Rutinen skal sikre at balansekontoen som brukes i forbindelse med remittering/utbetaling av lønns- og reiseforskudd blir gjennomgått.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Aktuelt regelverk
Jf. reglement §14 og bestemmelsene pkt. 4.4.5.
Bokføringslovens § 11, bokføringsforskriftens kapittel 6 og NBS 5
Framgangsmåte og arbeidsdeling
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ | DFØ | Bruk avstemming interimskonti i Unit4 ERP for å avstemme balansekonto lønnsforskudd og reiseforskudd. | |
| DFØ/Kunde | DFØ/Kunde | Dokumenter åpne poster per konto i spesifikasjonstabellene. Dokumentasjonen kan eventuelt ivaretas ved hjelp av egne vedlegg. Benyttes egne vedlegg så legg inn sum fra vedlegg (per konto) og henvisning til underliggende dokumentasjon i spesifikasjonstabellene. Mellomværende per ansatt må framgå av avstemmingen. | |
| DFØ/Kunde | Kunde | Eldre poster følges opp særskilt. | |
| DFØ | DFØ | Gå til fane «Konti og status». DFØ setter konto til «Klargjort av DFØ» når kontoen er sjekket og klar for overlevering til kunde. Det legges inn dato for utarbeidelse i felt for «Klargjort dato DFØ». Dersom det er oppdaget feil eller mangler vil dette bli kommentert i tabellen for “Oppsummering og forklaring til avvik”. Legg også inn en kort og informativ melding i «Kommentar til Konti og status» i fanen. | |
| Kunde | Kunde | Sjekk “Kommentarer/oppfølgingspunkter til kunde” i Konti og status, og “Oppsummering og forklaring til avvik” i fanen. Gjør nødvendige vurderinger og legg til relevant dokumentasjon. I fanen er det henvist til rapporter vedlagt i perioden fra DFØ, her må også kunde legge til henvisning til egen dokumentasjon. Dette gjøres ved å legge til linjer i tabellen. Gå til fane «Konti og status» og fyll inn kolonnene: • Godkjent av kunde • Godkjent dato kunde • Kundens egne kommentarer |