Budsjettdisponeringsmyndighet

Budsjettdisponeringsmyndighet er myndighet til å bestemme hva budsjettmidlene som er avsatt til nærmere avgrensede formål skal brukes til. Det inkluderer myndighet til å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomisk binding for staten.

Oppdatert

Utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet

Utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet, gjennom disponering av budsjettet (inngå forpliktelser for virksomheten), er en del av kontrollaktivitetene som skal utføres i virksomheten. Rutiner for kontrollaktiviteter, som transaksjonskontroller, inngår som et element i virksomhetens internkontroll.

Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten, skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet, i følge bestemmelsene punkt 2.5.2.1. Før en tilsatt med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner, skal vedkommende:

  • påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
  • påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
  • påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig

Kravet om bekreftelse av en tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet, gjelder også ved utbetalinger som følge av for eksempel tilbakebetaling av skatter, avgifter, gebyrer og feilinnbetalinger.

Virksomhetslederen har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis til tilsatte på lavere nivåer. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres videre.

Den som har budsjettdisponeringsmyndighet kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. Departementet kan gjøre unntak for leder av virksomhet og driftsenhet. Slike unntak skal være skriftlige og det skal etableres nødvendige kontroller.

Utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet for en utgift og attestasjon av den samme utgiften skal ikke utføres av en og samme person. Ved transaksjoner som gjelder små beløp, kan virksomheten likevel velge å la vedkommende med budsjettdisponeringsmyndighet som har godkjent transaksjonen, også attestere.

Dokumentasjon av utøvd budsjettdisponeringsmyndighet

Gjennom dokumentasjon på bestilling, ordrebekreftelse, faktura, tilskuddsbrev eller lignende, skal det være bekreftet hvem som har utøvd budsjettdisponeringsmyndighet for hver enkelt transaksjon. Ved grupper av transaksjoner, som avrop på avtaler, delfakturering av avtaler, faste avtaler (for eksempel husleie, strøm) eller tilskudd som utbetales i flere terminer, kan dokumentasjonen knyttes til avtalen eller tilskuddsbrevet og omfatte flere enkelttransaksjoner.

Dokumentasjonen av utøvd budsjettdisponeringsmyndighet skal være i form av manuelle signaturer eller elektroniske signaturer. Ved anskaffelser er det krav om å bruke et elektronisk fakturabehandlingssystem.

Budsjettdisponeringsmyndighet blir utøvd på det tidspunktet virksomheten blir økonomisk forpliktet. Virksomheten kan velge å la dokumentasjon av budsjettdisponeringsmyndigheten skje enten på det samme tidspunktet eller på et senere tidspunkt, men før tidspunktet for bokføring. Regelverket for økonomistyring i staten inneholder for øvrig ingen bestemmelser som låser rekkefølgen på dokumentasjon av henholdsvis budsjettdisponeringsmyndighet og attestasjon. Virksomheten kan derfor velge å dokumentere budsjettdisponeringsmyndighet for en type utgifter før utgiftene er attestert eller etter at utgiftene er attestert.

Eksempler på dokumentasjon av budsjettdisponeringsmyndighet

Nedenfor finner du tre eksempler utgiftstyper og  hvordan dokumentasjon av budsjettdisponeringsmyndighet kan skje for disse.

  • For lønn og lønnsopplysningspliktige ytelser utøves budsjettdisponeringsmyndighet på følgende tidspunkter:

    • ved tilsetting av medarbeider, herunder ved fastsettelse av lønn
    • ved senere endringer av lønnen
    • ved pålegg om og godkjenning av overtid, reiser og andre personalmessige disposisjoner

    Fastsettelse av lønn ved tilsetting og lønnsendringer fastsatt lokalt med hjemmel i tariffavtale eller annen avtale, kan bare foretas dersom det foreligger budsjettmessig dekning for utgiftene. Lønnsendringer fastsatt i sentrale forhandlinger mellom staten og hovedsammenslutningene eller frittstående forhandlingsberettigede organisasjoner og hvor det er avsatt midler til lokale forhandlinger, skal imidlertid gjennomføres.

    Avtale om tilsetting skal inngås av en tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Signatur på ansettelsespapirer vil være grunnlag for registrering i lønnssystemet, og gir grunnlag for senere kontroll av utøvd budsjettdisponeringsmyndighet.

    Ved lønnsendringer fastsatt i sentrale forhandlinger vil utgangspunkt være avtalen som er inngått sentralt. Endringer som må gjøres på den enkelte tilsatte, bekreftes på en samlet oppstilling eller for hver enkelt tilsatt av en som har budsjettdisponeringsmyndighet.

    Ved lokale forhandlinger vil det være protokollen som er undertegnet av partene som er grunnlaget for endringene, og der det fremgår hvem som har utøvd budsjettdisponeringsmyndigheten for virksomheten.

    Pålegg om og godkjenning av personalmessige disposisjoner som medfører lønnsopplysningspliktige ytelser, skal bekreftes av en tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Av bekreftelsen skal det fremgå

    • hva disposisjonen gjelder
    • hvem den gjelder
    • grunnlaget for beløpet som skal utbetales, for eksempel i form av overtidstimer, dekning av telefon hjemme med mer

    Ved transaksjoner som gjelder små beløp, kan virksomheten velge å la den som bruker sin budsjettdisponeringsmyndighet også attestere, slik at vedkommendes signatur gjelder for begge disse transaksjonskontrollene (jf. bestemmelsene pkt. 2.5.2.2.). Dette kan være aktuelt eksempelvis der det er gitt forskudd til reiser, ved reiseregninger eller ved overtid.

    Hvis det skjer uforutsette hendelser under et tjenesteoppdrag som gjør det nødvendig å endre oppsatte planer, eksempelvis ved at en reise må avbrytes eller gjennomføres med andre transportmidler enn det som var forutsatt med påfølgende ekstra utgifter, kan det være vanskelig å innhente fullmakter før utgiftene pådras. I slike tilfeller vil det være den vurderingen som er gjort av den enkelte tilsatte, som må ligge til grunn. Virksomheten må vurdere om det i slike tilfeller bør gjøres ekstra kontroller.

  • Bekreftelse for bruk av budsjettdisponeringsmyndighet gis vanligvis i tilknytning til en faktura fra leverandøren og skjer for hver enkelt transaksjon.

    Bekreftelsen kan også gis på bestillingsdokumentasjon, ordrebekreftelse eller lignende som viser hva som er bestilt og innenfor hvilke beløpsrammer. Dersom bekreftelse av budsjettdisponering skjer på eksempelvis en bestilling (notat eller lignende), må dokumentasjonen som viser bekreftelsen, følge med fakturaen eller utbetalingsgrunnlaget eller på annen måte være tilgjengelig for kontroll. Deretter kan fakturaen med underdokumentasjon attesteres av en annen person og bokføres.

    I mange tilfeller vil virksomheten ha inngått avtaler for ulike kjøp, eksempelvis for bruk av strøm, husleie, bruk av telefon og internett, konsulenttjenester med mer. Bekreftelse av budsjettdisponering vil da normalt fremgå av avtalen som virksomheten har inngått. Avhengig av størrelsen på anskaffelsen og hvilken risiko det er knyttet til den med hensyn til avvik fra de avtalte betingelsene og behov for oppfølging av leveransen (eksempelvis ved tjenester), kan virksomheten vurdere om det er tilstrekkelig at fakturaen for den enkelte leveranse bare attesteres før den bokføres og utbetales. Dette innebærer at avtalen brukes som dokumentasjon for utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet ved flere utbetalinger. Henvisning til avtalen skal i slike tilfeller påføres fakturaen eller annet utbetalingsgrunnlag.

    Ifølge bestemmelsene pkt. 4.3.1 skal statlige virksomheter bruke et elektronisk økonomisystem som bl.a. omfatter et fakturabehandlingssystem. Ved anskaffelser skal virksomheten bruke fakturabehandlingssystemet til å sikre oversikt over og enhetlig behandling av fakturaer og andre utbetalingsgrunnlag, jf. bestemmelsene pkt. 5.3.5. Bruk av systemet innebærer at behandlingen av fakturaer i form av attestasjon, bekreftselse av budsjettdisponeringsmyndighet, bokføring og oppbevaring skjer elektronisk. Virksomheten skal kunne ta imot elektroniske fakturaer og andre utbetalingsdokumenter på fastsatt standardformat. Dersom virksomheten mottar papirfakturaer, skal fakturaen omgjøres til elektronisk form.

  • Ved tilbakebetaling av et feil innbetalt beløp, eller ved tilbakebetaling av for mye beregnet skatt, avgift, gebyrer eller lignende, skal det også dokumenteres hvem som har utøvd sin budsjettdisponeringsmyndighet.

Hva skiller utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet fra det tidligere anvisningsbegrepet?

I regelverket for økonomistyring i staten benyttes ikke begrepet anvisning. Anvisning har imidlertid tidligere vært brukt i dette regelverket (blant annet i regelverk fra 1996). Anvisningen inneholdt da to hovedelementer:

  • kontroll av grunnlaget for å disponere budsjettet (hjemmel for disposisjonen, budsjettmessig dekning og økonomisk forsvarlighet)
  • kontroll av at utbetalingsgrunnlaget var attestert på korrekt måte

For den delen av anvisning som gjaldt grunnlaget for å disponere budsjettet, benyttes begrepet budsjettdisponeringmyndighet i det gjeldende regelverket. Det er det gjeldende i økonomiregelverket imidlertid ikke stilt krav til at den som utøver budsjettdisponeringsmyndighet også skal kontrollere attestasjonen, da dette ville ha låst rekkefølgen for dokumentasjon av henholdsvis bruk av budsjettdisponeringsmyndighet og attestasjon. Regelverket er med det tilrettelagt for bruk av elektroniske løsninger med arbeidsflyt ved attestasjon og bekreftelse av utøvd budsjettdisponeringsmyndighet (jf. også kravet om bruk av et elektronisk fakturabehandlingssystem). Regelverket innebærer for øvrig at kontroll både av at utbetalingsgrunnlaget er attestert og av at budsjettdisponeringsmyndighet er bekreftet skal skje ved bokføringen (jf. bestemmelsene pkt. 2.5.2.3).

Kontaktinfo
Har du spørsmål om innholdet på denne siden, send en e-post til postmottak@dfo.no.
Fant du det du lette etter?