Faktura i staten

Alle statlige virksomheter skal ha rutiner og system for elektronisk fakturabehandling, som en obligatorisk del av økonomisystemet. Dette skal sikre oversikt over og enhetlig behandling av fakturaer og andre utbetalingsdokumenter.

Oppdatert

Leter du etter fakturamottak eller fakturaadresse for DFØ?

Bruk av elektronisk fakturabehandlingssystem for alle typer fakturaer gir mange fordeler som blant annet:

  • En enhetlig og effektiv behandling av fakturaene i virksomheten ved at behandlingen av fakturaer ved attestasjon, dokumentasjon av budsjettdisponeringsmyndighet, bokføring skjer elektronisk
  • Bedre grunnlag for å oppbevare fakturaene ordnet og med forsvarlig sikring i pålagt oppbevaringsperiode

Elektronisk faktura

Statlige virksomheter som inngår avtaler om kjøp av varer og tjenester skal ifølge Digitaliseringsrundskrivet kreve at deres leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk, slik at virksomheten mottar dokumentet i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF). Fra utenlandske leverandører skal det stilles tilsvarende krav om at dokumenter skal mottas i samsvar med standarden PEPPOL BIS.

KMD anbefaler offentlige virksomheter å benytte infrastrukturen Difi forvalter for formidling av elektroniske handelsdokumenter. Virksomheten skal påse at kontaktinformasjon om fakturering er oppdatert i Elektronisk mottakeradresseregister (ELMA).

Offentlige virksomheter bør sende elektroniske fakturaer i EHF til både privatpersoner og næringsdrivende. Statlige virksomheter som sender fakturaer til privatpersoner regelmessig, skal tilby elektronisk faktura. Slike virksomheter skal så langt det er mulig også vurdere om de i tillegg kan tilby avtale om automatisk betaling for tjenester som egner seg for dette. Kravene kan fravikes dersom fakturavolumet er så lavt at kostnadene klart vil overstige nytteverdien.

Innholdet i en faktura

Alle leverandører av varer eller tjenester til staten skal sende en faktura som tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften om opplysninger. I noen tilfeller kan det gjennom andre lover, som merverdiavgiftsloven, også være stilt tilleggskrav til innholdet i fakturaen. Statlige virksomheter som mottar fakturaer kan be om at denne inneholder opplysninger som beskrevet i forskriften.

En faktura skal inneholde følgende opplysninger:

  • kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer og selgers navn og organisasjonsnummer. Dersom selgeren er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene MVA.
  • ytelsens art og omfang
  • tidspunkt og sted for levering av ytelsen
  • pris og betalingsforfall
  • eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.
  • hvis kjøper skal beregne og betale merverdiavgift skal salgsdokumentet merkes: «Omvendt avgiftsplikt - Merverdiavgift ikke
  • beregnet»

Statlige virksomheter som utsteder krav, bør sikre at fakturaen innholdsmessig tilfredsstiller de kravene som er omtalt over. Dersom det er nødvendig å korrigere et salgsdokument etter avsendelsen, skal virksomheten be om at det utstedes en kreditnota.

Betalingsfrist

En betalingsfrist på 30 dager er en anbefalt standard som blir brukt i Statens standardavtaler (SSA).

Verken økonomiregelverket eller andre regelverk og lover sier at en betalingsfrist på 30 dager er en generell regel og rettighet statlige virksomheter kan påberope seg. Det er opp til virksomheten å avtale betalingsfrist med den enkelte leverandør, og fristen som avtales kan avvike fra de anbefalte 30 dagene.

Fakturamottak

Formålet med å etablere rutiner for mottak av fakturaer er å sikre at:

  • virksomheten har oversikt over mottatte fakturaer
  • fakturaene blir behandlet (kontrollert og godkjent)
  • fakturaene registreres i fakturabehandlingssystemet og blir fulgt opp og betalt i rett tid

Virksomheten skal ha systemer og rutiner for elektronisk fakturabehandling (registrering, attestasjon og budsjettdisponering), slik at elektroniske fakturaer og andre utbetalingsdokumenter på standardformatet registreres i systemet for behandling. Dersom virksomheten mottar elektroniske fakturaer eller andre utbetalingsdokumenter på et annet format enn standardformatet, kan de omgjøres til standardformatet ved å skrive ut den elektroniske fakturaen på papir, slik at den kan skannes og overføres til systemet for elektronisk behandling. Omgjøringen til standardformatet må gjøres på en slik måte at den sikrer at innholdet ikke endres.

Registrering av faktura

Ved registrering av fakturaene i systemet skal dere gjøre en maskinell kontroll av at de inneholder nødvendig opplysninger i henhold til det fastsatte standardformatet, blant annet opplysninger om virksomheten, hvem som er leverandør, om tjeneste/vare og beløp. Fakturaer som inneholder nødvendige opplysninger, kan sendes til attestasjon og bekreftelse av budsjettdisponering, dersom den ikke er dokumentert fra tidligere. Fakturaer med manglende opplysninger eller som avviker fra det fastsatte formatet, må dere kontroller og eventuelt supplere eller rette manuelt.

Ved registreringen av en ny faktura bør dere kontrollere at fakturaen ikke er mottatt tidligere, slik at den ikke blir behandlet dobbelt. Denne kontrollen kan gjøres normalt ved at systemet har en innebygd duplikatkontroll av for eksempel fakturanummer eller KID.

Registrering av faktura gjøres vanligvis på mottaksdatoen. Dette kan fravikes for mindre virksomheter og for de som benytter en tjenesteyter for registrering av fakturaene.

Funksjonaliteten i økonomisystemet bør være innrettet slik at:

  • registreringen skjer som en funksjon mot tidligere registrerte data (kontroll mot leverandørdata). Organisasjonsnummer og bankkontonummer kan brukes som søkefunksjon
  • det kan utarbeides rapporter for fakturaer som er mottatt, men ikke godkjent

Det skal være mulig å registrere følgende data om den enkelte faktura:

  • kontering
  • identifikasjon av leverandør (for eksempel organisasjonsnummer)
  • identifikasjon av krav (fakturadato, fakturanummer)
  • kundeidentifikasjon (KID) der det er oppgitt
  • forfallsdato
  • beløp
  • leverandørens bankkontonummer

I tillegg er det behov for å registrere hvem som er mottaker av fakturaen i virksomheten (for attestasjon og bekreftelse av utøvd budsjettdisponeringsmyndighet).

Kontaktinfo
Har du spørsmål om innholdet på denne siden, send en e-post til postmottak@dfo.no.
Fant du det du lette etter?