Fylkeskommunenes innkjøpsforum flyr igjen!
Mer erfaringsdeling og mer avtalesamarbeid mellom fylkeskommunene. Det håper og tror jeg vil komme ut av den første samlingen i Fylkeskommunenes innkjøpsforum siden 2019.
Omtrent 30 innkjøpere fra 12 fylkeskommuner var samlet i Bodø 3.-4. juni, og vi i DFØ brukte anledningen til idémyldring med deltakerne. Inngangen var rykende ferske funn fra Anskaffelsesundersøkelsen 2024 som vår egen Malin Hogstad presenterte. Undersøkelsen viser at fylkeskommunene er vesentlig bedre stilt i innkjøpsarbeidet enn de fleste kommuner. Det betyr ikke at flertallet føler de har tilstrekkelig med tid og ressurser til å oppfylle de stadig økende kravene og forventningene til offentlige anskaffelser – men i gjennomsnitt er fylkeskommunene atskillig bedre stilt enn kommunene. Det gjelder blant annet viktige temaer som klima og miljø og kontraktsoppfølging.
Store forskjeller i hvilken rolle fylkeskommunene spiller
Med det bakteppet skulle en forvente at alle fylkeskommuner spiller en «storebror»-rolle i en eller annen form for å hjelpe sine respektive kommuner i innkjøpsarbeidet. Likevel varierer slikt samarbeid mye. I noen fylker finnes det ikke noe samarbeid overhode, mens i Agder har man gått hele veien til å danne et interkommunalt selskap (IKS) eid av både fylkeskommune og samtlige kommuner for å framforhandle store, felles rammeavtaler – Offentlig Fellesinnkjøp på Agder (OFA). Fylkeskommunen har drevet samarbeidet framover, og på samlingen i Bodø fortalte Agder fylkeskommunes innkjøpssjef Olav Myklebust om reisen siden en sped start på 2000-tallet. Trøndelag viser verdien av en annen og løsere form for samarbeid: Trøndelag fylkeskommunes Eivind Brøndbo innledet om hvordan de har drevet fram Fagnettverk for Offentlige Anskaffelser i Trøndelag (FOAT) siden 2019.
Det kom fram at det er mange grunner til at slike mer eller mindre formelle samarbeid ikke finnes i alle fylker. Mange kommuner frykter at de skal bli tvunget inn i avtaler som utelukker lokale leverandører, og fylkeskommuner har brent seg på at kommuner ikke respekterer forpliktelsene i fylkeskommunale avtaler de har hengt seg på. Det skaper juridisk risiko. Andre påpekte at det alltid finnes en løsning så lenge man tar tak i det i utformingen av konkurransegrunnlaget. I rammeavtaler for næringsmidler blir det for eksempel stadig vanligere å forbeholde seg retten til å handle 20 prosent utenfor avtalen for å sikre rom for lokale leverandører. Spørsmål om ansvarsfordeling mellom oppdragsgivere for kontraktsetterlevelse eller annen juridisk risiko kan alltids løses med tydelige formuleringer i konkurransegrunnlaget.
Nå kommer fylkeskommunale fagnettverk
Hva så med samarbeid mellom fylkeskommunene? De er få og likner mye mer på hverandre både i størrelse og i faktiske anskaffelser enn kommunene. Ansvaret de har for videregående skoler, den offentlige tannhelsetjenesten, kollektivtrafikk og fylkesveier definerer de store tallene i anskaffelser deres. Vi brukte mye tid i Bodø på idémyldring om «hvem, hva og hvordan» for samarbeid mellom fylkeskommunene. Hvorfor deler de ikke systematisk informasjon fra markedsundersøkelser? Hvorfor har de ikke et felles journalsystem for tannklinikkene sine? Eller en felles avtale for elev-PC-er? Å samarbeide overfor leverandører handler både om kroner og øre og andre betingelser. Å få leverandøren til å akseptere anbrekk (mindre pakninger) for meieriprodukter var ett eksempel som ble trukket fram.
En begynnelse er å gi innkjøpere i fylkeskommunene oversikt over hvem som interesserer seg for hvilke kategorier i andre fylkeskommuner. Slik kan dialogen begynne i små faglige nettverk, og så vil tida vise i hvilken grad det fører til erfaringsdeling eller faktisk avtalesamarbeid. For å tilrettelegge for slike nettverk, samlet vi inn informasjon om deltakernes interesse for ulike kategorier, og vi har fått samtykke fra alle for å dele denne informasjonen med andre innkjøpere i fylkeskommunene. Var du ikke med i Bodø, men ønsker oversikten, er det derfor bare å ta kontakt – eller aller helst fylle direkte inn i dette skjemaet hvilke kategorier du selv er interessert i, samt samtykkeskjemaet for at vi skal kunne dele informasjonen med andre innkjøpere.
Tusen takk til Fylkeskommunenes innkjøpsforum ved leder Birgitte Baglo og vertskapet Nordland fylkeskommune ved Hans Jørgen Kibsgaard. Arrangementet dere laget ble en kilde til læring og inspirasjon for mange!