Det må foretas en periodisk avstemming for å sikre at virksomheten avsetter og utbetaler feriepenger og arbeidsgiveravgift av feriepenger i henhold til det som er beregnet.
Avstemmingen består av tre hovedkontroller.
- Avstemming av skyldige feriepenger
- Avstemming av arbeidsgiveravgift av skyldige feriepenger
- Avstemming av skyldige feriepenger av påløpt, ikke utbetalt lønn.
Løpende avsatte feriepenger gjennom året med fradrag av utbetalte feriepenger som er opptjent i år skal tilsvare skyldig feriepengegjeld 31.12. Avvik mellom avsatte feriepenger per 1.1 og utbetalte feriepenger i regnskapsåret som er påløpt forrige år må forklares.
Noen forhold det må tas hensyn til ved avstemmingen
Forhold som reduserer avsetning av feriepenger:
- Opptjente feriepenger overføres til ny arbeidsgiver når ansatte slutter i virksomheten i forbindelse med en virksomhetsoverdragelse. Dette innebærer at skyldige feriepenger til disse ansatte, må trekkes fra skyldige feriepenger 31.12.
- Det foretas en justering av fjorårets avsetning av feriepenger for seniorer. Personer over 60 år med et feriepengegrunnlag over 6 G vil få avsatt 14,3 prosent feriepenger også ut over 6 G. Den korrekte avsetningen for denne delen er 12 prosent og det foretas en årlig nedjustering i SAP.
- Forhold som øker avsetning av feriepenger:
- Ansatte som har begynt i virksomheten i regnskapsåret i forbindelse med en virksomhetsoverdragelse, tar med seg feriepengegrunnlaget fra forrige arbeidsgiver. Dette innebærer at opparbeidet feriepenger må legges til skyldige feriepenger på overdragelsestidspunket.
Årsaker kan skyldes bevegelse av personale mellom statlige virksomheter (se punkt 1 og 3) i ferieåret. Justeringer for feriepenger for ansatte som blir berørt av sammenslåinger eller overføring av deler av virksomheten til andre virksomheter, gjøres automatisk i SAP. I denne rutinen foretas en korrigering av gjeldspostene.
For bruttobudsjetterte virksomheter foretas en korrigering av gjeldspostene med motkonto 1993 Korrigering avsetning feriepenger.
For nettobudsjetterte virksomheter foretas en korrigering av gjeldspostene med motkonto 216x Avregning bevilgningsfinansiert virksomhet.
Det kan også komme andre korrigeringer på avsetning av feriepenger fra SAP mot disse kontoene. Slike skal kostnadsføres i Unit4 ERP, da det kun skal være korrigeringer som gjelder sammenslåinger eller overføring av deler av virksomheten til andre virksomheter som posteres mot disse kontoene når det gjelder feriepenger.
Utløsende hendelse: Termin
Aktuelt regelverk
Reglement § 14 og bestemmelsene 5.2.4.5.
Bokføringsforskriftens §6-4
SRS 25 Ytelse til ansatt
Framgangsmåte og arbeidsdeling
| Tilleggstjeneste SRS / Nettobudsjetterte | Ikke tilleggstjeneste SRS | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ | Kunde | Avsetninger for feriepenger og påløpt lønn er bokført Denne kontrollen kan gjennomføres først når avsetning av feriepenger og påløpt lønn fra lønnssystemet (SAP – den femte virkedag) eller manuelle bilag for avsetninger er bokført. | |
| DFØ | Kunde | Klargjøring av fane for avstemming Kjør spørring i hovedbok i Unit4 ERP for periode 00 og overfør tallene til avstemmingsmappen. Legg inn tall for inngående balanse på følgende konti: • 2941 - skyldige feriepenger, opptjent inneværende år • 2940 - skyldige feriepenger, opptjent tidligere år • 2785 - påløpt arbeidsgiveravgift (ferielønn) • 2942 - skyldige penger av opptj, ikke utbetalt lønn Tillegg for nettobudsjetterte: • 2943 – Utbetalt ferielønn påløpt foregående år • 2944 – Utbetalt ferielønn, påløpt inneværende år | |
| DFØ | Kunde | Ta ut Feriepengerapport fra SAP for foregående år. Overfør tall for feriepenger til gode forrige år (kolonnen FP til gode) til avstemmingsmappen. | Transaksjonskode SAP: YHR_RECO_HOLIDAY_PAY Variant: CUS&OPAL01 |
| Utgående saldo på konto hentes automatisk fra saldobalanse i fanen Konti og status | |||
| DFØ | Kunde | Skyldige feriepenger Årets feriepengeavsetning: Ta ut feriepengerapport fra SAP for avstemmingsperioden. Overfør sum Grunnlag, Opptjent og Utbet.i opptj.år til avstemmingsmappen. Skyldige feriepenger ifølge feriepengerapport kontrolleres mot UB på konto i regnskapet. Differanser må undersøkes og forklares. Sjekk: • Er det bokført for mye/lite i Unit4 ERP? • Er det brukt riktig konto i Unit4 ERP? • Er det manuelle føringer? Skyldige feriepenger opptjent tidligere år: Overfør sum Utb.feriep. i juni og FP senior >6G i feriepengerapport til avstemmingsmappen. Differanser må undersøkes og forklares. Sjekk: • Er det bokført for mye/lite i Unit4 ERP? • Er det brukt riktig konto i Unit4 ERP? • Er det manuelle føringer? Konto 2940 skal gå i 0 per 31.12. Hvis ikke så må ansatte det gjelder sjekkes og saldo forklares, eventuelt korrigeres før årsslutt. Til slutt er det en summering av gjenstående skyldige feriepenger på konto 294x. | Transaksjonskode SAP YHR_RECO_HOLIDAY_PAY Variant CUS&OPAL01 |
| DFØ | Kunde | Arbeidsgiveravgift av feriepenger Overfør sum AGA for opptj. FP og AGA for utbet. FP i feriepengerapport til avstemmingsmappen. Differanse kan forklares med justering av fjorårets avsetning av AGA for feriepenger for seniorer over 6G. Dersom det er andre differanser må det undersøkes og forklares. Sjekk: • Er det bokført for mye/lite i Unit4 ERP? • Er det brukt riktig konto i Unit4 ERP? • Er det manuelle føringer? Til slutt er det en rimelighetskontroll av saldo på konto for arbeidsgiveravgift mot beregnet AGA av skyldige feriepenger. | |
| DFØ | Kunde | Skyldige feriepenger av påløpt, ikke utbetalt lønn Dersom dere har automatisk avsetning av overtid og reisetid til utbetaling fra SAP, finn kjørenummer for avsetningen i spørring for S12/S14. Kjør rapport YPT_BUDSJ_LOG i SAP for aktuelt kjørenummer, hak av for «HR-data» og overfør totalsum for avsetning/grunnlaget for avsetning og feriepenger. Dersom differanser må det undersøkes og forklares. Sjekk: • Er det manuelle føringer? • Er det bokført for mye/lite i Unit4 ERP? • Er det brukt riktig konto i Unit4 ERP? | Spørring Unit4 ERP Brutto: DFØRPA S12BC Avstemming av påløpt overtid mot SAP Netto: DFØRPA S14C Avstemming av påløpt overtid mot SAP SAP transaksjonskode YPT_BUDSJ_LOG |
| DFØ | Ikke aktuelt | Gå til fane «Konti og status». DFØ setter konto til «Klargjort av DFØ» når kontoen er sjekket og klar for overlevering til kunde. Det legges inn dato for utarbeidelse i felt for «Klargjort dato DFØ». Dersom det er oppdaget feil eller mangler vil dette bli kommentert i tabellen for “Oppsummering og forklaring til avvik”. Legg også inn en kort og informativ melding i «Kommentar til Konti og status» i fanen. | |
| Kunde | Ikke aktuelt | Sjekk “Kommentarer/oppfølgingspunkter til kunde” i Konti og status, og “Oppsummering og forklaring til avvik” i fanen. | |
| Kunde | Kunde | Gjør nødvendige vurderinger og legg til relevant dokumentasjon. I fanen er det henvist til rapporter vedlagt i perioden fra DFØ dersom kunde har grunntjeneste. Her må også kunde legge til henvisning til egen dokumentasjon. Dette gjøres ved å legge til linjer i tabellen. Gå til fane «Konti og status» og fyll inn kolonnene: • Godkjent av kunde • Godkjent dato kunde Kundens egne kommentarer |