Formålet med kontrollen er å dokumentere balansepostene knyttet til gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning og fordring vedrørende innkreving. Videre er formålet å foreta en avstemming av at fordring vedrørende innkreving og gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning presenteres korrekt i delårs- og årsrapporteringen.
I henhold til rundskriv R-102 Standard kontoplan for statlige virksomheter, skal tilskuddsgjeld og fordring vedrørende innkreving bokføres på egne artskontoer. De fleste virksomheter benytter av praktiske årsaker konto 240 Leverandørgjeld som reskontro ved bokføring av tilskuddsgjeld og konto 150 Kundefordringer som reskontro ved bokføring av innkrevingsvirksomhet. Ved presentasjon må tilskuddsgjeld og fordring vedrørende innkreving omposteres til konto 250 Tilskuddsgjeld og konto 151 Fordring vedrørende innkreving.
For virksomheter som utarbeider delårsrapport gjøres posteringene og avstemmingen per tertial. For virksomheter som ikke utarbeider delårsrapport gjøres posteringene og avstemmingen kun ved årsslutt.
Utløsende hendelse: Tertialavslutning eller årsavslutning
Aktuelt regelverk
Bestemmelsene kapittel 6
Veiledningsnotat til rundskriv R-102 Standard kontoplan for statlige virksomheter
Arbeidsdeling og framgangsmåte
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ | Kunde | Tilskuddsforvaltning Legg til eller endre kontoer øverst i tabellen dersom virksomheten har andre leverandørreskontroer enn 2400 og 2401. Utvid tabellen mot høyre dersom virksomheten har flere enn tre leverandørreskontroer. | |
| DFØ | Kunde | Samme prosedyre gjelder per tertial og årsavslutning. Legg inn saldo før postering av tilskuddsgjeld under hver konto. Legg inn beløp per konto for posteringene for aktuelt tertial eller år. Kontrollsum tilskudd kontrollerer at samlet gjeld er uendret etter posteringene. | |
| DFØ | Kunde | Ta ut rapporter fra Unit4 ERP for aktuelt tertial eller år og kontroller at saldo på konto 2500 stemmer med åpne poster vedrørende tilskuddsgjeld. Begge rapportene skal kontrolleres for åpne poster vedrørende tilskudd eller innkreving. OBS: Virksomheten kan ha åpne poster vedrørende innkrevingsvirksomhet på leverandørreskontro, og åpne poster vedrørende tilskuddsforvaltning på kundereskontro. Dette vil fremkomme i fanen «Innkreving» i rapporten SU05 og i fanen «Tilskudd» i rapporten CU05. I disse tilfellene skal det være foretatt en omklassifisering av fordring/gjeld som vil fremkomme under Kontrollsum tilskudd i skjemaet. Kontrollsummen i skjemaet for tilskuddsforvaltning skal stemme med kontrollsummen i skjemaet for innkrevingsvirksomhet for aktuelt tertial eller år. For virksomheter som fører regnskapet etter SRS, skal summen av saldo på konto 250 og 255 være null. For kontantvirksomheter er det ikke krav om å benytte konto 255. Se mer informasjon i Veiledningsnotat til rundskriv R-102 Standard kontoplan for statlige virksomheter. | Rapporter Unit4 ERP SU05 Motpost tilskudd og innkreving CU05 Motpost tilskudd og innkreving |
| DFØ | Kunde | Innkrevingsvirksomhet Legg til eller endre kontoer øverst i tabellen dersom virksomheten har andre kundereskontroer enn 1500. Utvid tabellen mot høyre dersom virksomheten har flere enn to kundereskontroer. | |
| DFØ | Kunde | Samme prosedyre gjelder per tertial og årsavslutning. Legg inn saldo før postering av innkrevingsvirksomhet under hver konto. Legg inn beløp per konto for posteringene for aktuelt tertial eller år. Kontrollsum innkreving kontrollerer at samlede fordringer er uendret etter posteringene. | |
| DFØ | Kunde | Ta ut rapporter fra Unit4 ERP for aktuelt tertial eller år og kontroller at saldo på konto 1510 stemmer med åpne poster vedrørende innkrevingsvirksomhet. Begge rapportene skal kontrolleres for åpne poster vedrørende tilskudd eller innkreving. OBS: Virksomheten kan ha åpne poster vedrørende tilskuddsforvaltning på kundereskontro, og åpne poster vedrørende innkrevingsvirksomhet på leverandørreskontro. Dette vil fremkomme i fanen «Tilskudd» i rapporten CU05 og i fanen «Innkreving» i rapporten SU05. I disse tilfellene skal det være foretatt en omklassifisering av gjeld/fordring som vil fremkomme under Kontrollsum innkreving i skjemaet. Kontrollsummen i skjemaet for innkrevingsvirksomhet skal stemme med kontrollsummen i skjemaet for tilskuddsforvaltning for aktuelt tertial eller år. For virksomheter som fører regnskapet etter SRS, skal summen av saldo på konto 151 og 152 være null. For kontantvirksomheter er det ikke krav om å benytte konto 152. Se mer informasjon i Veiledningsnotat til rundskriv R-102 Standard kontoplan for statlige virksomheter. | Rapporter Unit4 ERP SU05 Motpost tilskudd og innkreving CU05 Motpost tilskudd og innkreving |
| DFØ | Kunde | Konklusjon og eventuell ytterligere dokumentasjon og kommentarer legges inn i avstemmingsskjemaet. | |
| DFØ | Kunde | Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn. |