nødvendig å iverksette motivasjons og kompetansetiltak for at de ansatte skal akseptere endringene og bli motivert til å jobbe for å realisere gevinst­ene av prosjektet. Slike tiltak bør være gjennomført før beslutningspunkt 5, slik at linjeorganisasjonen er best mulig forberedt til realiseringsfasen. Andre utfordringer kan være knyttet til uforutsette tekniske forhold, organisatoriske endringer, det å få ut riktig informasjon til riktig tid til de berørte internt og eksternt, det å skaffe nød­vendige ressurser for å sette en løsning i drift eller eksterne forhold som forsinker gevinstuttaket.

Gevinstrealiseringsplanen legger opp til løpende risikovurdering med tilhørende risikoreduserende tiltak. Dersom det er identifisert slike tiltak i gevinstrealiseringsplanen, bør virksomhetsledelsen eller de gevinstansvarlig vurdere om de skal iverksettes.

Hvem er ansvarlig for at tiltakene i gevinstrealiseringsplanen blir gjennomført?

Det er virksomhetsledelsen som har det overordnede ansvaret for at tiltakene i gevinstrealiseringsplanen blir gjennomført. Som en hovedregel er det de gevinst­ansvarlige (i linjeorganisasjonen) som får ansvar for gjennomføringen. De gevinst­
ansvarlige kan også befinne seg i andre virksomheter, avhengig av hvor gevinstene forventes å bli realisert. Tiltak som skal gjennomføres i prosjektperioden, kan delegeres til prosjektgruppen. Etter at prosjektet er lagt ned, må representanter fra linjeorganisasjonen ta seg av alle tiltak som skal gjennomføres.

Når skal man gjennomføre tiltakene i gevinstrealiseringsplanen?

Arbeidet med å gjennomføre tiltakene i gevinstrealiseringsplanen starter i beslutningspunkt 3. Arbeidet fortsetter i gjennomførings og avslutningsfasene, mens det meste av innsatsen gjøres i realiseringsfasen, etter at prosjektet er avsluttet og linjeorganisasjonen har overtatt ansvaret for oppfølgingen.