Hensikt med rutinen er å bekrefte gyldighet og fullstendighet av saldo på andre konti. Rutinen omfatter alle balansekonti som ikke er avstemt i andre faner eller på annen måte av kunden.
Interims- og gjennomgangskonti som ikke gjelder lønn (jf. fane D1) inngår også i denne avstemmingen.
Ved årets slutt skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter. Omfang av dokumentasjon (avstemming) for øvrige perioder fastsettes ut fra vesentlighet og risiko.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Aktuelt regelverk
Jf. reglement §14 og bestemmelsene 4.4.6, se også 4.4.5.
Bokføringslovens § 11, bokføringsforskriftens kapittel 6 og NBS 5.
Definisjoner
Interimskonti og gjennomgangskonti
I denne veiledningen er interimskonti og gjennomgangskonti balansekonti hvor ut- og innbetalinger posteres midlertidig. En interimskonti benyttes når man trenger tid til å finne ut hvor posten egentlig skal føres. Postene overføres senere til endelige kontoer.
Framgangsmåte og arbeidsdeling
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ/Kunde | Kunde | Bruk avstemming interimskonti i Unit4 ERP for å avstemme hver balansekonto som inngår i fanen. Dokumenter åpne poster per konto i spesifikasjonstabellene. Dokumentasjonen kan eventuelt ivaretas ved hjelp av egne vedlegg. Benyttes egne vedlegg så legg inn sum fra vedlegg (per konto), og henvisning til underliggende dokumentasjon i spesifikasjonstabellene. | |
| DFØ/Kunde | Kunde | Eldre poster følges opp særskilt. | |
| DFØ | DFØ | Gå til fane «Konti og status». DFØ setter konto til «Klargjort av DFØ» når kontoen er sjekket og klar for overlevering til kunde. Det legges inn dato for utarbeidelse i felt for «Klargjort dato DFØ». Dersom det er oppdaget feil eller mangler vil dette bli kommentert i tabellen for «Oppsummering og forklaring til avvik». Legg også inn en kort og informativ melding i feltet «Kommentar til Konti og status» i fanen. | |
| Kunde | Kunde | Sjekk "Kommentarer/oppfølgingspunkter til kunde" og «Oppsummering og forklaring til avvik» i fanen Konti og status. Gjør nødvendige vurderinger og legg til relevant dokumentasjon. I fanen er det henvist til rapporter vedlagt i perioden fra DFØ, her må også kunde legge til henvisning til egen dokumentasjon. Dette gjøres ved å legge til linjer i tabellen. Gå til fane Konti og status og fyll inn kolonnene: • Godkjent av kunde • Godkjent dato kunde • Kundens egne kommentarer |