Veiledningen skal sikre at utbetalt arbeidsgiverlån trekkes inn etter avtale og at mellomværende med ansatte blir avstemt og dokumentert.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Aktuelt regelverk
Økonomireglementet §14 og bestemmelsene 4.4.6.
Bokføringslovens § 11, bokføringsforskriftens kapittel 6 og NBS 5.
Framgangsmåte og arbeidsdeling
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ | DFØ | Kjør rapport i SAP for aktuell måned. | SAP transaksjonskode: S_AHR_61015638 – oversikt over arbeidsgiverlån |
| DFØ | DFØ | Fyll inn i skjemaet: ansattnummer, navn, startdato lån og Nyttlån/IB, deretter avdraget per måned. | |
| DFØ | DFØ | Bruk spørring i Unit4 ERP og lim inn i kolonne Unit4 ERP | Spørring i Unit4 ERP: DFØRPA D04 Spes.arb.giverlån |
| DFØ | DFØ | Ved differanse mellom SAP og Unit4 ERP må det forklares og tiltak angis dersom avvik ikke korrigeres før perioden lukkes. | |
| Kunde | Kunde | Følger opp dersom trekket ikke starter som avtalt med ansatt, eller om det plutselig blir stopp i trekk. | |
| DFØ | DFØ | Gå til fane «Konti og status». DFØ setter konto til «Klargjort av DFØ» når kontoen er sjekket og klar for overlevering til kunde. Det legges inn dato for utarbeidelse i felt for «Klargjort dato DFØ». Dersom det er oppdaget feil eller mangler vil dette bli kommentert i tabellen for “Oppsummering og forklaring til avvik”. Legg også inn en kort og informativ melding i «Kommentar til Konti og status» i fanen. | |
| Kunde | Kunde | Sjekk “Kommentarer/oppfølgingspunkter til kunde” i Konti og status, og “Oppsummering og forklaring til avvik” i fanen. Gjør nødvendige vurderinger og legg til relevant dokumentasjon. I fanen er det henvist til rapporter vedlagt i perioden fra DFØ, her må også kunde legge til henvisning til egen dokumentasjon. Dette gjøres ved å legge til linjer i tabellen. Gå til fane «Konti og status» og fyll inn kolonnene: • Godkjent av kunde • Godkjent dato kunde • Kundens egne kommentarer |