I denne brukerveiledningen finner du informasjon om hvordan du periodiserer eller fordeler kostnader og inntekter med periodiseringsnøkkel i Unit4 ERP.
Alle virksomheter som fører regnskap etter SRS-prinsippet, har muligheten til å periodisere hovedbokbilag i Unit4 ERP. Dette gjøres enten ved å legge inn periodiseringsnøkkel og startperiode på hovedbokbilag, eller ved innlesning av fil med periodisering i Unit4 ERP.
DFØ har innført standard periodiseringsnøkler i Unit4 ERP. Nøklene, som identifiseres ved hjelp av tallene 901-936, fordeler kostnader jevnt utover 1-36 perioder. Hvis du har behov for annen fordeling, må du løse dette manuelt.
Hvis du registrerer periodiseringsnøkkel, og ikke startperiode, vil startperioden bli bokføringsperioden for fakturaen. Startperiode kan ikke settes tilbake i tid.
Registrere hovedbokbilag med periodisering i desktop
Benytt følgende meny i Unit4 ERP:
Økonomi → Hovedbok → Registrering → Bilagsregistrering
Velg bilagsart M*. For periodisering av en kostnad, fyll inn debetlinjen og trykk deretter på «Periodisering».
Velg fordeling 3 måneder fra nedtrekksmeny og startperiode 202001. Trykk OK. Trykk F11 for å mellomlagre debetlinjen.
Legg til kreditlinje med helt lik kontering, men ikke legg inn periodiseringsnøkkel på denne linja. Trykk F11 for å mellomlagre kreditlinjen.
(Ved å gå til «Opsjoner skjermbildet» under menypunkt «Fil» kan du ta fram kolonnen som viser fordelingsnøkkel (FN) på bilaget.)
Trykk F12 for å lagre bilaget. Det vil da genereres en GL18B. Disse bilagene får bilagsart MP – Periodisering.
Kostnaden blir fordelt i de ulike periodene med bilagsart MP – Periodisering. Hvert bilag får et eget bilagsnummer. Tekstfeltet på bilaget henviser til bilagsnummer på bokført fil. Under vises resultatet av periodiseringen.
Periodisering i Unit4 web / digitale bilag
Periodisering når perioden er stengt
Periodisering kan ikke gjøres i stengte perioder. I slike tilfeller må man kun periodisere deler av beløpet i resterende perioder.
Registrere fil med periodisering
Bruk en innlesningsmal med felter for periodiseringsnøkkel og startperiode.
- Bilagsperiode må være den samme som opprinnelig faktura.
- Bilagsart skal være MV (utenfor kontantregnskapet)
- Fyll inn konto, dim1-7 og beløp og relevant tekst.
- Dersom det er en kostnad som skal periodiseres legger man inn informasjon om startperiode og antall perioder på debetlinjen. Er det en inntekt som skal periodiseres legger man inn startperiode og antall perioder på kreditlinjen. I felt startperiode setter man inn antall perioder fra innlesningsperiode. Dersom bilaget leses inn i periode 202001 og kostnaden/inntekten skal fordeles fra startperiode 202001 skal det stå null i startperiode. Dersom bilaget leses inn i periode 202001 og kostnaden/inntekten skal fordeles fra startperiode 202004, skal det stå 04 i feltet startperiode. Dersom startperiode er foregående periode, skal det stå -01. Startperiode kan ikke være i stengte perioder.
- I felt periodiseringsnøkkel legger man inn nøkkel som fordeler i de perioder kostnaden/inntekten skal fordeles på.
- Send fil til DFØ for innlesning.
Korrigere feilførte periodiseringer
Dersom en periodisering er ført med feil beløp, feil startperiode, feil periodiseringsnøkkel eller feil/stengte dimensjonsverdier (eks. koststed, kapittel og post), må dette korrigeres ved bruk av periodiseringsnøkler. En reversering eller tilbakeføring må gjøres ved bruk av periodiseringsnøkler og kan ikke gjøres manuelt ved å føre enkeltbilag i hver periode. Manuelle tilbakeføringer vil gjøre at det ikke er mulig å bruke reklassifiseringsrapporten.
Korrigere feil fordelingsnøkkel
I eksemplet brukt over viser det seg at dette skulle vært fordelt over 6 perioder og ikke 3. Da må vi tilbakeføre opprinnelig periodisering ved å legge inn samme startperiode og antall perioder på kredittlinjen og ny korrekt periodisering på debetlinjen.
| Konto | Beløp | Tekst | Startperiode | Antall perioder |
|---|---|---|---|---|
| 6300 | 900 000 | Periodisering a husleie 1. tertial | 202401 | 06 |
| 6300 | -900 000 | Periodisering a husleie 1. tertial | 202401 | 03 |
Korrigeringen på kreditlinjen vil få motpost på konto 2900, men reklassifiseres til 170 ved bruk av reklassifiseringsrapport. Ny periodisering på debetlinjen fordeler kostnaden over 6 perioder.
Korrigere feil dimensjonsverdier
Ved feilføringer på feil dimensjonsverdier kan dette rettes ved å tilbakeføre feilført periodisering med periodiseringsnøkkel og periodisere på nytt med riktig dimensjonsverdi. I eksemplet under er det opprinnelig ført på koststed 200, men det skal korrigeres til koststed 100.
| Konto | Koststed | Beløp | Tekst | Startperiode | Antall perioder |
|---|---|---|---|---|---|
| 6300 | 200 | -900 000 | Periodisering husleie 1. tertial tilb | 202401 | 03 |
| 6300 | 100 | 900 000 | Periodisering husleie 1. tertial korr | 202401 | 03 |
Merk at tilbakeføringen og ny føring må inkludere alle kontodimensjoner og behandlingskoder (mva-koder og lignende) som er benyttet på opprinnelig bilag.
Korrigeringer når regnskapsperioden er stengt
Feil kan ikke korrigeres i stengte perioder, men må korrigeres i sin helhet i ny aktiv periode.
For å korrigere må du skille ut det som gjelder stengt(e) periode(r), og korrigere for inneværende og framtidige perioder.
Eksempel
Hvis januar er stengt for bokføring og du oppdager samme feil som over:
Da må beløpet som gjelder januar bokføres for seg siden man ikke kan korrigere i stengt periode. Startperiode endres til periode som er åpen, som i dette tilfellet vil være februar. Fordelingsnøkkel må oppdateres slik at denne fortsatt er innenfor 1. tertial.
| Konto | Koststed | Beløp | Tekst | Startperiode | Antall perioder |
|---|---|---|---|---|---|
| 6300 | 200 | -600 000 | Periodisering husleie 1. tertial tilb | 202402 | 02 |
| 6300 | 200 | -300 000 | Periodisering husleie 1. tertial korr jan | ||
| 6300 | 100 | 300 000 | Periodisering husleie 1. tertial korr jan | ||
| 6300 | 100 | 600 000 | Periodisering husleie 1. tertial korr | 202402 | 02 |
Korrigering av periodisering på stengte dimensjonsverdier
Hvis en periodisering blir gjort på stengte dimensjonsverdier vil periodiseringstransaksjonen(e) havne på feilkonto. Dette skjer for eksempel om en dimensjonsverdi er gyldig frem til en gitt periode, og en periodisering gjøres etter denne perioden. Periodiseringen vil havne på riktig konto frem til den gitte perioden, og på feilkonto etter det. Skjer det må periodiseringen reverseres.
| Konto | Prosjekt | Beløp | Tekst | Startperiode | Antall perioder |
|---|---|---|---|---|---|
| 6300 | 15000 | 900 000 | Periodisering lisenser 2024 og 2025 | 202401 | 24 |
| 6300 | 15000 | -900 000 | Periodisering lisenser 2024 og 2025 |
Prosjekt 15000 er kun gyldig ut 2024, derfor vil alle periodiseringene i 2025 havne på feilkonto. Dette må reverseres slik:
| Konto | Prosjekt | Beløp | Tekst | Startperiode | Antall perioder |
|---|---|---|---|---|---|
| 6300 | 15000 | 900 000 | Periodisering lisenser 2024 og 2025 tbf | ||
| 6300 | 15000 | -900 000 | Periodisering lisenser 2024 og 2025 tbf | 202401 | 24 |
Ny periodisering må enten gjøres med en gyldig begrepsverdi, eller så må prosjektet utvide gyldighetsperioden ut 2025.
Spørring periodiseringstransaksjoner
For å spørre på periodiseringstransaksjoner kan følgende menypunkt i Unit4 ERP benyttes:
Økonomi → Hovedbok → Periodisering → Spørring periodiseringstransaksjoner
Spørringen viser alle periodiserte transaksjoner som er gjort med periodiseringsnøkkel. I spørringen kan du blant annet se:
• Hvilke periodiserte transaksjoner som er generert fra hvilke opprinnelige transaksjoner?
• Hvilken transaksjonslinje (sekvensnr.) er grunnlaget for de periodiserte transaksjonene?
Beskrivelse av felter i spørringen
| TT | Transaksjonskode, RJ (recurring journals) for periodiseringer. |
| Bilagsnr fra | Opprinnelig bilag eller faktura det er lagt inn periodiseringsnøkkel og startperiode på. |
| SekvNrFra | Opprinnelig transaksjonslinje (sekvensnummer) det er lagt inn periodiseringsnøkkel og startperiode på. |
| Fi | Firmakode i Unit4 ERP. |
| Konto | Enten periodiseringskonto definert i firmaopplysninger under aktivering kostnad og aktivering inntekt, standard er henholdsvis konto 1790 og konto 2900. Eller opprinnelig resultatkonto. |
| Periode | Bokføringsperiode i hovedbok i Unit4 ERP. |
| Beløp | Det periodiserte beløpet bokført i hovedbok i Unit4 ERP. |
| BilNrTil | Bilagsnummer til den genererte periodiseringstransaksjonen. |
| SekvNrTil | Transaksjonslinje (sekvensnummer) til den genererte periodiseringstransaksjonen. |
Ved å stå på en linje i spørring og trykke på «Vis generert bilag» får du fram det genererte bilaget, altså periodiseringen.
Se brukerveiledning for mer informasjon om hvordan du kan sette opp enkle spørringer og browserspørringer: