Brukerveiledning for avstemming og reklassifisering av forskuddsbetalte kostnader og mottatt forskuddsbetaling.

Bakgrunn for rapporten

I standard kontoplan (Finansdepartementets rundskriv R-102) er det et krav at forskuddsbetalt leie skal føres på artskonto 170 og at andre forskuddsbetalte kostnader skal føres på artskonto 179. I Unit4 ERP er det imidlertid ingen systemstøtte for å skille mellom disse to.

Fra Veiledning i bruk av standard kontoplan - SRS:

Forskuddsbetalt leie, som for eksempel husleie, føres på konto 170. På konto 179 balanseføres alle andre forskuddsbetalinger enn forskuddsbetalt leie og rentekostnad. Dette inkluderer også forskuddsbetalinger til vareleverandører. Dersom det er kostnadskrevende å utvikle systemstøtte for ovennevnte løsning kan virksomheten benytte konto 179 også for forskuddsbetalt leie. Virksomheten må i slike tilfeller foreta en ompostering av forskuddsbetalt leie fra konto 179 til konto 170 ved presentasjon av virksomhetsregnskapet.

Periodiseringsfunksjonen i Unit4 ERP støtter kun én konto for periodisering av kostnader og én konto for periodisering av inntekter. Standard periodiseringskonto for kostnader er konto 1790 Andre forskuddsbetalte kostnader og for inntekter 2900 Mottatte forskuddsbetalinger. Dette har to konsekvenser.

1. Periodisering av forskuddsbetalte leiekostnader vil få motpost på konto 1790 Andre forskuddsbetalte kostnader og ikke konto 1700 Forskuddsbetalt leie.
2. Ved reversering av periodiseringsbilag bestemmer fortegnet hvilken balansekonto bokføringen føres på. Det betyr for eksempel at en reversering av periodisering av husleie vil få motkonto på konto 2900 Mottatte forskuddsbetalinger.

Reklassifiseringsrapporten kontrollerer at forskuddsbetalte kostnader og inntekter er bokført på korrekt balansekonto med utgangspunkt i motkonto og reklassifiserer i henhold til oversikt i tabellen.

Resultatkonto	Kommentar	Balansekonto
3* Salgs- og driftsinntekt	Alle inntektskontoer	2900 - Mottatt forskuddsbetaling
630* Leie lokaler 631* Leie lokaler fra Statsbygg 64*Leie maskiner, inventar og lignende	Konti som gjelder leie	1700 - Forskuddsbetalt leie
Resten	Det som ikke gjelder inntekter eller leie	1790 - Andre forskuddsbetalte kostnader

Reklassifiseringsrapporten kan kjøres med eller uten bokføring av reklassifisering. Rapporten kjøres akkumulert fra og med periode 00 til og med den perioden du kjører rapporten for. Rapporten kan også kjøres flere ganger i samme periode. Den vil kun ta med seg eventuelle nye periodiseringer og det vil da ikke være mulig å bokføre reklassifisering dobbelt. Merk imidlertid at før du kan kjøre ny reklassifisering for samme periode, så må reklassifiseringen være bokført.

Bokføringen vil få bilagsart MX Reklassifisering som er forbeholdt reklassifisering.

Forutsetninger

For å kunne bokføre reklassifiseringen forutsettes det at det kun er transaksjoner generert med periodiseringsnøkkel på konto 1700, 1790 og 2900. Bilag bokført uten nøkkel må omposteres til konto 1701, 1791 eller 2901 avhengig av om det er forskuddsbetalt leie, andre forskuddsbetalte kostnader eller mottatt forskuddsbetaling. Disse kontoene er forbeholdt transaksjoner uten periodiseringsnøkkel.

Slik tar du ut rapporten

Rapporten finnes under Egne menyer i UNIT4 ERP:

Dobbeltklikk på menypunktet og dette vinduet kommer opp:

Bestillingsparametere

Felt	Beskrivelse
Periode til	Serverprosessen finner periodiserings- og hovedboktransaksjoner bokført i regnskapsperioden Periode fra - til. Det genererte bilaget vil bli bokført i samme regnskapsperiode som oppgis i "Periode til". "Periode fra" er ikke et bestillingsparameter, men settes alltid til periode 00 i samme år som angitt i "Periode til." Eksempel 1: Man setter "Periode til = 202302". Intervallet vil være 202300 - 202302. Eksempel 2: Man setter "Periode til = 202312". Intervallet vil være 202300 - 202312.
Bilagsart	Bilagsarten som skal benyttes for transaksjonene som skal bokføres via serverprosessen APK01 og GL07. Standard bilagsart er MX Reklassifisering.
Bokføre	Dersom "Bokføre" er avkrysset vil de via en posteringsfil overføres til "Ajourhold forsystemtransaksjoner" og de vil være klare til bokføring med GL07. Det anbefales å først kjøre serverprosessen uten avkrysning for "Bokføre", og sjekke transaksjonsforslaget i Excel-rapporten. Dersom det er er OK kan serverprosessen kjøres med kryss i "Bokføre". Bokføringsforslaget vil da legge seg i Ajourhold forsystemtransaksjoner. Dersom det er avvik i rapporten vil det ikke genereres et bokføringsforslag. Bokføring skjer ved hjelp av en IA-jobb (IntellAgent) som henter bokføringsforslaget fra Ajourhold forsystemtransaksjoner og bokfører det. IA-jobben kjører hvert 30. minutt.
Nivå fra konteringsregel	Dersom " Nivå fra konteringsregel" er avkrysset vil jobben se etter faste verdier i dimensjonene til konteringsregelen for kontoen, oppdaterer dimensjonsverdiene i henhold til de faste verdiene, og aggregerer sammen beløpene med samme kontering. Som standard er det avkrysset for "Nivå fra konteringsregel." Konteringen i APK01- rapporten vil da bli tilsvarende som ved bokføring med GL07 senere i prosessen.

Rapporten kan du åpne fra menypunkt Felles → Ajourhold rapportbestilling med rapportnavn APK01. Rapporten er i Excelformat og under vil de ulike arkfanene i rapporten beskrives.

Avstemming

Viser en oversikt over beløp bokført på konto 1700, 1790 og 2900 i perioden. Avstemmingen viser også riktig beløp på de aktuelle kontoene.

Dersom det er manuelle bilag på en av periodiseringskontoene så vil denne summen vises under «Avvik i HB».

Nedenfor er det listet opp ulike årsaker til avvik under avstemming og hvordan du kan identifisere og rette avviket. Merk at avviksbeløpet i arkfane «Avstemming» har motsatt fortegn som det faktiske avvik du finner under «Manuelle bilag".

Avviksårsaker	Hvordan identifisere avviket	Hvordan rette avviket
Manuelle føringer på konto 1700, 1790 og 2900 inneværende år.	Avvik finnes i arkfane "Manuelle bilag", eventuelt ved å spørre i hovedbok på konto 1700, 1790 og 2900 ved å utelukke bilagsart MP og MX.	Avhenger av hva posteringen er. Det må enten omposteres fra 1700, 1790 og 2900 til korrekt balansekonto eller tilbakeføres.
Manuelle føringer på konto 1700, 1790 og 2900 tidligere år.	Du kan kjøre rapport for periode 12 tidligere år og se om avviket dukker opp i arkfane "Manuelle bilag".	Avhenger av hva posteringen er. Det må enten omposteres fra 1700, 1790 og 2900 til korrekt balansekonto eller tilbakeføres.
IB er ikke trigget over	Sjekk om konto 1700, 1790 og 2900 har saldo i periode 00.	Trigg over IB.

Dersom du fører et manuelt bilag mellom to eller tre periodiseringskonti (1700, 1790 og 2900) vil dette ikke komme frem som avvik i arkfane «Avstemming», men bilag vil dukke opp i oversikten over manuelle bilag. Så lenge det totalt sett går i null så vil du fortsatt kunne kjøre rapporten med bokføring. Det samme gjelder om du har bokført bilag som totalt sett går i null på periodiseringskontoene, men som egentlig har en motpost i resultatet. Derfor kan det være lurt å se hvilke bilag som ligger i arkfane «Manuelle bilag» selv om «Avstemming» viser null i avvik.

Manuelle bilag

I denne arkfanen vil du se alle transaksjoner på konto 1700, 1790 og 2900 som er ført manuelt. Transaksjoner med bilagsart MP – Periodiseringer og MX – Reklassifisering er ekskludert. Merk også at inngående balanse (IB) bokført med bilagsart YE eller IB ikke inkluderes i oversikten over manuelle bilag. Dersom IB består av periodiseringer uten nøkkel vil du få differanse i arkfane «avstemming», mens sum under manuelle bilag likevel vil være 0. Avviket skyldes da manuelle posteringer i tidligere år.

For å se transaksjonene trykker du på +-tegnene på venstre side. Så lenge det finnes manuelle transaksjoner i inneværende år så vil de dukke opp her, det er kun hvis de manuelle transaksjonene ikke går i null at det vil ha betydning for reklassifisering.

Fakturaspesifikasjon

Denne arkfanen viser en totaloversikt over alle fakturaer/bilag som er forskuddsbetalte eller som det er mottatt forskuddsbetaling for og som er bokført med periodiseringsnøkkel.

Oversikten er sortert etter korrekt balansekonto og viser først et akkumulert bilde. For å få frem detaljer kan du trykke på +-tegnene i venstre side i Excelarket.

I fakturaspesifikasjonen får du informasjon om bilagsart, bilagsnummer, fakturanummer, leverandørnummer, leverandør, bilagsdato, periode, resultatkonto og dim1 til dim7. Fakturaspesifikasjonen viser også hva som er kostnadsført hittil og hva som er forskuddsbetalt pr periode rapporten er kjørt for. Du får informasjon om startperiode og fordelingsnøkkel for periodiseringen. I tillegg får du informasjon om hvilken balansekonto fakturaen er periodisert på (opprinnelig balansekonto) og hvilken balansekonto som er korrekt. Total sum vises per korrekt balansekonto. Differansen mellom denne og det som er bokført i hovedbok akkumulert vil komme frem i posteringsforslaget.

Til postering

I denne arkfanen vises bilagsforslaget. Merk at konteringsdimensjoner følger konteringsregel dersom det er haket av for «Nivå for konteringsregel». Ved hake på «Bokføring» får du beskjed om at transaksjonene er blitt plassert i «Ajourhold forsystemtransaksjoner» og vil bli bokført med GL07. Uten hake på «Bokføring» vil du få beskjed denne beskjeden: «Testkjøring – transaksjonene blir ikke bokført». Dersom det er manuelle transaksjoner på periodiseringskontoene, vil du få denne beskjeden: «Det er manuelle periodiseringsbilag i hovedbok. Disse må omposteres før det kan genereres reklassifiseringsbilag». Da vil heller ikke denne arkfanen vise noen transaksjoner.

Bokføring av reklassifisering

Ved å hake av for Bokføring ved kjøring av rapporten vil det automatisk lages en bokføringsfil (GL07). Denne filen legger seg i Ajourhold forsystemtransaksjoner, og vil bli bokført automatisk med en IA-jobb som kjører hvert 30. minutt. Det er viktig at man ikke kjører ny APK01 med bokføring før det som ligger i Ajourhold forsystemtransaksjoner er bokført.

Som et minimum må rapporten kjøres ved hver ekstern regnskapsavleggelse for å oppfylle kravet i standard kontoplan. Nettobudsjetterte virksomheter må reklassifisere før innsending av p-rapport til statsregnskapet. Bruttobudsjetterte må reklassifisere før rapportering av delårs- og årsregnskap. Husk at rapporten kjøres akkumulert til og med den perioden du velger. Dersom du for eksempel skal reklassifisere for 1. tertial holder det at rapporten kjøres for periode 20xx04. Rapporten kan også kjøres med bokføring flere ganger i samme periode da den kun vil bokføre om det er bokført nye periodiseringer etter forrige reklassifisering.

Hva om reklassifisering feiler?

Dersom noe feiler ved bokføring, vil bokføringsfilen ligge igjen i Ajourhold forsystemtransaksjoner. DFØ følger opp slike filer. Vanligste årsak til feil er stengte dimensjonsverdier som kan skyldes to forhold.

1. Det er periodiserte bilag frem i tid med dimensjonsverdier som er stengte. Dette kan for eksempel være en faktura som er periodisert over flere år der dimensjonsverdien kun er gyldig i år 1. Dette kan rettes ved at periodiseringen tilbakeføres og gjøres på nytt med riktige dimensjonsverdier. Da vil det bli korrekt både på resultatføringene i fremtidige perioder og balansekonti.
2. Inngående balanse (IB) kan være trigget over med gamle dimensjonsverdier. Dette må korrigeres, hvis ikke vil det feile hver eneste periode APK01 kjøres.

Med mindre det er behov for å ha med dimensjonsverdier på konto 1700, 1790 og 2900 så anbefaler DFØ en konteringsregel på disse kontoene som kun har kapittel og post i dimensjon 4 (for bruttobudsjetterte). Resten av dimensjonsverdiene bør være blanke.

Feil i bokføringsfil må rettes av DFØ før innlesning.